寫郵件是英文學習中另一個挑戰，即使聽說讀寫都不算差，一旦開始用英文寫郵件還是有一絲不確定。
如果你使用不恰當或不正確的語言，不斷地在電子郵件中犯錯，你不僅不能使別人明白你的意思，更不會給讀者留下好的印象。今天的文章提供了不同類型的語言範例，你可以從中借鑑合適的表達。
1、GREETINGS問候語
正式：
Dear Sir or Madam,親愛的先生或女士，
To whom it may concern: (especially AmE)敬啟者：（特別是美式英語）
Dear Mr/ Ms Jones,尊敬的瓊斯先生/小姐，
Dear Dr Smith,親愛的史密斯博士，
注：一般不用收件人的名字（除姓氏之外）。用Miss或Mrs稱呼女人是不合適的，因為你不知道她是否結婚了。
非正式：
Hi Dennis,嗨，丹尼斯，
Hello Claire,你好，克萊爾，
Dear Mum,親愛的媽媽，
2、REASON FOR WRITING / REPLYING寫信/回覆的理由
正式：
I am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my booking/ to ask for further information about …
我寫信是為了預定/申請……的職位/確認我的預訂/詢問有關的進一步信息…
I am writing with regard to the sale of …/ to the complaint you made on 29th February
我寫的是關於...的銷售情況/2月29日你提出的投訴。
Thank you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the conference in Brussels.
感謝您2月29日關於...銷售/關於布魯塞爾會議的電子郵件。
半正式/非正式：
Just a quick note to invite you to…/ to tell you that…
只是一個簡短的便條邀請你/告訴你…
This is to invite you to join us for...
這是邀請你加入我們…
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
謝謝你的電子郵件，收到你的來信真是太好了。
3、OFFERING HELP / GIVING INFORMATION提供幫助/給出信息
正式：
We are happy to let you know that your article has been selected for publication.
我們很高興地通知您，您的文章已被選定出版。
I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels on 20 September 2014.
我們遺憾地通知您，由於天氣惡劣，演出取消了。
We are willing to arrange another meeting with the CEO.
我們願意與董事長再安排一次會晤。
We would be glad to send you another statement if necessary.
如有必要，我們將另發一份聲明。
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us.
如果您需要進一步的信息/幫助，請務必與我們聯繫。
非正式：
I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.)
對不起，我明天去不了。（我明天不能來。）
I’m happy to tell you that John and I are getting married next month.
我很高興地告訴你，約翰和我下個月就要結婚了。
Would you like me to come early and help you clear up the place?
你想讓我早點來幫你打掃這個地方嗎？
How about I come and help you out?
我來幫助你走出困境怎麼樣？
4、ENDING結束語
正式：
I look forward to hearing from you.我期待著你的回信。
I look forward to hearing when you are planning to visit our town.
我期待著收到你計劃訪問我們城鎮的回信。
非正式：
Hope to hear from you soon.希望很快收到你的來信。
I’m looking forward to seeing you.我盼望見到你。
CLOSING FORMULA落款
正式：
Yours faithfully, (when you start with Dear Sir/ Madam,)
您忠實的（當你開始於親愛的先生/女士，）
Yours sincerely, (when you start with the name e.g. Dear Ms Collins)
您真誠的（當你以名字開始，例如親愛的柯林斯女士）
Sincerely Yours, (AmE)謹上，（美式）
Sincerely, (AmE)真誠地，（美式）
Yours Truly, (AmE)敬上，（美式）
非正式：
Love,愛你的，
Thanks,感謝，
Take care,珍重，
Yours,你的，
Best regards, (semi-formal, also BR)祝你好運，（半正式，同樣適用於英式英語）
還有一點要記住的是，在正式信函中很少使用縮寫，所以記住寫全稱的“I do not”或“they cannot”，而不是縮寫的“I don’t”或“they can’t”等等。
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