複核公文要“九看”

《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定，已經發文機關負責人籤批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核。筆者結合公文處理工作實踐經驗，將複核公文歸納為“九看”口訣，對每一份公文逐一對照複核，避免掛一漏萬。

一看標題和籤批

看公文標題是否準確。《條例》規定，標題“由發文機關名稱、事由和文種組成”。也就是說，一個完整、規範的公文標題由發文機關名稱、事由和文種三要素組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容。

看公文審批、簽發手續是否完備。公文必須經過發文機關負責人簽發才能正式生效，未經法定簽發人或其授權簽發人籤批同意的公文不具有效力。內容重要、涉及面廣、對全局工作有普遍指導意義的普發性公文，以及報上級機關的“請示”“報告”“意見”等公文，由機關主要負責人簽發。屬某方面工作的公文，由機關主要負責人或經授權的其他負責人簽發。涉及多個部門工作的聯合發文，應做好會籤工作，使各部門負責人均履行籤批手續。

二看主送和抄送

看主送、抄送機關是否合理，排列是否規範。《條例》規定，主送機關“應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱”。其排列應按與公文內容相關的密切程度以及機關性質、職權和隸屬關係排列，各有關單位之間用頓號或者逗號分清層次，同一系統並列關係用頓號，同一系統非並列關係或不同系統用逗號。抄送機關排列順序：首先是上級機關在前，其次為同級機關，再次為下級機關，最後為特別機關。同一級別的機關按照黨、政、軍、群的順序排列。應合理確定公文分發範圍，提高發文的針對性、有效性。

三看文種和文號

看文種是否正確。文種是公文標題中不可缺少的要素。《條例》要求起草公文應當“文種正確”。文種選用主要依據發文機關的職權、層級、行文目的、隸屬關係來確定，隸屬關係和職權範圍決定著行文關係，行文關係決定著行文方向，行文方向決定著文種的選擇和使用。

看發文字號是否準確。《條例》規定，發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。發文字號是發文單位對要發出公文進行登記的重要項目，它固定了公文在形成中的次序和位置，維護了公文形成的系統性和完整性。通過發文字號的序號，可方便地統計發文的數量。

四看密級和公開

看密級和保密期限是否恰當。根據有關保密法律法規和本行業規定的國家秘密事項範圍，依據法定程序，將具備國家秘密構成要素的事項予以確定為國家秘密，並確定相應的密級、保密期限和知悉範圍。

看公開屬性是否準確。根據《中華人民共和國政府信息公開條例》和相關規定要求，行政機關在起草公文的同時，應當審查並明確該公文的公開屬性（主動公開、依申請公開或者不予公開），並在公文的附註處註明其公開屬性，如“（此件主動公開）”“（此件公開發布）”“（此件依申請公開）”等，未註明的為“不予公開”。

五看版頭簽發人

看版頭要素是否規範標註。公文版頭應按照《黨政機關公文格式》（國家標準GB/T 9704—2012，以下簡稱《格式》）規則，編排公文格式各要素。發文機關標誌由發文機關全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成，黨的機關也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文機關標誌可以並用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。根據公文送達和辦理的時限要求，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”，電報應當分別標註“特提”“特急”“加急”“平急”。

看上行文是否正確標註簽發人。按《條例》規定，上行文由機關主要負責人簽發。這既是對公文簽發的要求，也是對“簽發人”標註的一種要求。對上行文來說，“簽發人”標識區域內出現的姓名，應是發文機關的主要負責人。所謂“主要負責人”就是指機關的正職或主持工作的負責人，也是通常意義上的單位“一把手”。所以，“簽發人”標識區域內的領導人姓名應是單位“一把手”的姓名。

六看附件與附註

看附件名稱與附件說明是否一致。《條例》規定，附件是“公文正文的說明、補充或者參考資料”。公文如有附件，應當標註附件說明。如有多個附件，應使用阿拉伯數字標註附件順序號（如“附件：1. ×××××”）。附件應當另面編排。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。

看是否正確標註附註。請示件應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話，黨的機關在附註處要註明公文的傳達範圍，政府信息公開的公文應在附註處註明公開屬性。

七看落款和版記

看發文機關署名、成文日期是否準確。發文機關署名與發文機關標誌、標題中的發文機關名稱以及印章應當一致。成文時間以領導人簽發的日期為準；聯合發文，以最後簽發機關領導人簽發的日期為準；電報，以發出日期為準。加蓋印章要端正、居中下壓發文機關署名和成文日期。

看版記要素是否規範標註。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行。印發機關和印發日期為公文的送印機關和送印日期。信函格式版記不加印發機關和印發日期。

八看層次小標題

看文中結構層次是否規範。《格式》規定，文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標註。一般第一層小標題用黑體字標註、第二層小標題用楷體字標註、第三層和第四層用仿宋體字標註。第一層“一”後面用的是頓號“、”；第二層“（一）”後面和第四層“（1）”已有括號，後面不再跟標點符號；第三層“1”後面是下腳點“.”（該符號屬於外文的標點符號）。段落順序要確保不重複、不遺漏。

九看正文錯別字

公文審核的重點是把好發文關、法律關、政策關、內容關，在此基礎上，複核公文應重點把好文字關、體式關。

看正文字詞使用是否規範。檢查字的使用是否規範，確保無錯別字、異體字和不規範簡化字。現在，文字輸入主要有五筆類和拼音類兩種輸入法，五筆輸入法易產生形狀相似的別字，如將“賬簿”打成“賬薄”；拼音輸入法易產生同音的別字，如將“深孚眾望”打成“深負眾望”。檢查詞的使用是否規範，確保公文用詞恰如其分、搭配正確、通俗易懂，合乎語法規範。公文中可以使用規範化簡稱，但不能隨意簡化、編造詞語，儘量避免使用冷僻難懂、易引起歧義的詞語。從維護公文嚴肅性、確保公文用語嚴謹規範的角度出發，公文中一般不使用網絡語言。檢查標點符號、計量單位和數字等用法是否規範；人名、地名、時間、段落順序、引文等是否準確；非涉密公文中是否不當引用涉密公文內容；字體、字號是否規範。