会计凭证的错弊与防范

会计凭证审核是凭证审核最重要的一环,在整个会计流程中占有非常重要的地位。在法律上,会计凭证是对经济业务起证明作用的。随着经济的迅速发展,企业经营活动的丰富多样化,各种问题也随之而来企业内部、企业之间的经济纠纷,企业财产被内部外部人员非法掠走,究其原因,大多在会计凭证上出问题。会计凭证是进行经济业务处理的起点,会计人员在处理会计业务时准确、真实、完整的填制会计凭证是非常必要的。在企业经营活动过程中,对会计凭证进行审核能够反映出财务收支的相关情况,同时,加强对会计凭证的审核力度对经济发展也有稳定作用,企业的资金也能够被相关人员控制住,而不会被随意使用。总之,会计凭证的填制和审核必须加以规范,给企业创造一个良好的环境来更好地发展,这是十分重要的也具有巨大的意义。

会计凭证有两大类:原始凭证和记账凭证。顾名思义,原始凭证是反映会计信息的最初、原始的资料,当然,其反映的经济内容也是经济业务在发生或完成后第一手文字纸质资料。对原始凭证进行审核,主要是从五方面进行,包括合法、合理、完整、正确、真实等。记账凭证则是根据合格的原始凭证由特定人员按照具体的经济业务的需求填制的,以会计分录的形式制作的二手会计资料。审核记账凭证从以下几方面进行:一是查看已经没有错误合格的相应原始凭证有没有被完整准确的反映在记账凭证上;二是记账凭证本身之间的核对,包括会计科目一级二级科目的使用是否符合规定,用词是否准确、恰当,金额和原始凭证上是否一致,借贷方是否一致,方向是否正确;三是查看会计凭证的各项填写有没有错误,比如,日期是否是正确的日期,摘要书写是否符合规定,附件数量与附件是否相符等。填制完成的记账凭证都必须经过专门的会计人员审核,在审核时如果发现凭证中的错误,应该按照正确的方法及时更改,只有经过审核确保无误后才可以由另外会计人员据此登记入账。

一、会计凭证的审核

(一)原始凭证的审核

1、审核原始凭证的真实性

从一般意义上来讲,对原始凭证真实性的审核,主要是从内容的反映,金额的书写等方面来查看是否符合真实的情况,数字书写、使用是否规范,特别值得注意的是:一是内容是否表达清楚,是否全面真实的反映了实际内容;二是查看凭证的抬头是否书写正确;三是单价数量之积和总额是否相等;四是核对各个人员的签章是否真实,有无冒充现象;五是金额和内容有没有通过特殊手段篡改的迹象;六是留心凭证有没有被调换。

2、审核原始凭证的完整性

完整性是对元氏凭证的内容进行审核,凭证上的各个项目,例如产品规格等,都应该被书写在凭证上,各类数据的书写和计算应该准确无误。查看发票有误伪造、或使用不符合规定的发票顶替等现象。凭证中该有的各个签章,各个审批手续都应齐全。

3、审核原始凭证的合法性

原始凭证的合法性即要求原始凭证所记录和反映的内容与国家的相关规定相符,不得违反相关财经法规,内容必须真实合法,不得弄虚作假。要是原始凭证有多计费用、少计支出、擅自扩大 收支范围、通过发放奖金津贴来降低收入等情况都不符合合法性要求,不仅该原始凭证不能使用,企业的行为也将受到法律的处理。

4、审核原始凭证的合理性

合理性审核即查看原始凭证的内容和企业的发展方向是否共向,要做到资源的充分使用,最大力度的促进企业发展。反对浪费资源,例如对已经没有太大使用价值的物品进行大投入修理或购买不需要的需要却用不了那么多的物品等不合理行为均应制止。

5、审核原始凭证的正确性

正确性审核主要是针对数字也就是金额的书写方面的审核,该凭证记录里的业务内容应该和实际的情况一致,摘要应该和凭证表达的内容相符,数字的运算应该准确等等。只有准确的原始凭证,才能作为才能被企业使用,任何一处有错误的均不能被入档, 符合规定后据此编制记账凭证。不符合的有能力改正的及时改正,不能改正的按要求另行处理。

(二)记账凭证审核

1、内容是否真实

内容要求真实将是对记账凭证总体各方面的要求,要求记账凭证的各个方面都和原始凭证的对应无误,记账凭证上的金额、附件等必须根据其对应原始凭证填写,数据来源是原始凭证而不是其他方面,不得有一点有差异的地方。附件应该是该记账凭证的相应附件,不得多记少记甚至不记录。

2、项目是否齐全

这是对记账凭证完整性的审核,记账凭证的每一处的填写应符合要求,摘要书写清楚、日期书写无误、附件填写准确、相关人员的签字盖章完整。对不完整的应及时处理,直至审核没有错误后才能根据此凭证记账,,对于不完整的凭证不能作为记账凭证使用。 

3、科目是否正确

科目正确包含借方科目和贷方科目使用是否符合要求,一级二级科目的对应关系是否正确,所有科目的使用是否符合国家政策规定和单位制度。对于科目不准确或者乱用的应及时修改,否则不能作为记账凭证

处理。

4、金额是否正确

金额在会计凭证中是非常重要的一个项目,金额正确与否要求金额首先要和原始凭证保持一致,如果金额有误,其他的将全变得没有意义,其次,金额的书写要清楚正确,要有相应的大小写符号。

5、手续是否完备

在传递记账凭证的过程中,每个负责人都应在责任区盖章签字,不能缺少任何一项,其中任何一项有不完整不准确的地方都将影响会计凭证的完整性。各项内容都应填写齐全,该有的附件应该被贴在凭证后面。

(三)会计凭证审核的意义

第一,强化单位的会计监督,有效保证资金财产安全。单位首先得拥有一套完善的审核制度,外在的控制会计工作的规范,这样才能够使会计凭证在内容和形式上保证严谨无误,这无疑将在一定程度上有效遏制虚假事情的发生,从而避免违规行为的发生。

第二,加强会计凭证的审核直接使会计信息质量变得更好,从而更好地为企业所使用,给企业带有有价值的信息。单位的审核制度成熟也利于会计人员工作,也可以使会计人员更好地了解到企业的经济活动和业务往来,进而完整准确的反映到报表和资料中,制造出一份有价值的会计信息资料,更好地为企业服务

第三,完善会计凭证审核的制度建设,促进单位内外部审计工作的顺利进行,凭证的完整准确是内外部审计得以开展的保障。也就是说,拥有完善的会计凭证审核制度,企业在发展道路上就多了一股前进的力量。

总之,会计凭证的审核工作在整个会计流程中占有非常重要的地位,审核的质量将影响到会计信息质量,最终牵扯到企业发展,单位应重视凭证的审核工作,严抓凭证的审核。

二、会计凭证审核中常见问题

(一)原始凭证审核中常见问题

1、外来原始凭证中存在的问题

外来原始凭证往往比单位的要难辨认一点,由于外来单位的一些习惯而影响到本单位的会计核算。其中有大小写金额不一致,随意涂改大写金额或者缺少小写金额。多联发票随意的移位、错位或者不按照规定套写票据,有甚者直接撕下来发票联或记账联直接填写。这些不规范或错误的做法都严重违反了凭证填写规范,导致会计信息质量差。还有的外来单位不正确有区别的使用公章,甚至在不方便使用公章时用指纹按章代替,这都是非常不可取的做法。

关于上述问题实际中也时有发生,例如:A公司在购买办公用品或者职工福利物品时,单子上不写清楚详细的物品,也不会另外附上明细,报销时让财务人员一头雾水,也有公司在在销售商品时销售单书写不规范,只写一个总称,如,文具,食品等,这些都将给财务带来极大的困扰。再如:某大型服装公司销售部人员在当月差旅费报销中实际开支2000元,公司规定最高报销30000元,该部门报销时将发票进行涂改,将2000元改为20000元,并自己编造一些是由加以说明,将多余资金纳入个人财产。也有会计人员因手误写错内容后不作废直接在上面涂改,感觉反正是真实的经济业务,没必要把凭证也写的那么完美,这是错误的做法,凭证有误必须重写或按要求改正,否则不能作为原始凭证入账和据以登记记账凭证。

2、原始凭证的手续不齐全、处理不及时问题

会计手续不完整指在经济业务发生到形成会计资料之间缺少相关审批手续,是凭证审核不通过,从而使凭证难以通过审核,有的会计手续比较繁琐,必须经过部门一级一级签字而不能越级或直接忽略不太重要的部门,这都直接导致会计手续不齐全。会计处理不及时是指会计资料都具有一定的时效性,反映了一定的会计工作事项,而资料传递的不及时则是相关责任人员没有在规定期间内处理会计凭证,从而影响会计工作,所以当会计活动产生相关资料时应在规定期间内将其以准确不虚假的会计信息形式表现出来。

在企业中票据的处理不及时和不全问题也很普遍,例如:出差人员在外出时没有索要发票的意识,等在实际报销时为了不少报甚至多报钱就随便找一些发票来代替,甚至拿以前年度的发票来充数,导致经济业务十分混乱,财务人员很难识别,非常容易造成错误。也有公司业务部门在购买商品时不及时将进项税额的增值税交给财务部而不以为意的放在自己手里,等商品销售完才入账,导致进项税额抵扣过期,还造成企业被税务部门比对出来账外经营的财务风险。还有经常出差的高层管理人员,一般会让秘书给订好车票,而办公司人员报销时几乎不能拿到高层的车票,只能写白条,给财务工作带来极大的不方便。

3、原始凭证内容中的部分问题

原始凭证内容上存在的问题包括多方面,总的来讲就是内容填写不全面和没有按照要求填写两方面。内容不全面有遗漏公司信息、数量、金额、经手人签章等缺失,填写不规范一般为金额大小写不规范,没有小写金额前面没有“¥”或者大写金额前面缺少“人民币”字样,甚至更严重的为虚假记录,填写不真实的金额,不过这一般难以审核出来。 例如,C奶制品生产企业业务部在在批发奶制品开具发票时,将几十万元的商品销售款不进行一次性套写,给客户的发票联开成实际的数量和金额,而企业结算联将售价开成进价,从中贪污巨额销售利润,还给企业造成偷税的风险,这样的差错财务人员发现也很困难。R生产企业每天业务非常的多,开单人员为了节约时间提高工作效率就会简写销售单,小写金额前面不加人民币符号或者不加点零零而用一横杠代替,签章也是模糊不清楚一般人难以辨认。

(二)记账凭证审核中存在的问题

1、关于记账凭证附件的有关问题

记账凭证是由已经审核过的相应初始资料填制的,而初始资料即原始凭证规范的附在记账凭证后面也是凭证审核的一个重要方面,原始凭证应按要求不能随意粘贴,并将所附原始凭证张数在记账凭证规定处表明,对于记账凭证的附件是几个共用的情况,没有原始凭证的记账凭证要标记清楚,这对以后单位获取当下信息有着重要的影响。

在实际工作中会计人员对于会计凭证的装订各有自己一套方法,W公司李会计工作态度不端正,认为记账凭证后面附有原始凭证就够了,没必要去浪费时间把它整理的那么好看,还以工作做起来比其他人快而洋洋得意,这是非常错误的想法,原始凭证的粘贴要求规范完整,这不仅仅是为了看上去好看和装订时的方便,更是为了以后在堆积如山的凭证中能够很快的找到我们需要的资料。

2、科目使用的相关问题

一级科目有统一规定,二级和多级科目单位可根据单位具体情况设置,会计人员不能随意乱造科目,使用不正确科目,应使科目账户之间对应关系明了,明细科目应清楚明了齐全。

对于经济业务比较少的单位科目的使用问题还不是太严重,而好多产品或经营项目比较繁多的企业的科目设置就会非常杂乱,难以管理。例如,大型饮料制品F企业,旗下产品有数百种,每种又很相似,明细设置本来就多,还容易重复,并且产品随市场更新的又较快,明细一直在变化,对会计人员使用来说也很不方面,在明细的更新管理上就会很令人头痛。

3、摘要及手续的相关问题

摘要是会计人员用简短又概括的词语对原始凭证的简要描述,其目的是方便使用者了解原始凭证的内容,所以摘要要书写清楚规范简洁明了。在审核过程中发现错误,有权处理的及时处理,没权处理的退回给相关人员,最后,一张合格的记账凭证应该保证各项内容填写完整、准确,出纳审核签章完整。摘要一般没有统一的规定,除了一些约定俗成的摘要例如“提现”“报销差旅费”等会统一,其余的摘要书写完全是靠记账人员的个人习惯,有的记账人员比较严谨,书写习惯完整但又显得有点长,也会增加在摘要上的时间,有的人员书写的就过于简单,他自己当时能理解,果断时间就需要结合所附原始凭证去理解内容,所以说,我们要牢记摘要书写规定再在实际工作中摸索,要写出既有一目了然的简洁又有便于理解的全面内容的效果。

三、审核中常见问题的对策

对会计凭证审核进行整治可以从提高会计人员专业素质,对会计人员进行在岗培训,提高会计人员对会计有关知识的理解和运用,完善相关报销制度,培养相关人员对内部审计工作的重视程度,共同构建良好的审计环境等方面来做。

(一)对会计人员进行培训,全面强化会计人员综合能力

现在社会对会计从业者的要求不仅仅是单一财务人才,而是具有财务、管理、计算机、创新能力等多方位的全能人才。会计从业者要有一种不间断充电的意识,要有持续提高自身能力的愿望,要积极主动的去学习、去发现问题,用掌握的新概念、新技能去解决工作中遇到的困难,不断提高处理业务的水平。

从事会计工作的人必须具有会计从业的入门资格证,取得会计从业资格证书后必须每年进行一次政府审核,这是政府部门对会计从业者能力提高的手段,很多单位也会每年几次对本单位会计员工进行专业能力提高的训练,使员工在本岗位上的工作更加熟练,或者是单位进行系统更换相关工作人员也必须学习新系统如何应用。例如:君乐宝有限公司是集生产和销售为一体的奶制品企业,去年开始着手更换SAP会计系统,相关会计人员在上班的同时也开始进行新系统的面授,直至今年五月一号,在公司领导和相关工作人员的一起努力下,新系统得以顺利正式上线,成为该企业发展史上的一里程碑。会计人员也可以通过考取初级证、中级证、高级证甚至注册会计师证书来不断地强化自己的理论业务能力,在通过单位实践全面提高自己的综合素质。

(二)完善财务报销制度,规范报销程序

我国是一个体制大国,同样,单位在提高会计从业者的专业水平的同时也应注重企业的财务报销和会计凭证审核工作在制度方面的进程,让会计人员更高效的完成工作。单位应宣传会计填制、审核、监督的重要性,做到所有报销规定合理合法、完善可取,让会计人员在审核时有法可依、有规定可参照,进而使提高工作高效完成。给会计工作创造一个良好的外部坏境来配合会计人员工作。

规范的会计制度有利于形成严谨的会计工作氛围,会计人员身处其中也会不自觉的养成规范的工作作风,会计工作具有本身繁杂却要求不能有一点差错的性质,所以说良好的工作氛围对会计人员工作来说是非常重要的。

(三)加强内部审计,建立健全内部监督制度

提高会计人员素质对于会计凭证审核工作效果的提高具有非常有价值的意义,对会计人员进行岗位培训,加强会计人员对会计有关知识的学习,完善财务报销制度,规范财务报销程序, 对企业内部审计工作进行经常性检查,建立健全内部监督机制等方面来做。

内部审计对于会计工作来说就相当于又多了一层保障,当局者迷旁观者清,内部审计又较会计人员自己更能发现被忽视的错误,内部审计人员较外部审计又更加的而了解公司,单位设置内部审计工作健全各种内部监督制度对单位会计工作有重大的意义。

会计凭证的错弊与防范


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