很多機關公務人員都有這樣一個感受：在機關工作，具體的事好辦，動筆的事難為。所以，大多數人都不願意從事寫作工作，認為寫文章是個辛苦活。很多人在機關裡歷練了多年，但仍難以有所成就，就是在應用寫作這塊短板上拉了後腿。如果說“能幹”是機關公務人員的一項真本事的話，那麼“會寫”更是一種硬功夫，就像是車之兩輪、鳥之雙翼，缺了哪一項，機關公務人員的工作都不會完整。因此，機關公務人員要想把工作幹得漂亮，在機關上能立得住、立得久，就必須練就幾手應用寫作的“硬功夫”———寫好公文、講話、信息和調研報告。
一、寫好常用公文，是做好機關工作的最基本需要
公文是傳達政令、請示工作、報告情況、洽談公務的一種常用文體，是概括、表述、傳達領導意圖的重要工具，具有鮮明的政治性、法定的權威性、嚴格的程式性和突出的實用性等特點。同時，公文還是一個單位的“臉面”，體現著一個單位的綜合管理水平。如果一篇公文寫得漏洞百出、錯誤連連，再如何標榜自己的管理水平高，也是蒼白無力的。所以，寫好公文，是機關公務人員的立身之本，是做好機關工作必須練就的一項基本功。
一是文種選用要正確，不鬧笑話。要認真學習《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，明確公文種類、注意事項、每種公文的寫法及要求，正確選用相應的文種，使寫出來的公文符合規範，從文稿的觀點、內容到措辭都要一絲不苟、精益求精。在文種選擇上，要熟知15 個主要文種的具體適用情形，尤其要將通知和通報、通報和公報、請示和報告、決定和決議等容易混淆的文種區分清楚，特別是不能出現“請示報告”“意見的通知”等常識性錯誤。
二是公文用語要規範，不能馬虎。語言是公文的第一要素，公文語言的突出特點是準確、簡潔、平實。準確，是說公文語義表述要準確明晰，包括語法意義的準確無誤和邏輯意義的明晰嚴密。用詞要準確，表述要準確，標點符號要準確，不允許出現有歧義和含混的說法，尤其是斷句要規範，要準確地表達意思。簡潔，就是語言要精練，簡明扼要。在句子運用上，要充分運用陳述句，規範使用無主句，不用或少用疑問句，做到簡潔而明白。平實，就是要莊重、分寸恰當，用字、用詞符合公眾審美標準，通俗易懂，要使用普通話詞語，多用程式性和專用詞語，避免方言、土語，善於將口語轉化為書面用語，要避免使用不規範的網絡用語。
三是常用文種要寫好，體現水平。特別是各類常用的公文要寫出層次，寫出高度。比如，經常用到的通知，要體現出系統思考和統籌全局的特性，提前把與通知相關的內容一塊想到、想周全，對通知所涉及內容的整個流程自己要先走一遍，把該說到的、該說明白的事項，一次性說到位，免得通知下發後讓接收單位再一遍一遍地打電話詢問、求證。現實工作中經常發生的，通知下發後又一個接一個地再下發補充通知的情況，就是對此種情況的最直接體現。再比如寫請示時，要嚴格執行“一文一事”原則，不能在一份請示中捎帶其他請示事項；主送單位要單一、具體，不能奉行“見了菩薩就叩頭”的思想；在說理上，要把主要精力放在“怎麼說”上，而不應僅僅注意“說什麼”，也就是要強調陳述的技巧。亞里士多德曾說過這樣一句話，“蠢人用他知道的道理說服我，智者用我知道的道理說服我。”同理，擬寫請示的原因時，也不能只從本單位的立場出發去考慮問題，而是要改善心智模式，學會換位思考，善於從上級的立場出發，爭取用上級明白的道理說服上級，以求得幫助。所以，常用公文寫好了，是機關人員能力和水平的最好體現。否則，就是一塊短板，註定在機關工作中走不快、走不遠。
二、寫好講話稿，是服務領導的最實用技能
起草講話稿是機關工作人員的一項重要內容，直接反映公務人員的工作能力和水平。同時，能起草優質的講話稿也是對機關人員的基本要求。諺語云：筆威於劍。成功的講話稿或演講稿能敵得過千軍萬馬。從這個意義上說，寫好講話稿的意義無論怎麼強調都不為過，需要機關公務人員認真研究學習，努力鍛鍊提高。
一是明確用途。講話稿是日常使用最頻繁的一種應用文。要想把講話稿寫得有思想、有深度，讓領導講得好，讓聽的人能聽得進去，達到講話的目的，就要先知道所起草的講話稿主要是幹什麼用的，要弄清楚由誰講、以什麼身份講、在什麼場合下講，是對外講、還是對內講，講給誰聽，聽眾是一個什麼層次的群體，大家從講話稿中最想聽到些什麼，需要領導重點講些什麼，通過講話稿要傳遞什麼樣的信息，怎樣講好這些內容，講多長時間，會議主辦方的具體要求是什麼等。特別是在一些綜合性的會議上，要與會議主辦方密切溝通，嚴格按照主辦方要求來準備稿子，而不能由著自己的性子想怎麼寫就怎麼寫，力避講話內容打架、撞車。只有知曉並妥善處理好了這些問題，才算是為寫出一篇各方都能滿意的優質講話稿打好了基礎。
二是搭好框架。也就是要根據講話稿的具體用途明確思路、列好提綱，搭建起文稿的骨架。然後再確定如何破題，如何承題，每個大問題中寫幾個小問題，文章是並列式推進，還是遞進式推進，只有把這些問題都搞清楚，才能使講話稿的整體結構符合邏輯要求。俗話說，題好文一半，而好綱也是一半文。漢代經學大師鄭玄在其《詩譜序》一文中說：“舉一綱而萬目張，解一卷而眾篇明。”列好提綱，搭好框架，是寫好講話稿的基礎。
三是語言得體。講話發言就是說事、說理、說情。所以，講話稿的語言一定要通俗、明白、生動，要抒真實情，講百姓話，把深刻的理性思維用通俗淺顯的語言說清楚。否則，人家聽不懂、聽得費勁，自然不愛聽，也就難以達到講話的最終目的。其次是語言要鮮活，文字要生動、形象、準確有力，聽後一下子就能讓人記住，還要激發聽講的人樂於講給別人聽。要少用乾巴巴的話語，多用一些鮮活的群眾語言，最好能有幾句提神、醒腦的話，能抓住聽眾，鼓舞人心，讓聽眾能耐心聽下去，這樣的講話效果會更好。否則，語言貧乏，思想枯竭，自然不能說服人打動人，聽的人自然不會買賬。再就是要兼顧不同領導的講話風格，如有的人喜歡排比句式，有的人喜歡長短相間的句式，有的人喜歡用典故，有的人喜歡講故事，有的人喜歡開門見山、一針見血，有的人則喜歡娓娓道來、水到渠成。總之，要精心錘鍊好語言，使講話稿的語言既符合領導的身份，又能體現出每個人的講話特色，這是以文輔政、服務領導的最直接方式。
三、寫好信息，是讓單位工作出彩的最有效途徑
信息是迅速簡要地反映新近發生的事實消息，這種消息主要供內部傳播，以反映變動的事實———動態為主，兼顧評論、綜合和經驗。它是一個單位與上級溝通的重要渠道，承擔著與領導溝通情況、展示本單位工作亮點、向上級彙報工作等諸多特殊職能。
一是要提煉好標題。標題是信息的“臉面”，在文章中起著激發人的閱讀興趣和慾望，引導讀者去理解文章內容的重要作用。俗話說，“讀書讀皮，看報看題”。看信息重在看標題、看導語，標題把人吸引住了，覺得有必要看，才會引導著人繼續看下去。標題歷來就有“文章的眼睛”的說法。標題擬寫得好，文章就成功了一半。毛澤東同志曾說：“標題要吸引人看，這很重要。”這就需要機關人員在寫信息時，要善於提煉總結，善於換位思考，儘量能知道上級領導關注的焦點是什麼、最想了解的情況是什麼，提煉出能抓住眼球的好標題來，要讓上級領導一看標題就能“眼前一亮”，從而吸引人看下去，達到寫信息的目的。
二是要優化好結構。信息雖然已成為機關公文的一個常用文種，但它並沒有正式的“名分”。信息的結構可模仿消息結構，根據不同的內容，將標題、導語、背景、主體、結尾等幾部分處理好、取捨好。
三是要錘鍊好語言。信息要注重簡、短、亮、專，原則是力求用最簡短的語言傳遞最多的信息。所以，在信息的語言組織上，要惜字如金，點到為止，不要求全，不要搞長篇大論。應做到主題明確，表達清楚，真實準確，文字精煉，短小精悍。再就是要快採、快寫、快發，做到迅速及時。這樣的信息，才能讓人愛看並且願意看下去，才能將自己的亮點有效地展示出去。
四、寫好調研報告，是理性思維和邏輯水平的最直接展現
調查研究，是適應新形勢、掌握主動權、正確解決前進中的矛盾和問題的主要手段，是掌握實情，實施科學決策的最簡便、最有效的方法。同時，調研也是機關工作的一大職能，調研報告寫作最能體現機關工作人員理性思考水平、展現其邏輯思維能力、考驗其哲學素養。
一是選好題。就是要根據調研目的選好調研課題，做到指導性強，對全局工作有參考借鑑作用。比如，屬於總結經驗、指導工作類型的，要體現出能把點上的事例推廣到面上去的功能；屬於找出問題、改進工作的，要能體現出“只有挖出憂苦的根，才能結出甘甜的果”的邏輯關係。
二是策劃好。就是要按照調研計劃和調研課題，在系統思考和充分討論的基礎上，明確調研內容、列出調研提綱、設計調研問題，切實增強調研的針對性和時效性。
三是調研好。就是要廣泛收集情況，多問、多記、多聽、多想，準確把握群眾的思想脈搏，瞭解工作運行的態勢，充分掌握第一手資料和真實可靠的數據，及時挖掘好問題和表象背後的情況。
四是研究好。調查研究，調查是研究的基礎，研究是調查的昇華。所以，研究工作必須深入細緻。研究好，就是對調研所獲取的資料，要進行認真分析、歸納、綜合、對比，把零散的信息系統化，把粗淺的認識深刻化，做到橫向對比與縱向對比相結合，定性分析與定量分析相結合，感性認識與理性認識相融合，通過深入細緻的理論分析，把研究高度從事件層面上升到結構層面或系統層面，並及時回應調研提綱所列的各項內容。
五是表述好。就是要在深入研究的基礎上，將研究成果準確地表達出來。做到寫出真實情況，善於用足夠的數據來說明各種問題；形成獨到見解，拿出具體可行的解決辦，有理有據，言之有物；將點上的事例從特殊上升到一般，通過歸納提煉，形成可推廣、可複製的經驗成果，進而寫出領導認可、被調研單位認可、對其他單位有指導和借鑑意義的高質量的調研報告。
以上這幾項應用寫作，其實都是機關人員的日常工作內容，但也都是一些真功夫、硬功夫，是機關工作人員綜合實力的象徵，是個人能力水平的體現。但是，要擁有這些硬功夫，在具體寫作時能有這麼“幾把刷子”，是需要長時間學習、積累、思考和用心寫作才能修煉好的。否則，不靜下心來學習，不注意日常積累，不下苦功夫研究材料、研究文字寫作，肚子裡沒有東西，靠臨時抱佛腳，是練不好這些寫作“硬功夫”的。這是每一位機關公務人員都不能不重視、不能不研究、不能不鍛鍊提高的核心工作能力。
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