物料編碼標準化，信息化實施的第一座難關
信息化實施面對的行業和企業千差萬別，但無一例外其物料編碼的問題是擺在實施前的第一座難關，而對於裝配製造行業而言，物料問題更是覆蓋了其從技術、組織到流程等信息化實施的各個方面。
從業內眾多信息化實施的操作來看，信息化實施的效果不好甚至失敗的原因，很大一部分都是因為物料出現了問題：實際運營過程中的物料，無法有效地轉變成為計算機系統可識別並有效運行的ITEM；物料檔案及物料清單錯誤迭出；勉強完成了編碼，卻因考慮不周而難以適應複雜的變化，使得企業在實施的各個環節中遇到陷阱直到陷入絕境；缺乏物料管理上的組織與規範，難以適應系統精確的管理方式……
裝配製造行業屬於離散型製造業，其生產模式主要為按庫存生產和按訂單生產，通常兩種情況同時存在。國內眾多的裝配製造企業由於成長快速、行業不規範等原因，均面臨著物料管理粗放的問題，各種不規範隨處可見，導致物料編碼成為難點。物料管理粗放一般體現在以下幾個方面：產品研發物料清單不準確，標準化程度低；銷售產品名稱、規格不統一；採購物料名稱、規格隨意性大；老舊物料無人識別；庫存積壓等等。由於現代企業物料的複雜性，企業需要進行物料編碼標準化工作，併為提升物料準確性而做出持續改善的努力。
物料編碼是裝配製造行業將實際物料進行整理、標準化的第一步。藉助編碼標準化及提升物料準確性，進行相應的管理優化，不僅可以成功實施信息系統，還能實現準確的運營管理，以及快速的產品開發等更高目標。
物料編碼標準化的方法與階段
物料編碼雖然難，但也有方法可循。有一點需要提醒讀者注意：沒有完美的編碼，只有更好的編碼。編碼的確定需要進行充分的討論（其中肯定有需要做出讓步和犧牲的方面），選擇較合理的編碼方案，並且輔助以物料屬性、BOM參數等設置，這樣才可能較好地解決大部分系統物料問題。
物料編碼標準化的工作主要可分為四個階段：
1. 組織工作小組。工作小組並不是一個鬆散的團體，而應當有相應完備的組織結構、工作任務和工作計劃。
工作小組通常應由標準化部門（一般情況下屬於研發或設計部門）牽頭，並抽調相關部門（如信息化、銷售、採購、工藝、財務、倉庫及售後等）人員組成，同時分部人員也應參與其中，以便對涉及物料運營的各方面進行充分的瞭解。小組成立之初，應由專業人員進行編碼基礎知識培訓，而為了配合信息化項目安排，一般應提前3~6個月啟動編碼工作小組。在不同的階段，小組結構和成員可進行調整。此外，當企業存在較多物料問題時，工作小組有必要保持一定的編制，保障系統上線直到運行良好。
作為一個類似項目操作的小組，工作小組需要制定編碼工作的範圍和目標、設定工作計劃時間、人員需求，同時建立工作交流彙報機制和獎懲機制。
2. 物料整理、分類。在這一階段，工作小組要對歷史資料進行收集、清理物料、確定物料的分類原則和層級關係、識別物料的性質。
藉此機會，企業對物料進行一次清查十分必要。不僅需對歷史數據理分析，還要對實物進行清查，確定對廢舊物料的處理方式。清查的範圍還可包括供應商供應物料的範圍以及倉庫、貨位等情況。清查完成後，即可著手開始建立物料明細總表和產品型號規格表（可參考使用企業之前的庫存物料表）。
對物料進行整理後即可著手對物料進行分類並確定層級。每一種類別的層級以不超過三層為宜，此種層級是為更好的編碼結構做準備。對於裝配製造企業而言，大類一般可根據裝配部件的工程材料特性不同而進行劃分，例如分為電器件、塑件、鐵件、附件等；中類可根據物料的用途劃分，例如電器件裡面分為PCB、充電器、變壓器、電池等；小類中則可進一步考慮顏色/尺寸的不同。物料分成三級以內有利於容納物料，使其具有更大的靈活性以適應企業未來產品的發展。
在物料的整理、分類階段，小組成員可充分對物料在各不同部門的使用狀況進行溝通，識別物料的基本屬性，尤其是一些使用方式不同的物料。裝配製造企業是以離散型物料裝配為主，但也可能涉及到流程型物料，例如烤漆加工等等。對於某些常見問題，有如下處理建議：
a. 由於物料屬性設置錯誤，導致系統採購模塊運行不順。需特別注意流程型物料的屬性設置，例如白胚物料的屬性為採購件，烤漆物料則為委外加工件，同時還要特別注意加工的時間週期屬性。
b. 有的物料在採購時為批量散件，但領料生產時需要按不同顏色成套出庫。對於此類問題，在物料上必須準備成套物料編碼，按照實際使用情況設置虛擬件或者套件屬性，同時編製成套物料的BOM；在系統上需準備入庫組套功能，根據套件BOM自動組套，形成庫存數據。在實際管理中，由於運輸和庫存擺放的實際需要，仍然按照批量散件（成堆）擺放，出庫時保證成堆出庫的物料數量與系統出庫數量一致。
c. 設計部門出具的物料明細表內物料過於細分，而有些物料卻是成套採購、領料出庫。此問題實際上涉及到不同種類BOM轉化的問題，在裝配製造企業，有兩種便捷的方法可嘗試：通過恰當地設置物料屬性，將採購的主物料單位設置為套，其他配套的物料設置等級，使之不在採購、出入庫等環節使用，可以滿足不同部門的需要；第二種方式是制定套件物料和BOM，實現成套管理。然而也要注意在有的情況下並不能成套，例如售後需求要細分供應的配件，則應該要求採購、倉庫轉變管理模式，對物料進行明細管理。
3. 編碼準備。在此關鍵階段，將對物料名稱、規格進行標準化，進一步確定物料的細分與組合，最後確定編碼規則和BOM規則。
深入到國內裝配製造企業的實際運營中，我們發現企業的平均年齡不足10歲，快速發展而顯得生機勃勃，然而隱藏在其中的各種問題已經開始阻礙企業進一步發展。物料名稱、規格的不統一是一個看似簡單但實際很難處理的問題，有些物料，尤其是定製的塑件，名稱叫法不統一造成入庫困難。確定編碼之前，工作小組需要規範統一物料名稱，糾正混亂的稱呼。同時規範物料規格的描述方法，不能僅從設計角度，而要從運營角度考慮，使物料的規格描述能方便所有相關部門的使用和識別。在工作方法上，最常採用的是在初期制定物料名稱對照表，必要時可輔之以圖片說明，進行充分的培訓；另一方面則要對外部供應商進行溝通，對名稱和規格描述達成共識，要求送貨規範。經過前期的培訓及後期系統的運行，規範的名稱將在企業各部門內流動使用，最終達成統一。
經過上面的階段，物料編碼規則和BOM的規則已不難確定。物料編碼的分類很多，從不同角度可分為定長編碼和非定長編碼、數字編碼和混合編碼、順序編碼（無含義編碼）和規則編碼（賦義編碼）、人工編碼和自動生成編碼。裝配製造企業通常所採用的是定長、數字、規則編碼。其優點是定長編碼可較容易發現手動輸入錯誤，全數字利於快速輸入提高效率，規則編碼便於簡單識別物料。當然，有優點必然也有缺點，採用哪種編碼方式具體還需要根據企業物料特性而定。
確定編碼的一般原則可歸納為：唯一性、簡單性、完整性和可擴展性。其實最簡單的6位流水號順序編碼都可以滿足這些原則。討論如何編碼似乎不是個問題，但在實際工作中，大多數企業認為順序編碼沒有含義這一缺點不可接受，而寧願採用有賦義的編碼，從而產生了如何較好地定義編碼的問題。本文對此的建議是：含義不可多，有三層分段的含義足矣，甚至還可以更少。含義主要是對物料分類的體現，對某些數字段進行賦值。編碼可含有1~2個特徵碼，例如顏色、版本。但不建議用編碼表示過多的規格特性（例如尺寸），分得太細會造成編碼資源有限，影響擴展使用。除非是一些特別有規律的物料，例如國標緊固件，可用編碼表示尺寸。由於企業物料差別很大，有時候一套編碼規則不能滿足，可採用多套規則，在不同的大類裡採用不同規則，最典型的例子是產品和零部件的編碼採用是不同規則，此外國標件也可採用單獨的規則。
BOM的結構基本上來源於設計部門的物料明細表。由於裝配企業的特點，不存在過多的流程處理，工藝主要反映為裝配的順序，對BOM結構的影響不大。故較為便捷的方法是導入設計部門物料明細表，在此基礎上對物料屬性進行設置，增加一些套件/虛擬件/中間件的物料，最終形成適合各部門使用的“泛義BOM”。工作小組需要分析製造物料與設計物料的差異，以便得出調整的具體方案。
4. 應用基礎物料檔案與物料清單。在最後階段系統即將上線前，工作小組分工導入數據。物料檔案不僅記錄有物料的編碼、名稱、規格、單位，還要設置有關屬性，使得物料在不同的運營環境下起到不同的作用，滿足不同部門的需要。物料清單BOM的錄入和調整工作量大，且需要細緻的處理，適當地採用一些通用模塊可以大大減輕工作量，提高BOM的準確性。
助力於物料編碼標準化工作而進行的持續改善
通過物料編碼標準化的工作，企業不光得到一套編碼，而且可以藉助於此項工作提升物料管理的水平，從物料產生的設計源頭到使用的各部門，都可進行改善規範。
1. 設計部門是基礎物料及BOM的源頭，應不斷完善物料及BOM的準確性，完善BOM的編制及發佈流程。
首先，設計部門對新部件要進行明確的定義。物料規格相同、可完全替代老物料、對生產裝配沒有任何影響的物料不應認作新部件；物料規格相同、由不同廠家供應的物料，不應認作新部件。新建部件要謹慎，確保新部件準確、無重複。設計部門標準化部應主導此工作，對編制物料明細的工程師進行明確的要求和規範。
其次，保證物料明細表的準確性。由設計部門標準化部主導物料名稱和規格的標準化工作，對此進行培訓和審核，同時把物料明細表的標準化作為設計工作績效考核的一項重要指標。設計部門發佈的物料明細表是所有物料的根源，必須從源頭上保證明細的準確性，並應遵照系統的物料標準。通過調整優化物料明細表的編制及發佈流程、設計變更通知發佈流程，可從制度流程上保證一定的BOM準確性。
再次，設計部門需保證產品化過程。產品化過程是將設計部門的物料明細與實際採購、領料及生產裝配活動進行核對，根據物料的實際使用情況調整物料明細及其屬性的過程。對於新品，設計部門負責設計成品的工程師要跟蹤生產批量裝配一段時間，直到批量生產物料相對穩定，有變化的物料要及時下發通知，更新明細和BOM；現有的BOM根據領料打單反饋的問題核實後進行修改，並將修改內容反饋設計部門，下發通知更新明細和BOM；如果是緊急的情況，生產工藝部門現場更換了物料，之後需通知到設計部門，下發通知，更新明細和BOM；形成反饋機制，保證信息的通暢。最終使得實際使用物料和系統中的物料保持一致，提高物料準確性。
2. 編碼部門或人員是把關係統物料準確性的關鍵，要遵循一物一碼、嚴謹性、正確性、適用性的原則，維護系統內及新建物料的準確性。
編碼部門或人員的工作要遵循相關原則：嚴禁出現一物多碼的情況；謹慎地添加物料；確保系統內物料的正確性；物料分類、編碼、名稱和規格描述要儘量適應公司各個運營部門的需要，適應採購、生產、銷售及財務等業務要求。由於企業管理基礎所限，在系統運行初期，基礎物料和BOM肯定存在著各種錯誤，編碼人員需要對不同問題進行分類，總結出一般的修改解決方法。要注意的是必須得在經過適當的調查確認後，才可進行修改。通過調整優化系統物料變更流程，增加對物料的管理規範。
對於編碼部門或人員，還應設置一系列的規範：
a． 系統基礎物料部分操作規範。定義編碼工作的目標和內容；規範操作流程；約束工作完成時間；確定相關責任和獎懲措施。
b． 基礎物料注意事項。重點是對不同物料的屬性進行歸納記錄，以備查閱。
c． 編碼手冊。公司範圍發放，包括物料、部門、倉庫、表單、供應商、客戶等編碼規則。
d． 物料編碼規則。
e． 物料規格描述一覽表。
3. 其他與物料相關的部門，學習並統一使用規範的物料名稱和編碼。向上下游單位逐漸進行滲透，並最終影響行業的標準化。
首先，通過系統的運行，逐步規範公司各部門對物料編碼、名稱及規格的統一認識，使得公司上下對物料的識別向系統靠齊，擯棄不規範的名稱叫法。設計部門標準化部應積極與各部門接口溝通，採取適當的培訓和指導；使用物料的有關部門，例如採購、財務、倉庫等，對要細分的物料必須細分清楚，仔細閱讀核實物料規格，避免使用錯誤。
其次，通過盤點物料，進一步糾正物料錯誤，達成帳實相符，庫存數據實時準確；各部門從原來的物料粗放管理逐漸轉變到精細管理；為提高管理水平，有關部門需進行組織上的調整和資源分配。
最後，各部門通過與上下游單位的接觸，將物料標準滲透出去。設計部門將新品的系統標準物料明細發給供應商進行核對及備案，同時採購部應當要求供應商在送貨單上按照標準的物料名稱寫明物料並在物料標識上準確地寫明物料編碼，以編碼作為唯一標識。企業也可以參與制定行業內標準，將合理的物料相關標準向行業內進行推廣。經過一定時間的滲透，達到提升業內環境，提高效率的目的。
結語：從國內裝配製造企業現狀來看，信息化的過程需要從基礎抓起，從最基本的物料入手。我們並不只是為了獲取一套完美的編碼方案，而是要通過對物料編碼標準化的工作，去查找和發現物料管理中的黑洞，對其進行修正和規範、提升我們企業的物料管理水平，為企業的進一步發展提供堅實的基礎。
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