升任學院系主任自然可喜可賀，不過職位越高，任務越重。新任系主任的領導由於經驗的匱乏，面對繁雜的工作常常手忙腳亂、顧此失彼。自任命宣佈起，各方面的工作接踵而至，前任系主任未盡的任務堆上案頭，學院院長正尋求時機探討學院的發展方向，系內教師也對新領袖充滿期待。在辦公桌前來回踱步、思考解決之道成了系主任的工作常態。
2016年，美國教育管理大學委員會發布了有關係主任的調查報告。該委員會對美國國內不同類型高校的系主任進行問卷調查，問卷反饋數量為336份。根據該報告，由於學校不斷髮展，交叉學科項目越來越多，學系規模日趨擴大，系主任的工作職責和工作量也在不斷增加。與此同時，受訪系主任普遍表示，學校針對系主任工作提供相關培訓課程至關重要。
面對嶄新的挑戰，或許這些身經百戰的新領導也需要恰當的引導才能順利轉型，遊刃有餘地完成新工作。本文將介紹美國北卡羅來納大學教堂山分校針對新任系主任的培訓措施。
系主任的培訓項目
從2007年秋季學期開始，美國北卡羅來納大學教堂山分校的人文與科學學院開展了“系主任領導力項目”，幫助新任系主任解決轉型期遇到的層出不窮的問題。
系主任領導力項目時長一年，所有新上任的系主任都能在工作的第一年參加該項目，但學院沒有作強制規定。培訓期間，學院每個月會組織一次研討會，會議主題包括教師的輔導與評價、提高教師積極性的獎勵措施、戰略層次的領導力、危機解決方法、預算制定、資源拓展和學系發展規劃制定等。 除了由經驗豐富的院系領導擔任培訓師為新任系主任答疑解惑外，各位新人也要各抒己見、互相取經，以確定哪些事務與自身角色最為緊密相關，以及各種問題的最佳應對策略。
同時，在一年的培訓課程結束後，項目規定，參與培訓的新任系主任可以選擇繼續接受培訓師的指導與建議，以確保該項目能幫助其成功過渡。此外，系主任領導力項目負責人還會編寫系主任工作手冊、組織系主任大會、開展年度休養活動等，從多方面確保新人快速成長，直到獨當一面。
實際情況表明領導力項目的確行之有效。從個人層面來看，經過培訓的系主任普遍表示自己更容易抓住問題的本質，在與學院的關係處理上更為恰當，解決系內矛盾更加得心應手，在尋求各方支持時也較為應付自如。
系主任角色啟蒙知識
北卡羅來納大學教堂山分校在多年的系主任領導力項目中積累了豐富的經驗，以確保新任系主任在新的工作領域進退自如。項目負責人數學與應用物理學教授彼得・穆查和高級諮詢師羅布・克萊默總結了以下5條經驗之談作為新任系主任的生存指南。
※你在系內沒有“朋友”
隨著職位晉升，系主任在系內突然變得引人矚目，與系內其他教師的人際關係也會產生微妙的變化。往常親近的教師會產生自己能有特殊待遇的想法，而一些平日來往不多的教師可能企圖拉近與新任領導的關係。系主任會覺得人際關係一夕之間變得如此錯綜複雜，難以處理。為此，你應該做好心理準備，切記隨著彼此地位的改變，過往能保守秘密的同事可能不會從一而終。當然，這並不意味著對任何人都疑神疑鬼，從不吐露心扉，而是要謹言慎行，以防謠言傷人。
對此，最佳策略是開誠佈公地說明自己對系內工作和發展前景的要求與期待，無論是在小範圍的談話（例如與教授、副教授或講師談話）還是全員大會上，都要一以貫之地表明自己的想法。同時，對人對事一定要公正嚴明，不能因為與教師關係的親疏遠近而出現厚此薄彼的做法。
※懂得和不同人打交道
系主任的正式任命很可能是學院院長本人的決定，而日常工作需要眾多教師的支持才能完成，同時在上級領導和教學團隊間周旋往來或許是系主任工作最需要謹慎處理的部分。教師希望你做好他們的“代言人”，學院院長希望你能處理好各項任務，千萬別給他已經忙亂的工作增添絲毫負擔。同時，你可能還要處理好捐贈人、校友和其他工作人員的相關工作。紛繁複雜的人事關係是系主任工作艱難的原因之一。
保持中立是你的基本立場，切忌對某方面的人員過分偏愛。要善於傾聽所有人的想法，瞭解每個人最真切的期待、最關注的問題和最急迫的需求，並作出相應的行動，讓大家確信你知曉所有人的想法。此外，你需要儘早確定不同人員在系內事務上的參與權限，哪些能做哪些不能做，儘早定出清晰合理的界限，避免將來過多的意外情況發生。
※別忘了財務預算
雖然說來不免俗氣，但是教師對財務預算是非常關注的，從課時酬金、項目費用到大大小小的各種設備費用都吸引著教師的關注。
作為新上任的系領導，你需要儘快瞭解系內往年的預算編制與實際應用情況，明白你能使用的資金量以及如何安排，以支持各項計劃順利實施。
※安排好自己的工作重心
不論是兩三年還是十餘年，系主任一職的任期畢竟不是終身的，因此，你需要明確自己上任之初的長遠規劃，時時謹記自己期望在位期間要實現的長期目標，並制定合理的計劃以逐步實現，隨時審視所謂的“緊急事項”，確保不讓非緊急工作影響長期目標的完成。此外，系主任通常都具有研究背景，不要輕易放棄自己的研究領域，大膽地留出時間堅持做科研。
※對自己好一點
頻繁的會議和種種考核壓力常常伴隨系主任的工作而來，儘管盡職盡責是所有系主任應有的工作態度，但是，採取適當措施緩解工作壓力或與家人朋友放鬆休閒也是情理之中的做法。例如，在休假或出差時，通過設置郵件自動回覆，告知他人你目前無法及時處理問題，一來避免別人無法聯繫到你，二來不太緊急的事情可能會由他人及時解決。有的系主任每天抽出半個小時的時間獨處，遠離工作，儘量放鬆身心，調整狀態。有的系主任每週或每月定期與家人聚會或外出遊玩，把寶貴的時間留給最重要的人。
此外，前文提到，“系主任在系內沒有‘朋友’”，但這並不妨礙你在其他學院組建自己的人際圈。身處不同學院可以減少許多利害衝突，因而，你可以與其他院系的系主任建立人脈，相互傳授工作經驗，互相勉勵，共同進步。當然，你還需要在工作環境之外建立人際圈，傾訴在學校內遇到的挑戰和承受的壓力。
結語
學系是大學結構的基本組成單位，系主任在建立學系發展目標、協調師資配置和營造學系文化方面起著至關重要的作用。目前中國高校對學院院長的人選和發展倍加關注，但往往忽略了系主任這個承上啟下的中間人角色。或許，中國高校也可以加大力度為新任系主任提供培訓課程，著重培養系主任應對人際關係變化、開展高效對話以及調動教師積極性等方面的技巧，而不僅僅侷限於介紹諸如報告發布流程、審批流程以及相關軟件使用等具體工作方法。
主要參考文獻：
[1] Bob Kramer,Peter J.Mucha,"5 Tips on Surviving Your First Year as a Department Head".The Chronicle of Higher Education.July 30,2018.Web.
[2] 北卡羅來納大學教堂山分校網站
作者 | 麥可思 範春駿
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