某局召開全市年度工作部署會議，由該局辦公室分管行政後勤事務的李副主任負責會議的組織籌備工作。會議的第二天上午，由局長作總結性發言。但就在會議開始前5分鐘，有關會議籌備人員才發現局長的講話稿還未送到。時間已經來不及了，局長只好登上發言席“即興”講話。
臺下，辦公室潘主任正在採取緊急措施，派人去取講話稿，並忍不住當眾批評了李副主任工作不細緻。李副主任解釋說：“我長期分管後勤，對會務和接待工作比較熟悉，文字工作不是我的特長。會議領導講話稿的起草、核定、印發工作始終由辦公室綜合科負責，而且由王副主任分管（因故出差），我不便過多參與。”
綜合科高科長趕緊承認失誤是他們造成的。原來，前一天晚上，綜合科的同志連夜修改局長審閱並提出意見的講話稿，再次送審後立即交付文印室打印。當時約定第二天一早來取，但具體負責的同志遺忘了此事。待講稿送到會場交付給局長時，會議已經進行15分鐘了。
工作中的失誤和差錯，有時是難免的，但是還是可以預防的。這次失誤，直接原因是綜合科具體辦事人員遺忘重大工作事項造成的。然而，負責會議全面組織工作的李副主任也具有不可推卸的責任。作為本次會議的主要負責人，他不能以自己只熟悉會務和接待工作為藉口，推脫事故責任。
既然自己受領了任務，就應當承擔起全面把關的責任，堅持底線思維，把工作考慮的更細緻一些，預防可能出現的各種失誤，防微杜漸、確保會議各個程序萬無一失。
假如在大會即將開始半小時前，李副主任召集、協調、督查會議各有關小組梳理各自的會議準備情況，就會發現領導的講話稿沒有送到會場，並及時採取措施，必然堵住了綜合科造成的重大漏洞。但是，李副主任履責不到位，因此有失察之過。
職場中，籌備會議是辦公室工作人員基本職責任務。現實工作中，百密一疏的突發事件經常發生。比如，忘記打印某某領導的桌籤、領導講話稿少了一頁、主席臺話筒忘記打開開關等等。但這些問題也是可以避免的，主要原因還是責任心的問題。
因此，會議籌備總負責人就顯得尤為重要和關鍵，不但要在會前拉好會議各項工作準備清單，將工作責任到人，更要堅持好會前半小時全面督查制度，才能有效避免工作失誤，提升會議質量。
【景苑二哥】
