在企業的日常管理中，會議是必不可少的環節。但是，對於開會的效果，管理者經常有這樣的煩惱：
- 會上大事小事事無鉅細的都安排了，但會後很多事情卻沒了迴音，石沉大海；
- 好多事安排了一遍又一遍，到了下次開會還是毫無進展；
- 底下詢問會上安排的事情，下屬都說在辦、很順利，為什麼到了最後驗收的時候卻是做的一塌糊塗；
- 會議各部門彙報工作都落實的很好，為什麼到了檢查工作的時候，問題卻一大堆。
- ……
這些都是很多企業在會議的後續處理中存在的問題。如何開好會和進行會議的事後督導，是整個會議的關鍵環節。今天我們一起來說一下：
一、高效會議的秘訣。
1、議題明確。一次會議，最好只有一個主題。主題越少，可以有效地集中時間和精力，集中有關人員，提高會議的效率。綜合性的會議，議題最好不要超過三個。議題越多，相關參會人就會越多，對議題的討論深度就會不夠，從而導致低下的效率和高昂的成本。
2、議程清晰。要有明確的議程及時間分配規則，方能有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。這裡要注意的是，議程安排上，不要領導先講話，先表態，避免有的人“話裡聽音”，拍馬屁，從而失去民主按領導意見辦，或不能集思廣益，積極發掘更多創意。
3、慎重選取參會人，不要一擁而上。會議的召開，並不是人越多越好。 人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結論，也不利於會議控制。因此，要本著“相關性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關的人參加，避免“陪綁”的現象。
4、指定主持人。無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。 會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。
5、做好會議記錄。參加會議的人大部分是隻記錄或記住自己所關心的內容，而不相關的內容則不怎麼關心。因此，為了能夠將參會者的發言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。
會議記錄的主要內容包括會議的全部要素（ 議題、議程、時間、地點、 參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會後的待完成事項，會議記錄要在會議結束後24小時內完成併發送到與會人員手中。
6、會議前要做好充分準備。會議是否能夠成功，有80%的原因在於是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。會議籌備人員不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視並確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知，並提醒與會人員應做好哪些準備。
7、會中做好控制。會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那麼會議中的領導者應及時提醒，以防會議脫離控制。
二、會議的督辦和落實。
領導開會的時候，會佈置很多工作。但是，作為領導，在管理上需要牽扯精力的事情又太多，不可能親力親為去檢查每一項工作的實施進度和結果。而這時候，作為承接領導意圖的督辦部門和人員就顯得特別重要了。那什麼事情需要督辦，如何督辦呢？這裡就需要一套完整的督辦體系來完成。
我們把會議督辦分為兩個階段進行：
第一階段：督導環節（以人力資源部負責督導為例）。
1、 人力資源部各會後要整理會議績效並下發給給部門，以便讓部門負責人清楚本部門被安排的重點工作事項，以便將事項的開展情況、存在的問題、困難、解決辦法及處理措施等及時彙報。
2、 人力資源部要根據事項安排的時間順序，制定事項督查計劃表。週中對各單位計劃執行情況進行督導，對執行不力的計劃內容應加以督導和考核；
3、 各部門在調整工作計劃、工作計劃不能執行或中途終止時，應及時反饋至人力資源部，並說明原因；
4、 人力資源部在周例會、月度經營分析會上通報各項重點工作完成情況及工作計劃考評結果；各部門通報近期工作中存在的問題和困難，及需要公司或其它部門協助、協調解決的事項。
第二階段：專項督辦環節
在常規的事項跟蹤後，對領導安排的重要事項、各部門重點整改的工作，要進行專項督辦。在這裡，我把給企業做的督辦制度給大家分享一下。通過制度的學習，如何督辦會非常清晰。
專項問題督辦管理制度
1 目的
為保證公司各項決策和工作部署得到落實，加強督辦工作，使之規範化、制度化、科學化，特制定本辦法。
2 適用範圍
本辦法適用於總經理以及公司各項經營會議安排的所有專項事務的督辦管理。
3 制度內容
3.1 事項的分類：
3.1.1 月度經營分析會、公司周例會形成的重要決議和事項；
3.1.2 總經理、XX副總現場辦公、檢查工作時佈置的重要事項；
3.1.3 公司領導批辦或交辦的其他專項事項。
3.2 工作程序
3.2.1 督辦事項的分工
人力資源部根據督辦事項的範圍和內容，確定事項承辦部門及配合部門；
3.2.2 確定督辦方式
人力資源部根據督辦事項的內容和要求，可以採取電話督辦、現場督查、會議督查或發督辦通知書（見附表）等方式進行督辦：
3.2.2.1 電話督辦
人力資源部在明確督辦事項的承辦部門（承辦人）後，用電話向承辦部門（承辦人）說明事項內容及辦理要求。同時應將督辦時間、事項主要內容、承辦部門（承辦人）、答覆情況等做好記錄，並根據情況適時向批辦或交辦的領導反饋；
3.2.2.2 現場督察
對於特別緊急的事項，人力資源部在明確內容和承辦部門（承辦人）後，去現場督促事項的執行和進展情況；
3.2.2.3 會議督查
對於跨度時間較長的事項，督辦人在明確內容和承辦部門（承辦人）後，可以採取召開會議的形式瞭解事項進展情況；
3.2.2.4 發督辦通知書
重點工作和短期內不能辦結的重要事項應用發督辦通知書的方式進行督辦。督辦通知書兩份，一份送交承辦部門，一份留存備查。短期內不能辦結的重點工作，人力資源部應對承辦部門辦理情況進行追蹤查辦。
3.2.3 反饋辦理情況
各部門接到督辦通知書後，部門負責人指定專人具體辦理，並將辦理情況及時反饋；
3.2.4 辦結
人力資源部接到承辦部門反饋的辦理情況後，收回督辦通知書，並及時登記辦結，同時將辦結情況反饋下發專項督導任務的領導。
