在企业的日常管理中，会议是必不可少的环节。但是，对于开会的效果，管理者经常有这样的烦恼：
- 会上大事小事事无巨细的都安排了，但会后很多事情却没了回音，石沉大海；
- 好多事安排了一遍又一遍，到了下次开会还是毫无进展；
- 底下询问会上安排的事情，下属都说在办、很顺利，为什么到了最后验收的时候却是做的一塌糊涂；
- 会议各部门汇报工作都落实的很好，为什么到了检查工作的时候，问题却一大堆。
- ……
这些都是很多企业在会议的后续处理中存在的问题。如何开好会和进行会议的事后督导，是整个会议的关键环节。今天我们一起来说一下：
一、高效会议的秘诀。
1、议题明确。一次会议，最好只有一个主题。主题越少，可以有效地集中时间和精力，集中有关人员，提高会议的效率。综合性的会议，议题最好不要超过三个。议题越多，相关参会人就会越多，对议题的讨论深度就会不够，从而导致低下的效率和高昂的成本。
2、议程清晰。要有明确的议程及时间分配规则，方能有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。这里要注意的是，议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”，拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。
3、慎重选取参会人，不要一拥而上。会议的召开，并不是人越多越好。 人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。
4、指定主持人。无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。 会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。
5、做好会议记录。参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。
会议记录的主要内容包括会议的全部要素（ 议题、议程、时间、地点、 参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。
6、会议前要做好充分准备。会议是否能够成功，有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议，即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。会议筹备人员不能仅仅邮件、短信的方式通知，为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知，必须要辅以电话的方式或当面再次通知，并提醒与会人员应做好哪些准备。
7、会中做好控制。会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制，如主持人工作未到位，那么会议中的领导者应及时提醒，以防会议脱离控制。
二、会议的督办和落实。
领导开会的时候，会布置很多工作。但是，作为领导，在管理上需要牵扯精力的事情又太多，不可能亲力亲为去检查每一项工作的实施进度和结果。而这时候，作为承接领导意图的督办部门和人员就显得特别重要了。那什么事情需要督办，如何督办呢？这里就需要一套完整的督办体系来完成。
我们把会议督办分为两个阶段进行：
第一阶段：督导环节（以人力资源部负责督导为例）。
1、 人力资源部各会后要整理会议绩效并下发给给部门，以便让部门负责人清楚本部门被安排的重点工作事项，以便将事项的开展情况、存在的问题、困难、解决办法及处理措施等及时汇报。
2、 人力资源部要根据事项安排的时间顺序，制定事项督查计划表。周中对各单位计划执行情况进行督导，对执行不力的计划内容应加以督导和考核；
3、 各部门在调整工作计划、工作计划不能执行或中途终止时，应及时反馈至人力资源部，并说明原因；
4、 人力资源部在周例会、月度经营分析会上通报各项重点工作完成情况及工作计划考评结果；各部门通报近期工作中存在的问题和困难，及需要公司或其它部门协助、协调解决的事项。
第二阶段：专项督办环节
在常规的事项跟踪后，对领导安排的重要事项、各部门重点整改的工作，要进行专项督办。在这里，我把给企业做的督办制度给大家分享一下。通过制度的学习，如何督办会非常清晰。
专项问题督办管理制度
1 目的
为保证公司各项决策和工作部署得到落实，加强督办工作，使之规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
2 适用范围
本办法适用于总经理以及公司各项经营会议安排的所有专项事务的督办管理。
3 制度内容
3.1 事项的分类：
3.1.1 月度经营分析会、公司周例会形成的重要决议和事项；
3.1.2 总经理、XX副总现场办公、检查工作时布置的重要事项；
3.1.3 公司领导批办或交办的其他专项事项。
3.2 工作程序
3.2.1 督办事项的分工
人力资源部根据督办事项的范围和内容，确定事项承办部门及配合部门；
3.2.2 确定督办方式
人力资源部根据督办事项的内容和要求，可以采取电话督办、现场督查、会议督查或发督办通知书（见附表）等方式进行督办：
3.2.2.1 电话督办
人力资源部在明确督办事项的承办部门（承办人）后，用电话向承办部门（承办人）说明事项内容及办理要求。同时应将督办时间、事项主要内容、承办部门（承办人）、答复情况等做好记录，并根据情况适时向批办或交办的领导反馈；
3.2.2.2 现场督察
对于特别紧急的事项，人力资源部在明确内容和承办部门（承办人）后，去现场督促事项的执行和进展情况；
3.2.2.3 会议督查
对于跨度时间较长的事项，督办人在明确内容和承办部门（承办人）后，可以采取召开会议的形式了解事项进展情况；
3.2.2.4 发督办通知书
重点工作和短期内不能办结的重要事项应用发督办通知书的方式进行督办。督办通知书两份，一份送交承办部门，一份留存备查。短期内不能办结的重点工作，人力资源部应对承办部门办理情况进行追踪查办。
3.2.3 反馈办理情况
各部门接到督办通知书后，部门负责人指定专人具体办理，并将办理情况及时反馈；
3.2.4 办结
人力资源部接到承办部门反馈的办理情况后，收回督办通知书，并及时登记办结，同时将办结情况反馈下发专项督导任务的领导。
