采购是创业者必须学会的技能之一，特别是中、小型店铺开设的初期。顺便一提，大型甜品店常常是由专门的采购人员办理，借着与各部门的密切联系，采购人员必须清楚所需要订购的原料，对于要求的品质与数量以及原料的来源都必须清楚，不能马虎。
为了能够让账务清晰，更容易地进行管理，我们需要一个完整的采购流程。采购流程一共分为五个步骤，详细分析如下：
发出订购单
采购的第一步通常是发订购单，在订购单上面必须详细地列明所需原料的名称、数量以及单价等，通常采用三联订购单。当订购单寄给供货商之后，供货商会在其中的一联上签名并寄回给甜品店，表示收到该订货单并开始办理合同。供货商将第二联留下以便核查真正订购细目，最后一联会随货送往甜品店，创业者接收后将订购单内容与发票核准。
保留采购记录
采购的验收单必须归档，以便甜品店有价格及赊欠条件的记录可供核查。保留记录的另一个重要理由是为了解一些尚未到货的订购单，避免发生财务责任的问题时，无法对证，以此为依据采用应急对策、争取补偿。
追踪订购单
供应商有时无法按照约定时间送货，但这对保留了完整订购记录的创业者毫无影响，因为对订购单进行追踪能清楚原料何时到期、供应商延误的具体原因、总长时间等。到了再次订购的时候，创业者就利用积累下来的经验，淘汰那些不可靠的供应商，寻找更好的合作伙伴。
检验原料
收到原料的时候，请务必开箱检验。送来的货物与订购单上的项目的是否相符？数量有没有出入？原料的品质是否符合要求？这些问题都必须在接收原料时核查清楚，避免损失。
进行付款
如果经过以上步骤确认，基本上就可以办理付款了。反过来，如果原料不符合要求，不能接收，创业者还需要去函说明退回原料的原因。
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