近日，財政部公佈了2019年立法工作安排，將《政府採購法》修訂納入立法研究範圍，這是適應新形勢、解決新問題的必然要求。《政府採購法》第四十二條規定了政府採購文件的保存主體和期限，但隨著時間推移和新業態的出現，兩項規定都暴露出不適應之處，應及時予以調整。
保存主體應明確為採購人
首先，現行規定採購人和採購代理機構都是政府採購文件的保存主體，但在實際操作中，往往都由採購代理機構負責保存。政府採購法經過了十幾年的發展，採購文件越積越多，對場地、人手、管理水平等要求也越來越高，代理機構不堪重負，特別是一些社會代理機構內部管理相對混亂，且註銷後容易造成採購文件遺失，而由採購人保存可有效分散保存壓力，也能強化對採購文件的管理。
其次，一套完整的採購文件包括合同文本、驗收證明等，一般需要較長時間才能收集齊，有的甚至長達2、3年，代理機構很容易在漫長的等待中與採購人銜接不好，從而發生遺漏，造成歸檔資料不齊。如果由採購人保存，則可確保採購文件及時、完整歸檔，也避免了代理機構和採購人在發生問題後相互推卸責任。
再次，由採購人保存方便查詢，提高了採購文件的利用價值，體現了採購人的主體地位。
保存期限應實行梯度管理
現行規定採購文件的保存期限為至少15年，行業規則往往把15年作為下限標準，幾乎沒有採購人或採購代理機構主動延長保存期限，其主要原因還是前述保存壓力大。但隨著政府採購新模式的出現，15年的保存期限已明顯不能滿足需要，如政府和社會資本合作項目（PPP），其運營期可長達30年，對採購文件的保存提出了更高要求。
此外，《中國共產黨問責條例》明確規定實行終身問責，近年來很多已退休的黨員領導幹部因腐敗問題被追責。如果有黨員領導幹部插手政府採購謀取私利，那麼採購文件將會是今後查辦案件的重要證據，不可缺失，一旦被銷燬將會對案件查辦帶來嚴重影響。因此，15年的保存期限也應作出調整，以適應反腐敗鬥爭的新形勢。
可如果所有采購文件保存期限都無限期延長也不現實，更無必要。筆者認為，應結合項目特點實行保存期限梯度管理，區別對待。對於PPP項目、涉及重大民生、關乎公共利益以及必須終身追責的項目應延長保存期限，甚至永久保存。對於通用類辦公用品、採購金額較小、競爭充分、資金節約率較高的項目應大幅降低保存期限，以減少資源浪費和保存壓力。
法規鏈接
《政府採購法》
第四十二條 採購人、採購代理機構對政府採購項目每項採購活動的採購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷燬。採購文件的保存期限為從採購結束之日起至少保存十五年。
採購文件包括採購活動記錄、採購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答覆、投訴處理決定及其他有關文件、資料。 採購活動記錄至少應當包括下列內容：（一）採購項目類別、名稱；（二）採購項目預算、資金構成和合同價格；（三）採購方式，採用公開招標以外的採購方式的，應當載明原因； （四）邀請和選擇供應商的條件及原因；（五）評標標準及確定中標人的原因；（六）廢標的原因；（七）採用招標以外採購方式的相應記載。
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