文章之道，“於無定法中有定法，於有定法中無定法”，對此古人有許多經驗，今人也有許多技巧。一篇文稿的起草，大體可分為受命、會意、破題、蓄勢、圖構、繪事、潤色、成文八個階段。做足這八個階段的功夫，就不難寫出一篇好文稿。
第一步：受命，也就是接受任務
這一步要解決好的問題是主動接受還是被動接受。實際上，機關每年的文稿任務，是有規可循的。總結起來無非三種：週期性文稿、常規性文稿、隨機性文稿。週期性文稿是指每隔固定時段必然要開展的重大工作，比如每年都要召開地方性大會，這些“大事”伴生的文稿是可以預見的。常規性文稿是指每年必有的重要工作，比如每年國家要召開*會，各單位每年要召開工作會議等，伴生的文稿也是可以預知的。隨機性文稿，則是根據工作需要，臨時出現的文稿。
承擔文稿起草任務的部門和同志要想當好參謀助手，就必須對週期性、常規性的文稿提前作好謀劃，不能等著領導派活兒才開始幹；具體起草者也不能等著方案下來才考慮。這方面，不妨搞一張“工作任務年表”“重點任務月表”，讓大家知道每年要幹什麼，早思考、早謀劃、早部署、早動手。
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第二步：會意，也就是領會領導意圖
這個階段的關鍵問題是，領導有明確指示好辦，領導沒有指示怎麼辦？那就要學會揣摩領導的意圖，這是個硬功夫，需要把握三個方面：一是把握事業發展的大環境。通過找準本地區、本單位、本部門工作在整個國家事業發展大局中的地位和作用，來領會領導意圖。二是遵循事業自身發展的大邏輯。通過把握本地區、本單位、本部門工作的規律和特點、進展和要求，來領會領導意圖。三是緊扣領導的關注點。通過關注和思考領導的批示指示，來領會領導的意圖。
要強調的是，我們既不能重複“昨天的故事”，把領導過去講話拼起來；也不能重複“別人的故事”，複製其他領導講話。寫好一篇文稿，要轉換三次角色：首先，把自己擺在領導的位置上，思考這項工作應該怎麼幹，話應該怎麼說。其次，把自己擺在聽眾的位置上，設身處地琢磨聽眾在這個場合想聽點什麼。再次，把領導擺在自己的位置上，假定領導自己捉筆，這篇文章會怎麼寫。如此這般，起草者就會和領導“心曲相通”，真正領會好領導意圖。
第三步：破題，也就是確定文稿主題
起草好一篇文稿，先要立好題。立好題首先要破好題。怎麼破題？起草文稿必須樹立問題導向，善於找準主要問題，特別是善於抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。**講話之所以引起**和全社會廣泛而又強烈的反響，就在於這些重要講話都具有鮮明的問題導向，抓住了矛盾的主要方面，提出了鮮明的解決問題的思路和舉措。把主要矛盾抓住了，把主要問題找準了，講話的主旨、文章的題目自然就出來了。
第四步：蓄勢，就是作好思想理論和資料數據準備
“善弈者謀勢，不善弈者謀子。”起草文稿也是同樣的道理，站得高才能看得遠。怎麼蓄勢？除了學習別無他途。接受任務、領會意圖、確立主題後，必須突出重點，分清輕重緩急，把時間和精力花到最急需、最關鍵的地方來學。學習既要持之以恆下硬功夫，也要運用一些技巧。
比如，“分範疇研究法”，就是要圍繞**和本地區、本單位、本部門的重要工作和領導關心的重要問題，廣泛收集資料，分專題進行研究，理清這些問題的來龍去脈。
又如，“反彈琵琶法”，就是要克服閱讀慣性，越是不懂的問題，越是要想辦法去弄懂；越是陌生的領域，越是要有意識地去熟悉，不斷掃除知識盲點，完善知識結構。現實中，有的同志只會寫業務類的文稿，有的同志只會寫事務性的文稿，有的同志只會寫黨務類的文稿，這是不行的。因此，在分配任務時，可以反其道而行之，這樣才能造就文稿起草的“多面手”。
再如，“解剖麻雀法”，就是把文稿分成若干類別進行研究，研究要具體到如何起頭、如何過渡、如何分層次、如何提要求等細節，深入到邏輯、結構、句式、語言等層面。“花臉稿”是最好的老師，要研究領導改過的文稿，仔細琢磨改動的深意，真正做到打完一仗、總結一次、前進一步。
要通過學習打好思想理論的“底子”，建起資料數據的“倉庫”。從自己的工作實踐總結，要長“五雙眼”。第一雙眼“盯世界”，把握本領域工作的世界發展大勢及其對本地區、本領域工作的影響。第二雙眼“盯中國”，及時學習**的最新部署，找出其同本領域工作的關聯。第三雙眼“盯上級”，弄清楚同自己關係密切的相關上級有什麼行動和舉措。第四雙眼“盯機關”，熟稔本機關本部門和所屬各單位有什麼工作舉措和進展。第五雙眼“盯各地”，看看有什麼典型性做法、創新型經驗。這“五雙眼”都用到了，調查研究也就完成了，發言權也就有了。
第五步：圖構，也就是形成提綱和觀點
起草文稿，既要避免匆忙動筆，在文稿內容沒有悟透、結構沒有理順的情況下埋頭去寫；又要避免堆砌材料，從網上下載大量資料，東抄西摘，拼拼湊湊，看起來滿篇好話，實際上不知所云；還要避免平均用力，什麼都想寫，結果什麼都寫不透。因此，在動筆前要捨得花時間和精力去琢磨框架、擬定提綱、理順邏輯、提煉觀點。
一般認為，文稿結構有“塊狀”和“條狀”兩種。這兩種結構怎麼運用，既取決於講話者和起草者的“口味”，也取決於文稿的功能和場合。“塊狀結構”的文稿，一般是以時間先後、內容範疇的幾個“面”組成的，“面”與“面”之間相對獨立成塊，相互之間為並列或平行關係。“條狀結構”注重“點”與“點”之間的關聯，有著比較緊密的邏輯關係，內容組織上比較多見的是總分式和遞進式。
兩種結構各有優長。從整體架構看：“塊狀結構”雖塊面少，但更容易大開大合；“條狀結構”雖條目多，但更容易點狀聚焦。從內容涵蓋看，“塊狀結構”相對發散，可以把內容說全說夠；“條狀結構”相對集中，可以把問題說深說透。從行文風格看，“塊狀結構”中“論”的色彩更重，展得也比較開；“條狀結構”中“斷”的色彩更重，結論式、斷語式的話更為常見，觀點非常鮮明。從適用範圍看，“塊狀結構”比較適合那些邏輯層次相對複雜、講話內容相對龐雜的文稿，常用在工作報告、工作總結等方面。“條狀結構”比較適合那些邏輯層次相對簡單、演講色彩相對濃厚的文稿。
“塊狀結構”與“條狀結構”並非不可逾越，有的時候可以“一鍋燴”。即使是同一類文稿，既有采用“塊狀結構”的，也有采用“條狀結構”的。文稿起草中，到底用哪一種結構，必須綜合文稿的主題、內容和對象等各種因素來確定，以發揮出每一種結構形式的最大效應。
擬定提綱，牽頭人非常重要。提綱定到“三級”，框架和大的觀點就出來了，可以稱之為“胸有成竹”；定到“四級”和“五級”，層次和主要內容就出來了，基本上就是“腹有成稿”了。一般來說，提綱到“三級”即可；新手入門，可以根據情況列到“四級”和“五級”。
第六步：繪事，就是增強文稿針對性
機關文稿要實打實闡述政策、解決問題、推動工作。如果一篇講話面面俱到，期望解決所有問題，勢必不痛不癢，最終任何問題都解決不了。所以，提高針對性至關重要。
一是抓住問題“刨根底”。在大的問題之下，緊扣工作領域，抓住幾個具體問題，吃透上情，摸準下情，搞清內情，深入分析背景、成因，提出解決問題的主張、措施和要求。要緊扣問題，挑出能夠體現講話主旨的權威材料，能夠揭示事物本質的典型材料，能夠吸引人和說服人的新鮮材料。材料一定要準確。還要激活思想，對材料進行消化轉化，作出新的提煉和概括，做到用自己的思想統領材料，用自己的邏輯組織材料，用自己的語言表述材料。
二是抓住過程“打七寸”。事物都有發展過程，開始前、進行中、結束時各有階段性特點。文稿要符合這個特點，根據不同階段提出不同要求。俗話說，“打蛇打七寸”。要針對某項工作的不同發展階段，提出有針對性的要求。比如，工作剛開始時，要突出統一思想、周密部署；工作進行一段時間，要強調防止鬆勁、加強監督；告一段落時，要強調總結經驗、完善措施，做好後續工作等。
三是抓住受眾“對焦距”。到不同地方，在不同場合，講話有不同要求。我們必須身臨其境，注意照應當時的氣氛，注意聽眾的感受，使講話貼切得體，這樣領導才能夠講得出口，聽眾才能夠找到感覺，上下才有互動。坐在臺上的講話可以氣勢磅礴，坐在圓桌上的講話應該和風細雨；對幹部的講話思想性、理論性可以強一些，對群眾的講話就得深入淺出、多接地氣。把場合弄反了，聽眾就會覺得彆扭。
第七步：潤色，就是錘鍊文稿風格
“潤色”文稿要注意處理好主次、詳略、點面、虛實的關係。該簡寫的要大筆勾勒、高度概括；該詳寫的著意展開、濃墨重彩。文稿的詳略安排很有講究，需要下功夫琢磨，特別是要做好“加法”和“減法”。對重要觀點和富有新意的內容，要拿出來多講幾句，使之更為突出鮮明，就像一點火花要把它撥亮，使其光芒四射。對那些枝杈蕪雜的內容，則要捨得割愛，大刀闊斧地刪削，讓人一眼就可以看到枝幹。
文稿的“潤色”要注意四個問題：
一是“排比”。語言的整齊是必要的，但要慎用排比，尤其不能為排比而排比。排比不宜過多，否則就成了“順口溜”，顯出輕浮之感。
二是“引文”。適當引用古文、警句、諺語是有益的，但不能滿篇都是引文，“一閃一閃亮晶晶，滿天都是小星星”，那樣會有“賣弄”之嫌。
三是“套路”。有一段時間，文風的一大問題就是“套路”太多太濫。“幾個著力”“幾個注重”“幾個突出”“幾個下功夫”，如此等等，生生地拼、硬硬地湊，其結果是因文害義。“套路”可以用，但要恰如其分。
四是“創新”。把過去的東西、別人的東西重新排列組合，給舊有的思想、過去的做法飾以華麗的語言，不是真正的創新，而是新瓶裝舊酒，捨本逐末。決定文稿高度的是思想的深度。思想觀點的創新才是根本的創新。
第八步：成文，就是完善和定稿
走完前七步，文稿起草就到了“成文”的最後一關。怎樣才算成文？《春江花月夜》裡有句詩“魚龍潛躍水成文”，大體可以用來說明這個問題：領導者“胸中有海嶽”，起草者“筆底生波瀾”，最後才是“魚龍潛躍水成文”。
要強調的是：從事文稿服務的往往是一個團隊，增強團隊意識十分重要。起草一個部分，要有全篇意識，要避免寫到別人的“田裡”去；起草初稿，要有成稿意識，不能有依賴思想，想著有領導把關，便湊夠字數交差；作為下屬，要有把關意識，從一開始就杜絕硬傷，把數據搞準，把事例搞準，把概念搞準，特別是涉及的重大提法和法律條文以及相關文件和政策表述，一定要弄清楚弄準確，不要給領導“埋地雷”。
“成文”還要注意幾個問題。一是注意校對，做到文字精準。二是注意排版，做到版式規範。三是注意裝幀，做到製作精良。這些方面出現瑕疵，就像衣服扣錯了釦子。出稿時一定要檢查版本是否正確，報送文稿時要認真核對頁碼，避免錯版、掉頁的情況，如果出現這種情況，就不是“失誤”而是“事故”了，必須予以杜絕。
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