“我跟你講，我這輩子都不要再寫什麼to do list了！”
To do list，中文名叫待辦清單，是一種在做事前開始規劃自己工作和任務管理的方法。
前幾天我朋友一見到我，就喋喋不休抱怨個不停，說自己自從聽了我的意見決定開始試著寫待辦清單來規劃自己的生活，結果寫了一個月，不但工作效率沒有絲毫見長，反而因為每天做計劃都不能完成，讓自己情緒越來越差。
“我的拖延症怕是絕症晚期，沒什麼指望了！”
我向她詳細瞭解了情況，這才弄明白，即使是看起來最簡單的列每天的待辦清單，依舊有數不清的坑，會讓我們往下掉。
在這裡，先給大家推薦一本時間管理和待辦清單的經典作品《吃掉那隻青蛙》，下文中也會引用其中不少觀點作為支持。
01 做待辦清單的那些坑
A 時間管理是為了節省出更多的時間？錯！
很多人都覺得，自己之所以生活一團混亂，急需要尋求時間管理的原因就是，覺得自己的時間不夠用。
計劃的專業知識，還沒學；
安排的興趣課程，沒有上；
預期的運動計劃，沒開始；
列好的閱讀書單，一直拖。
明明在待辦清單上列了很多事，可是對任何事都提不起興趣，對未來更是充滿了不安和迷茫。
這種對一切都失去控制的感覺，愈演愈烈，直到在無數個刷著微博和朋友圈入睡的夜晚，看著待辦清單上始終高懸的未完成項目，自己都有點看不起自己，然後告訴自己，明天一定要抓緊時間。
每個人每天擁有的時間都是24小時，不管你運用如何高超的時間管理手段，都不可能讓24小時變成25小時。
於是有人開始擠壓做事情的時間，工作上草草了事，運動時蜻蜓點水，然後匆匆在待辦清單上打勾完成任務；
有人開始剝奪不該被剝奪的時間，熬夜安慰自己在努力，一心多用證明自己要賽過時間，勉強完成了待辦清單上的任務可是卻堅持不了幾天最終崩潰。
這些錯誤使用待辦清單的途徑，本質上，正是誤解了時間管理的真正意義。
《吃掉那隻青蛙》中就指出：
時間管理實際上也是生活管理、自我管理。事實上時間管理時在控制事件發生的順序，控制你接下來應該做什麼。在重要和不重要的事情上做出選擇的能力，時你在生活和工作中取得成功的決定性因素。所以沒有人會擁有比其他人更多的時間。
但之所以有的人可以比其他人更容易實現自己的目標，正是在於他學會了安排時間去做正確的事。
B 時間管理就是按照事情緊急度排序？錯！
我們每個人都有這樣的經歷：
剛剛拿起常規的A任務準備開始做，忽然收到客戶郵件說B任務有些問題，希望你幫忙解決；
你才看完客戶郵件，C同事打電話給你說今天的培訓時間提前到十分鐘以後了，等一下要不要一起去；
你電話還沒完全放下，老闆又走過來敲了敲你的桌子，提醒你這個禮拜記得把對實習生的反饋評價表交給他。
你接過翻出了不知道什麼時候寫了一半的實習生反饋表，看看剛剛攤開的A任務的資料，又看看屏幕上的客戶郵件，又瞅了瞅電腦屏幕上越來越接近培訓時間的電子鐘，恨不能仰天怒吼，這誰頂得住啊！
這個時候，你如果按照剛剛的順序，把所有的任務都寫在待辦清單上，但還是一旦有人催，就做他那個任務，自然到最後，誰的工作成果都交不出，反而把自己搞得一團亂。
你會覺得奇怪，既然別人來催了，難道不是說明事情很緊急嗎？不應該先做嗎？
並不盡然。
因為緊急的事，很多時候，並不是重要的事，也就意味著未必有自己親自並花大量時間處理的必要。
而真正決定順序的因素在於目標，我們也將在下面方法論的目標管理中詳細討論。
C 拖延是萬惡之源必須杜絕？錯！
很多人會以為拖延症，是自己效率差、自律差，總之所有問題的大敵，於是想通過一舉了結拖延症來一擊制敵。
可其實看看你待辦清單上總是被拖延的那些項目，反而可以從中分析出不少問題。
- 被動延遲or主動拖延？
有些事情只是因為客觀條件的限制不得不延遲，比如需要參加公司的在線培訓，但是公司內網正好出了問題，只好延遲；
但有些事情卻是明明有100個機會去完成但自己就是能找到101個理由讓它高懸在待辦清單上，比如想好了今天要運動，結果今天下雨，明天累了，後天要去看電影，大後天加班。
對於客觀延遲的事，我們沒有必要給自己過大的心理負擔，寫在待辦清單上提醒自己就行；
但對於主觀拖延的事，我們得看看到底是我們的目標制定得動力不夠，還是要做的事操作性欠佳，以至於總能找到理由拖延。
- 拖延百害or拖延有利？
什麼？拖延竟然還會有好處？
你們有沒有發生過這樣的情況，一件事一直拖著拖著，都快拖忘了，後面竟然解決了？
我之前就碰到過這樣的事情，本來為了完成領導佈置的類似團建的任務需要組織幾個人搞活動，可是大家都挺忙的，一時沒有辦法抽身，人一直沒湊齊。
結果後來臨時來了一個大項目，一忙我就把這件事也丟在了腦後。可恰恰是因為這個大項目，我認識了其他部門的一些同事，大家一來二往之後熟悉了，後來他們聽說了這個團建項目反而有人主動報名，不一會兒就湊齊了人數。
很多事，表面看來特別鬧心，尤其這種牽扯到人際關係，更讓人覺得進退兩難，可是其實很多時候這種事反而不是那麼重要，拖延無傷大雅。
02 有效利用待辦清單的重點
A 時間管理，其實是目標管理
剛剛在上文就提到了，時間管理，並不只是單純地為了節省時間，而是為了管理我們的生活，管理我們做事的順序。
- 最初級的管理順序，是按照緊急程度：
而緊急程度且不說我們未必能夠判斷得準確，很多時候都是會哭的孩子有奶吃，哪個人鬧得兇就先做哪個人的事，而即使我們能判斷，緊急程度也不該是我們決定時間管理的首要因素。
- 次優級的管理順序，是按照重要程度：
時間管理領域有個非常著名的理論叫“四象限法則”，就是把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限。
第一象限：緊急而重要
這一類事情往往既具有時間的緊迫性，也具有影響的重要性，必須首先處理優先解決。
第二象限：重要但不緊急
這一象限的事件雖然不具有時間上的緊迫性，但是它具有重大的影響，對於個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護，都具有長遠的意義，卻往往會被人擱置甚至忽略。
第三象限：緊急但不重要
這一象限的事件具有很大的欺騙性。因為這些不重要的事件往往因為它緊急，就會錯誤地佔據人們很多寶貴的時間。
第四象限：不緊急也不重要
這大多是些瑣碎的雜事以及休閒娛樂，但也會因為它的繁複和上癮讓人難以輕易脫身。
於是這裡就出現了一個關鍵的問題，如何去定義什麼是重要呢？
- 最優級的管理順序：是按照對目標產生的長期影響
在《吃掉那隻青蛙》中，作者就指出，優秀者往往能準確預測一件事做了的結果和不做的後果，從而以此作為直接判斷一項任務是否應該現在完成。
而做出這樣的判斷並不複雜，只需要問自己三個問題：
a 長遠目標：我認為自己工作的最高價值是什麼？
b 眼前目標：我只有把哪件事做好了才能實現這樣這種價值？
C 當下行為：此時此刻，要做好這件事，我應該最先做什麼？
就拿前面提到的幾個任務來說：
我的長遠目標是為了在職業上取得晉升；
我的眼前目標是儘可能多地提高專業能力，並且在工作項目上表現出色，為公司帶來積極的回報；
我當下的行為就應該是能夠提高我的工作能力，並且能為公司立刻帶來收益或者立刻挽回損失的事。
這樣來看：
A任務是日常的工作安排：的確滿足我的目標，需要去完成，還要看看有沒有其他的更優項來決定；
B任務是針對客戶的回覆：不但可以提高和展現我的工作能力，而且如果不及時處理很有可能會影響到未來和客戶的關係，甚至會影響到個人和公司的發展，屬於最優級；
C任務是即將要開始的公司內部培訓：以過去的經驗可能就是一些常規事項，去不去意義不大，但時間緊迫，必須要有個決定和處理手段；
D任務是老闆提醒你的實習生反饋表：離截止日期還有距離也不會直接對個人及公司帶來什麼影響，與自己的目標沒有很強的關聯，但是屬於必須要完成的內容，可以先擱置
由此可見，最好的安排應該是視頻培訓不參加，讓其他有空參加的同事和實習生參加的時候幫忙記一下筆記；
A任務先擱置，但是要記在待辦清單上，不能忘記；
第一時間回覆客戶，高質量完成B任務；
等A任務做完如果有時間，可以著手把實習生反饋表填完。
B 創造時間兩大法寶：放手和拖延
在剛剛我們為ABCD四個任務排序的過程中，就使用到了這兩大重要的方法。
這裡的放手，是指在面對緊急但不重要的任務時，我們可以思考是不是可以放手讓別人做。
比如實習生本來可能正閒著，就可以鼓勵他去參加培訓，並拜託他記筆記。
而實際上，實習生可能比起自己在聽培訓記筆記上更耐心和細心，也能為他對公司的瞭解和個人的成長提供幫助。
而這裡的拖延，往往是指戰略性拖延。
在上文中，我把拖延分成了主動拖延和被動延遲，而主動延遲的背後其實也有講究。
那些看起來更成功一些的人，也會主動拖延。
而他們與普通人的差別在於拖延的選擇對象。
當他們始終圍繞自己的目標為自己待辦清單上的任務排序，他們就會始終把那些與目標的實現關係較弱的事項，放到靠後的優先級。
而至於那些確定不會為自己帶來長遠收益，甚至反而會帶來精神損耗的事情，比如不良的生活習慣，容易讓人上癮的娛樂方式等，更是應該直接摒除。
巴菲特曾在分享他成功的秘密時說過：“成功的秘密非常簡單，我會對當下不重要的事情，直接說不！”所以當我們被待辦清單上的任務折磨得暈頭轉向時，尤其是那些我們習以為常但其實收益甚微的事，我們更應該學會拖延，學會放棄，把精力集中在更值得的事情上。
C 貪心，是我們的頭號大敵
- 我們不可能吃完池塘裡所有的蝌蚪和青蛙，所以只用吃掉最大、最醜的那一隻就行
歌德說過：“最重要的事情永遠最重要，不能被不重要的事情左右。”
在我們有更重要的事情沒有完成前，千萬不要分心去完成沒那麼重要的事情，哪怕它看起來很簡單，很快就會有甜頭。
舉個最簡單的例子，早飯沒來得及吃，肚子餓得咕咕叫，好不容易忙了一上午熬到了午餐時間，忽然客戶臨時出了么蛾子，你應該怎麼做？
有些人就會抱著僥倖心理，想著就當自己早一分鐘關了電腦，沒看到這封郵件，肚子餓得不行，人是鐵飯是鋼，就先去犒勞一下自己回來再做吧？
可是實際上，準時吃午餐，比起處理工作上的重大難題，優先級別實在低太多，更何況完全可以讓同事幫忙帶一份午餐上來，或者點一份外賣，在完成工作後再吃。
抵制那些看起來看起來更容易就能完成的小事吧，如果它會輕易讓我們從更重要的目標偏離。
而最簡單粗暴的方法，就是濃縮你的待辦清單
第一步：列出所有你打算完成或者必須完成的事項
第二步：給所有的事項，依照上文的方法，用數字或字母標完成的優先級順序
第三步：選出前三件事，貼在最醒目的位置。在完成這三件事之前，絕不分心去做其他事，
因為已經按照對目標的重要性和關聯度選出了最重要的三件事，然後全力完成，必然離自己的目標又更進了一步。
- 多任務操作的手機尚且會卡，何況人呢？
IPAD有一個功能，叫分屏，可以讓我們在平板上，同時點開兩個程序。
比如左邊點開一本電子書，右邊點開筆記本軟件，可以一邊看書，一邊即時在旁邊記筆記。
這本來是一個很好的功能，可是卻被大部分的人用來娛樂。
比如全屏看劇的同時，右邊點開微信回覆消息。
最終的結果是，劇好像刷了，可是也記不得都演了什麼；微信消息是回覆了，可也好像記不得自己說了什麼。
現在這個注意力缺失的時代，我們很輕易地就會被郵件的提示音、微信的推送、手機來電的鈴聲吸引過去，以至於很多人長此以往，自以為自己可以同時一心二用。
美國麻省理工學院的神經學家厄爾·米勒研究證實，相比於循序漸進地做事，同時做兩件或多件事需要付出更多的腦力。
他在志願者同時處理不同工作時對他們的腦部進行掃描，發現即使面前有很多看得見的物體，但也僅有一兩件會引起大腦的反應，這表明我們實際上只能集中精力做一兩件事。也就是說，我們的大腦在處理不同工作時只能來回忙碌，做無用功。
所以當我們不停在不同工作間切換的時候，我們其實並沒有真的一心二用，而是在強迫自己迅速退出一項工作，然後迅速進入一項工作，而這個過程不但不會讓我們提高效率，相反會給我們帶來身心的雙重壓力，從而影響我們的工作表現。
每一次儘可能專心地只投入到一件工作中，才是提高工作效率和質量的最大捷徑。
總結：
待辦清單看起來只是很簡單的未完成事項，但其實有非常多的學問。
首先，我們要避免最常見的三大問題：
- 不要為了完成待辦清單上的所有任務，而擠壓本該屬於重要人物的完成時間；
- 不要被披著“緊急”外衣的事情迷惑，而打亂了自己的節奏；
- 不要對拖延一棍子打死，更不能只因為自己拖延了就對自己增添壓力；
其次，我們要掌握待辦清單科學的使用方法：
- 按照對目標的重要性和關聯度為待辦清單上所有的任務排優先級；
- 如果其他人完成更好，那就放手讓其他人來；如果事情優先級較後，那就戰略性拖延不必多費心力；
- 待辦清單上選出最重要的三件事，不完成前儘可能不被其他事情打擾，而做事時同一時間只專心做一件事。
待辦清單，當然不是萬能藥，但至少是一劑良藥，全看我們如何科學使用，為我們的工作表現和生活質量加油助力。
