現代秘書工作是一個涵義很廣的概念，其工作範圍主要包括文書處理、公文擬寫、會務工作、調查研究、信息收集整理、督辦反饋、會晤安排、信訪接待、機要保密以及領導臨時直接交辦的各項工作等。由於秘書工作是伴隨著集團統治和領導群體的出現而產生的，因此它的使命始終從屬於和服務於統治者和領導者。由於秘書工作被動性特徵突出以及秘書學界對秘書工作被動性的強調，從而抑制和掩蓋了秘書工作的主動性，秘書學研究人員與秘書工作者都充分認識和非常注重秘書工作被動性的本質特徵，但對秘書工作的主動性認識不夠，甚至有些忽視了秘書工作的主動性，因而在秘書工作過程中出現“等、靠”等消極懈怠的現象。
一.現代秘書工作主動性的特徵
隨著時代的發展，社會變革日益激烈，社會現象日趨多元化，政務活動錯綜複雜，領導的工作變得越來越龐雜。面對這種形式，現代秘書工作主動性日益突出，其應該具有如下幾點特徵：
第一，創新性。面對日益複雜的事務活動，秘書要向領導提供新情況、新信息、新方法、新謀略，要具有前無古人的獨到之處，在他人的基礎上具有新的見解、新
的發現、新的突破。
第二，前瞻性。在現代秘書工作實踐中，有相當一部分活動內容是預測將要發生的事情，安排即將到來的工作，處理可能發生的問題。這就要求秘書在思考安排未來工作時，有較強的洞察能力和預見性。這種預見性是一種有目的的科學預見，是建立在科學發展觀的基礎上，通過了解事物的過去和現在，分析事物之間的相互影響和因果聯繫，從而推導出相應的未來。秘書的科學預測，其成果越體現實際工作，那麼它對工作的指導意義越大，失誤越小。
第三，積極性。積極性是指秘書在工作中能夠進取向上、熱愛自己的這份工作的思想和表現。黑格爾說過：“要是沒有熱情，世界上任何偉大事業都不會成功。”熱情就是一種積極性，就是要進取向上，努力工作、敢於擔當。秘書在工作中積極性高能極大的提高工作效率，甚至讓公司在激烈的市場競爭中佔得先機。
第四，謀略性。在現代秘書工作中，努力適應現代決策體制的需要，當好服務領導科學決策的“參謀助手”，是秘書工作強化參謀職能面臨的重大課題和新的使命。為了更好地創造性地發揮參謀作用，秘書在實踐中要立足於自覺積極主動，既想領導之所想，更謀領導之未謀，積極地關注和研究事關地方經濟社會發展的重大問題，積極主動地策劃決策思路和工作方案，努力變被動服務為主動服務，在主動服務中爭取更大作為。
二.怎樣在現代秘書工作中培養和提高主動性能力
第一，具有強烈的創新意識。創新意識是現代秘書工作主動性的出發點，也是從事創造性活動的出發點。秘書工作的被動性本質特徵，決定秘書多數時間坐在辦公室寫報告、整理材料等等。這種情況容易導致秘書在思考問題時，侷限於周圍的小天地，視野不開闊，心態也安於現狀，甚至不思進取。現代社會決定秘書必須是既能做事又懂管理的高素質、複合型人才，能為領導工作提供既具綜合性又具專業性、既具事務性又具思想性、既具常規性又具創新性的輔助服務。因此，強化創新意識是當今秘書的必要準備。秘書在實踐中要不拘泥於一些框框，不迷信權威，不屈於權力，敢於解放思想，打破常規，敢想、敢做、敢冒風險。
第二，具有發展的、戰略的眼光。善於發現問題是現代秘書主動性的力量源泉。在這個飛速發展的新時代，“領導、上司對中高級秘書的要求已不僅僅是收集、篩選、整理、提供信息，還要求秘書能分析、研究信息，準確把握社會動態、市場形勢，提出和擬製多種方案，幫助上司選擇目標，確定任務，制訂出達到目標、完成任務的具體步驟、方法、措施、時間，以及人力、物力、財力、信息、技術的投入與分配，甚至能預測成果及下一步如何發展，預測可能產生的風險及防範措施等等。”要求秘書要能“聽取意見，監視環境，反饋輿論，預測趨勢，評估效果，以此幫助領導部門和上司面對複雜多變的社會經濟環境。”可見，作為領導工作不可或缺的、有機的組成部分，現代秘書工作與領導工作在本質上市一樣的，都具有鮮明的管理屬性，這也就決定現代秘書工作要具有突出的主動性。秘書要提高自己的主動性能力，就必須把自己鍛鍊成為一個目光敏銳、善於捕捉信息的觀察員。秘書作為參謀和助手，不僅要了解社會情況，更要了解領導的在想什麼，在幹什麼，只有這樣才能創造性地開展工作，增強輔助領導的主動性，更好地發揮參謀助手的作用。
第三，具有科學、合理、開放、立體的知識結構。隨著經濟和社會的發展，尤其是新興行業不斷湧現、知識更新的速度不斷加快，秘書和秘書工作必然面臨全新的機遇和嚴峻的挑戰。作為輔助領導實施管理的現代秘書工作具有很強的綜合性，也更突顯出秘書工作的主動性。因此，現代秘書的知識結構應該適應知識經濟的發展需要，適應現代秘書工作的新形勢。知識全面就容易發現新問題，找出新方法，多角度考慮問題，能利用多種途徑解決新問題。所以，廣博而紮實的基礎知識對現代秘書工作能力提升，構成了至關重要的前提條件。精深的專業知識、熟練的業務知識和廣泛的臨近學科知識，以及關於政治、經濟、法律等方面的新知識，不斷更新，防止老化，才能更好地表現出現代秘書工作的主動性。
第四，具有較強的協調、溝通能力。秘書部門在企事業單位處在一個特殊的樞紐位置，在組織運轉中起著承上啟下、協調左右、溝通內外的作用，這是任何業務部門無法代替的。“由於所處的樞紐地位，使它成為除機關領導人之外唯一瞭解全面情況的機構。由於它能從組織系統的整體利益出發，對各部門的行動進行調節，把各部門的工作有機地聯繫在一起，從而提高了組織系統的整體效能。”種程度上講，秘書部門就是協調部門，現代秘書的一些工作如傳達信息、召開會議、接待信訪、溝通督查等工作本身就具有協調的作用。現代秘書可以通過多觀察、多思考、多分析，善於傾聽，善於體諒，通過熟悉各項法律法規和政策，熟悉各類人際關係等途徑提高協調、溝通能力。
總之，無論是秘書學研究人員還是秘書工作者都應該充分認識和非常注重現代秘書工作主動性。作為領導者的參謀和助手，為其提供輔助管理和綜合服務的秘書，全程參與領導者管理的過程，共同實現組織目標，這都決定現代秘書工作必須以領導工作為前提和基礎，並以領導的工作為核心與其相生相伴。所以我們一直強調，秘書要充分地發揮主動性，做到想領導之所想，謀領導之謀，與領導在思想上保持同頻共振。
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