QQ是一個遍佈全中國，正在全球普及的聊天工具，微信作為後起之秀，也籠絡了不少用戶。各種規模的企業都在使用QQ或微信作為他們日常工作中互相溝通和傳輸文件的工具。然而使用郵件進行工作交流才算是企業規範的溝通方式。
千萬不要小看郵件溝通，它比即時聊天更加正式，也是一個企業的一張對外名片。一封郵件可以讓別人更好地認識你，更好地認識你的公司.在與下屬、同事、上級或客戶進行郵件溝通時，有著不同的規範。只有遵從這些規範，才能更專業地展示你的個人形象和公司形象。
減少溝通漏斗
多層級信息傳遞容易產生“失真”問題。即便重點被傳送了下去，也會缺少許多細節。在管理中，也有這樣的問題存在。當一個人和另一個人溝通時，嘴裡說出來的信息已經打折，往往只能說出80%的信息了。而在信息接收者一端，最終能夠接收到的信息可能只有60%，而其中能消化掉的只有40%。在一段時間過去之後，這一段聽到的記憶會逐漸消失，直至被徹底忘記。特別是在一個大企業中，一個任務的傳達往往要通過層級的方式，而這就像一個漏斗，當任務下達到最底層的時候，已經漏掉很多東西了。
運用郵件恰好能夠避免人與人溝通之間的信息漏斗。一方面，文字表達更加嚴謹周密；另一方面，口頭表達較難達到“原句傳遞”的狀態，而郵件可以實現“原文轉發”，這極大地保證了原信息的真實性和完整性，防止信息被過濾而導致理解偏差。
邏輯嚴密
大家在打電話或者面對面交流時，往往是想到什麼說什麼，而如果用郵件操作，就會有更多的時間去思考措辭，並且條理清楚地進行表達。
通常，郵件寫作習慣用序列號羅列出要點。在寫作的時候，發送者就自然而然地會對自己的想法進行梳理，鍛鍊了邏輯思維能力。這種專業嚴謹的表達，有助於任務接受者進行理解，提高溝通效率。
隨時隨地、多設備同步讀取文件
信息保存郵箱有一個非常顯著的特點是，不管使用者在何時何地用哪種電子設備，都可以閱讀郵件內容。在這一點上，即時聊天工具就不能做到， 因為一般它們的聊天記錄都是儲存在本地的，無法實現隨時隨地、多設備同步讀取文件。雖然現在不少軟件增加了漫遊系統，但仍然有侷限性，尤其是涉及文件保存的時候。在手機QQ對話框收到的文件，不一定能夠在電腦QQ上接收到。但如果使用郵件，不管是手機、電腦還是iPad，只要有郵件應用或者網頁瀏覽，都能接收和閱讀。
另外，聊天工具的文件保存能力也不及郵件。QQ和微信在接收或傳送文件之後，只能保存7天，一旦過期就無法查閱了。如果需要再次下載，只能再聯繫對方，這會帶來更大的溝通成本！
