作者|周洪濤
來源|精益管理人
全文總計2956字，需閱讀8分鐘，以下為正文：
關鍵詞：會議、沉悶、冗長、無錯
01
會議，在當下已經成了貶義詞，什麼該死的會議，垃圾會議，無聊的會議等等，彷彿成了過街老鼠，人人喊打！
會議之於組織，就像吃喝拉撒於人，是件非常稀鬆平常的事情！
作為一個組織的管理人員，如果說出“假如不用開會，我會更加熱愛我的工作”，就如同播音員說“假如不用背臺詞，我會更加喜歡我的工作”，如同運動員說“假如不用天天訓練，我會更加熱愛這項運動”等等，很荒唐，對嗎？
誠然，目前許多企業的會議召開形式和內容出現了一些問題，典型的現象有：冗長、沉悶、一言堂、發散、低效、不落地等等，這不是會議本身出了問題，而是會議召集的人或是企業導向出了問題，因此而錯殺會議，“會議”豈不冤枉？！
的確，目前花在會議上的時間大部分是被浪費了，但解決辦法不是停止開會，而是改善會議。
試問，一個沒有會議的組織又會變成怎樣？
如果一個管理團隊有8個人，本來大家一起45分鐘說清楚的事情，由於不開會，為了讓所有人信息同步，必須一對一溝通，這樣就需要有28個一對一的交流，這樣花去的時間會少嗎。
人們往往抱怨會議浪費的時間，但是從沒有人會統計一一私下找人交流所花費的時間，如果一對一拍板不下來，再來一個一對二，二對二......
恐怕到那時，人人都會懷念會議的好了。
02
目前會議普遍開得最大的問題：一是沉悶，大家提不起勁；二是冗長，且沒有效果。
所以必須對症下藥，尋根溯源，徹底解決其中真正存在的問題。
一、關於會議沉悶的問題
這是因為在這種會議上，缺乏各種有效衝突，言論往往被領導壓制了，即所謂的一言堂會議。
這屬於一個企業或組織的文化和價值觀問題，這個企業組織氛圍喜歡聽喜不聽憂，管理層沒有兼聽則明的胸懷。
不管是同級團隊，還是下屬成員，會議氛圍不允許讓每一個人暢所欲言的說出自己的真實想法。
當會場出現部下說出一些問題，對一些管理問題進行批判時，領導顯得很不耐煩，認為這不屬於他們的職責，他們不應該質疑上級的指令和規定。
領導不能真心站在對方角度、立場上認真傾聽，認為執行力第一，其餘其次。
員工是明白人，一看見領導嫌惡的表情和不痛不癢的話語，敢說的以後也不說了，想要說的也將意見悶在心裡不再表達，久而久之企業形成報喜不報憂的氛圍。
會議開到這份上，領導負有不可推卸的責任，因為他沒有想好好去挖掘同事們的一些好的想法，要麼領導怕衝突，避免緊張局面；要麼領導一言堂，認為自己能夠全控。
一個有價值的會議，一定是意見紛呈，爭論不斷，有水平的領導會恰如其分的引導和激發重要的、有建設性的理念衝突，這樣才能使與會者保持高度關注，最終才能導出更好的決策。
大家經常在電視中看到一場訴訟，雙方律師唇槍舌戰，交鋒異常激烈，但這卻是法官樂於看到的，因為只有這樣，才能不會放過一個細節和疏漏，最終的判決才會更加公正。
03
我們大家看到此景，也會報以會心的一笑，但是事情到了自己頭上，卻怎麼就走樣了呢。法官都不怕，一個組織的領導在怕什麼呢？
迴避值得爭論的議題和分歧，不但會使會議變得無聊，而且註定會使議題得不到有效解決，因為與會人，人人都沒有走心。
大家普遍都有沮喪感，這種情緒經常會在事後以無意義的私人矛盾或政治鬥爭的形式表現出來，有些東西，得學學大禹治水，宜疏不宜堵。
即使天天開會的政府、協會組織，也有做的好的。
唐朝有敢犯顏直諫的魏徵，唐太宗在魏徵死後曾說：夫以銅為鏡,可以正衣冠；以古為鏡,可以知興替；以人為鏡,可以明得失。
朕常保此三鏡,以防己過，今魏徵殂逝,遂亡一鏡矣!這句話充分表明了魏徵在領導唐太宗心目中的位置，實現貞觀之治也就不足為奇了。
大家在電視上應該經常看到英國議會上，首相發表言論時有時聽到臺下噓聲一片，議員們可以隨時、直接表達不滿的意見，也算是另一種形式的紅紅臉吧。
在追求卓越的過程中，遇到衝突很正常，爭論過程不是戰爭，其目標不是說服對方他錯你對，而是發掘事實。
這個過程中誰講話有權威不應當有長幼尊卑之分，而是看誰的邏輯站得住腳。
作為企業，如果任由問題迴避的負面情緒在組織中蔓延，導致組織退化和腐敗，難免讓人覺得這個企業的管理層有得過且過之嫌。
04
二、關於會議冗長的問題
這往往是會議的內容與形式發生了錯位。
會議從時間上劃分，有日會、週會、月會、季度會、年會等；
從形式上劃分，有當前事務會，有周策略會，有月戰略會，有季或年總結會；
從內容上劃分，有計劃會，有生產會，有營銷會，有質量會，有回款會，有經營分析會，有安全會，有培訓會，有預算會，有文體活動會等等。
會議召集者，想立即解決組織中存在的所有問題，他們在會議室，坐上2-3個小時甚至5-6個小時一一過堂，預算開支、庫存壓降、併購、供應商戰略、新客戶策略、激勵方案、品牌定位、項目計劃等。
不僅會議內容異常發散，而且與會者有可能一時收不住嘴，從戰略說到工序，從工裝治具說到併購，想法很好，不幸的是，這隻會讓會議變得低效冗長，所有人困在那裡，所有人都不滿意。
那將是一場災難，因為開會的成本極高，都是一幫頂尖薪酬者。
所以在日本、韓國一些企業，會議都會有一個會議主持人，他會適時又不失禮貌的中止一些發散者的話題，促進會議向正確的方向邁進。
物以類聚人以群分，會議也有它的一套規則，即會議內容和會議形式應該匹配，什麼會議說什麼事。
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第一是日溝通會，它溝通匯報的應是昨、今和明天的事情，譬如車間的班前會，大家站立一排，通報昨天發生的問題，安排今天的工作，預告明天的計劃，使大家信息同步，目標一致。
這種會議一般不超過10分鐘。
對於一些管理團隊，也可以借用這種站立通報的會議形式，每一個人最長60秒扼要通報今天的工作事項，沒有要說的不要說，不是每個人必須發言，會議整體時間嚴格控制在10分鐘以內，個別複雜事項會後單獨說，不要佔用其他人時間。
第二是周策略會，它溝通匯報的應是上週、本週和下週的事情，這個會議優先處理周事務，涉及中、長期戰略和不緊急事務可以安排在月度會議上討論。
周工作會議可以討論生產發貨情況，質量問題情況，對於快消行業，還要關注庫存、回款和物料供應情況等等。
會議時間最好控制在90-120分鐘內。
第三是月度戰略會，這個應該討論、決策中短期戰略層面上的事務。
譬如月度經營分析會，未來3個月產銷供協同會，資金需求預算會，營銷重大戰略會，新產品開發會等，討論的是重要而不緊急的事務，與週會議避開，是為了避免鳩佔鵲巢，兩種事務都討論，都決策不好。
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月度會議時間最好控制在3-4個小時內，每個議題安排不低於1個小時，3-4個議題，如果議題實在太多，也可以安排一整天討論、決策，重大問題要充分溝通好。
議題要提前發給與會者熟悉、思考，避免影響會議的有效性。
第四是季度總結會，有兩次與半年會、年度會自然重合。
在這種會議，以務虛為好，很多外企，將季度會議安排距離公司1個小時車程以外的酒店、會議中心召開，就是為了使大家放下手中繁瑣的日常事務，靜下心來說說自己工作上一些真實的想法和有建設性的建議，這種地方容易使人敞開心扉。
譬如檢討戰略，說說行業趨勢，談談核心員工培養和提拔，團隊建設，企業文化和價值觀教育等，什麼會議說什麼事。
會議時間最好控制在2天內，一般週五、六兩天，公私兼顧。
任何事物都是中性的，看你怎麼想？
即使垃圾，也是一種放錯了地方的資源。大自然創造萬事萬物，都是精心設計好的，沒有一項是多餘的。
會議，在今天日益變成一個貶義詞的當下，有必要為它正正名，會議本無錯，在乎採用人。
