在日常工作中，招標文件的製作難免存在一些紕漏，而這些問題由於採購人單方的片面性而難以自查。如果招標文件存在的分歧未能得到解釋與解決，一方面會引起諸多質疑和投訴，為政府採購工作的正常開展留下隱患；另一方面也會導致有效投標供應商數量減少，甚至因不足三家而廢標。
為什麼要召開標前答疑會呢？召開標前答疑會的主要目的，是向潛在投標人詳細介紹採購項目的情況以及招標人對招標、投標、開標、評標、定標的具體要求和做法，使投標人全面瞭解招標項目的特點、招標人的需要和招標文件的要求。在具體的工作中，通過標前答疑會，能夠確保技術參數和商務條款設定的科學、合理，消除歧視性和排他性因素，減少質疑、投訴案件，加大監督力度，充分體現競爭與公平，增加公正透明度。
標前答疑會的主要流程分為以下三個部分：一是由招標代理機構說明本次招標採購項目的具體特點和需要以及基本商務條款；二是由採購人講解招標文件和投標人需要重點注意的事項；三是具體解答投標人提出的各項問題。值得注意的是，答疑現場必須做好記錄，事後進行書面答覆，並強調所有會上的口頭答覆均以最終書面答覆為準，而且要答覆所有潛在投標人。
在召開時間上，一般在招標文件規定的供應商領取招標文件截止時間後(可提出疑問或諮詢截止時間之後)，招標文件澄清或修改截止時間前，採購人可通知所有獲得招標文件的供應商參加標前集體答疑活動，也可在招標文件註明集體答疑的時間。在具體的執行中，召開答疑會後應注意留給投標人更多的考慮時間，還應注意《政府採購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部87號令）第二十六條的規定：“採購人或者採購代理機構可以在招標文件提供期限截止後，組織已獲取招標文件的潛在投標人現場考察或者召開開標前答疑會。組織現場考察或者召開答疑會的，應當在招標文件中載明，或者在招標文件提供期限截止後以書面形式通知所有獲取招標文件的潛在投標人。”
參加標前答疑會的成員包括：已獲取招標文件的供應商；負責答覆的諮詢專家、採購人代表和代理機構項目負責人；對於重大采購項目，招標採購單位可邀請監督人員和公證員參加答疑活動，由專人負責記錄。
相關注意事項：
1、在會議具體操作中，無論是供應商提出疑問，還是招標方答覆問題，均應以書面形式為佳。投標人在參加標前會議之前應把招標文件中存在的問題整理為書面文件，傳真、郵寄或送到招標文件中指定的地址。招標人收到各個投標人的問題後，可隨時予以解答，也可能在標前會上集中解答，但不應搞點對點式的答疑，對某一供應商某一問題的解答應讓所有參加答疑的供應商都知曉。也允許投標人在標前會現場口頭提問。但是，招標人的解答一定以書面內容為準，不能僅憑招標人的口頭解答編制報價和方案。
2、涉及到需對招標文件做出澄清或修改的，招標採購單位應發佈變更公告，並將調整事項以書面形式通知到已領取招標文件的供應商。負責答疑的專家不得參與評審工作，涉及其它供應商商業秘密的事項不予答覆。答疑活動形成的材料和記錄應整理成檔案資料保管。
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