為使醫院的科研經費管理規範化和精細化，提高科研經費信息化管理水平，北京東軟望海科技有限公司結合天津市人民醫院的實際需求，協助醫院聯合設計開發了一套科研經費管理系統。相關文章刊載如下：
天津市人民醫院科技信息處 李笑迎 劉群
[摘 要] 科研經費管理是醫院管理中重要的組成部分，對科研經費進行規範有效的管理，保障科研經費做到合理支出、高效利用一直困擾著科研管理人員，現在大部分醫院的科研經費管理缺乏信息化手段，工作效率低。本文從醫院的科研經費信息化管理現狀著手，分析了醫院科研經費信息化管理建設中存在問題，以及科研經費信息化管理的必要性、流程結構等，並介紹了我院在改變傳統的科研經費管理方式的基礎上，實行科研經費信息化流程管理所取得的成效及體會。
[關鍵詞] 綜合性醫院；科研經費；信息化管理；管理模式
Abstract: The management of scientific research funds is an important part of hospital management. The scientific research fund should be regulated and effectively managed, and the scientific research and management personnel should be kept in an effective and efficient way. Nowadays, most hospitals lack the means of informationization, so the work efficiency is low. Start from the present situation of scientific research information management of hospital, this paper analyzed the problems in the construction of hospital information management system of scientific research funds, and the necessity of scientific research information management, process, structure, etc. Meanwhile, our changing traditional way of scientific research funds management, the results and experience of implementing the informationization process management of scientific research funds were introduced.
Key words: general hospital; scientific research funds; information management; management model
引言
科研經費是醫院開展科學研究的重要條件，是科研活動賴以進行的物質基礎之一。隨著醫院科研水平的不斷提高，科研經費來源渠道增多，且呈現出多層次、多樣化的趨勢，科研項目和科研經費總量在不斷增加。隨著醫院網絡信息化技術的不斷髮展以及科研項目總量逐年增加，傳統半手工的管理方式已經很難適應醫院信息化科研管理工作的要求，如何有效發揮科研管理部門的職能，使有限的科研經費，得到充分有效的利用，建立科學、規範、系統地科研經費管理體系，以信息化手段實現科研經費管理，充分提高其使用效益，促進科研工作健康有序的發展，顯得尤為重要。
1.醫院科研經費信息化管理現狀
目前，國內的三級醫院基本都已建立了不同層次、不同規模的醫院信息系統，醫院硬件設備和網絡建設也初具規模。科研管理工作過程中雖然也運用了計算機、互聯網等先進設備，但僅限於文字處理、網上數據統計和資料查詢。也有不少醫院的科研管理部門先後購買或研發了科研管理系統軟件，但基本上只是對某一方面管理內容進行計算機輔助管理（如科研項目管理、科研統計等），其作用的發揮十分有限 [1]。
隨著國家的科研經費投入不斷加大，醫院科研項目逐年增多，科研經費來源渠道呈多元化，增加了課題項目預算管理的複雜性 [2]。以我院為例在科研經費管理上，即採用給每個科研項目建立經費本，由課題組成員持經費本進行報賬。報賬過程往往要走很長的簽字審批流程，影響經費使用效率。這樣的經費管理模式基本依賴於傳統的人工操作，輔之以各種手工記錄的 Excel 電子表格，要進行反覆的核對、溝通，效率較低，且監督管理相當困難 [3]。
醫院為了調動科研人員的積極性，在科研經費到帳後，不提取課題管理費，直接為課題負責人建立個人專戶。而沒有將科研所用房屋、儀器設備、水、電、固定資產、科研人員的工資、獎金等計入科研成本，使得科研經費在核算中缺少詳細、準確和完整的成本核算。多數課題負責人認為經費的使用權在於自己，可以隨意支配，往往會將日常財務管理中不能報銷的費用納入經費列支，失去了科研經費支出的嚴謹性，不能更好的發揮科研經費應有的作用[4]。
部分醫院的科研經費管理系統信息化建設不夠完善，經費管理等還停留在半手工狀態，科研經費的預算支出與經費資金實際到位及入賬時間脫節，從而造成項目管理與經費管理脫節。加之科研管理部門、財務部門及課題負責人三者之間缺乏一個有效而快速的溝通渠道，往往會導致科研經費雖已到帳，資金在財務部門滯留時間過長，但遲遲沒人認領，科研人員與經費管理人員的信息不對稱，科研經費在使用過程中缺乏正確的信息指導，使科研經費長期沉澱，經費使用效率不高，不利於醫院科研管理部門對科研經費的有效管理與監督 [5]。
如何對醫院科研經費進行科學規範地管理，確保科研經費合理、高效使用，已成為科研管理部門亟待解決的問題。充分利用現代信息技術搭建科研經費管理信息化網絡平臺，以信息化手段，助推科研經費管理，充分提高其使用效益，已是科研經費管理的一個重要手段 [6]。
2. 科研經費管理平臺的架構及操作流程
我院是一所集醫療、科研、教學及康復為一體的大型綜合性三級甲等醫院，是天津市醫學中心之一，編制床位 2000 張。擁有 59 個臨床醫技科室，建築面積 14 萬平方米，出院人數近5 萬人次，年手術例數2.5 萬例。僅2010~2015 年，我院科研人員共承擔各級各類科研課題 98 項，獲得科研經費資助共 594.20 萬元。科研經費呈不斷增長趨勢，經費來源渠道呈多層次、多元化的局面，為使我院的科研經費管理規範化和精細化，提高科研經費信息化管理水平，我院科研管理部門與財務部門在北京東軟望海科技有限公司的協助下，聯合設計開發了一套科研經費管理系統。
我院的科研經費信息化管理的平臺是以計算機技術、財務數據及分析技術和現代管理科學為基礎，建立大容量數據庫，對相關科研經費的業務信息進行數據處理，便於信息資源共享及交流，為醫院領導、各職能部門和相關科研人員提供完整、準確、及時、適用的科研經費管理信息（圖 1）。
圖1 科研經費管理架構
系統採用基於 J2EE 架構，引入 Web 2.0 技術理念，採用 DHTML、Ajax 等技術實現手段，為使用者提供優秀的界面操作體驗；各個子系統以擴展應用組件的形態，以插拔的方式集成在 H-ERP 基礎平臺之上，實現系統的靈活擴展性；支持各種大型數據庫管理系統，如 Oracle、IBM DB2、MS SQL Server 等，實現業務數據庫與統計分析數據庫分離。
各模塊的功能設計針對醫院科研項目的立項、審核、中止、結題以及項目收入的確認、預算的編制、報銷申請及支付進行全過程信息化管理，並與財務處核算等系統實現一體化業務整合，進一步提高醫院精細化管理水平（圖 2）。
圖2 科研經費管理系統操作流程
2.1 項目管理
科研項目中標後，科研管理部門和財務部門嚴格按照項目任務合同書中的經費預算，將項目的總金額和經費支出科目預算金額分門別類錄入科研經費管理信息系統；預算的審核由科技信息處和財務處共同完成；項目的錄入可以由科技處或項目負責人來創建，最後由科技處來審核確認。項目負責人和科研管理部門按照外撥和配套查詢項目的執行進度，以及項目餘額。根據課題級別、來源和起止時間等可通過系統進行查詢；查詢功能將作為科研管理部門及時瞭解各個科研項目的進度及經費使用情況，也可以通過科室、時間、項目類別、經費類別等對全院經費進行查詢和管理，隨時對信息進行彙總、統計，為日常的科研管理工作服務（圖 3）[7]。
圖3 科研項目管理界面
2.2 經費預算管理
由於經費的來源不同，各個基金的預算分類不同。系統中將經費預算按每個基金的不同經費分類進行錄入，將每一類經費的預算分類列表，限定每類預算，使支出有據可依。系統還特別設置新增基金經費分類預算的功能，由科研管理人員根據新的基金進行預算的設定，並可對支出項目的預算金額可以進行微調，既保證了科研經費使用的原則性，又具有一定的靈活性。但總的預算金額，必須等於財務的憑證金額，待該預算審核通過之後才能進行報銷請款，基本實現了以預算為基準的經費管控，使得科研經費的每一類、每一筆的報銷都能有效控制在預算的範圍以內（圖 4）。
圖4 預算編制管理界面
系統還可對在研課題根據配套金額、支出項目設置的比例對該項目按資金來源進行預算配套。系統還可以查詢課題經費的分類、使用和結餘情況，方便項目負責人及時掌握課題經費的使用進度，做好中期彙報等；還方便了科技信息處和財務處掌握結題後課題經費的結餘情況，項目一旦中止，該項目將不能進行請款操作。提示科研管理部門應及時地管理好結餘經費，使其得到更充分的利用。
2.3 報銷管理
主要實現對科研經費的報銷、審核、支付進行全過程跟蹤。根據支付單據生成會計憑證。課題負責人可以根據項目任務書的預算和進展的實時需要隨時提交報銷申請，系統可同時顯示項目預算的餘額，課題負責人可以對本項目經費進行更好的更合理的分配，並將需要報銷的申請提交科研管理部門和醫院主管領導進行再次審核，最後財務處進行最終審核並執行（圖 5）。
報銷支付，財務處對報銷審核後的單據按照控制模式進行支付，系統將自動生成財務憑證（圖 6）。
在科研項目經費管理中，管理部門嚴格按照國家及省、市科委、市衛計委的經費使用規定，結合我院實際情況，並嚴格依照任務合同書及各級課題經費使用管理辦法的規定審核支出項目，確保每一項科研經費合理支出。如果項目經費支出超出預算時，系統將提示“餘額不足”無法支出，通過系統規範了項目經費的支出範圍和比例，大大減少了項目負責人對經費使用的盲目性，科研管理部門、財務部門和項目負責人可隨時查詢項目報銷和每筆經費支出情況，及時調整各類經費的使用情況，促進科研經費管理的透明化、科學化，最大程度發揮了科研經費的使用效益和效率 [8]。為更好方便臨床科研人員隨時隨地的查閱到項目經費的預算和使用情況，可以開通手機客戶終端，也能及時收到系統中發佈的信息。
圖5 報銷管理界面
圖6 報銷支付界面
3.醫院科研經費信息化管理實踐
藉助科研管理信息系統實現科研經費的信息化管理，經過一年多的使用，有以下幾個方面體會。
（1）系統界面友好，可隨時瀏覽。科研管理部門可通過院內網絡系統隨時查詢和跟蹤每項課題經費的使用情況，及時瞭解已出現的或容易出現的問題，及時與課題負責人溝通並加以糾正，加強對經費的監督控制和評價。課題負責人可通過個人的權限在系統上直觀和具體的看到自己的科研經費使用和結餘情況，做到心中有數。
（2）實現科研經費內部控制。通過系統的預警機制，嚴格核定科研經費的開支項目、開支範圍和開支比例，避免了科研經費報銷中的違規情況，使得科研經費的支出結構更加符合國家、省市管理部門的要求和政策 [9]。
（3）建立了各部門間的溝通渠道。項目負責人、科研和財務部門都是相對獨立的，各自在其職責範圍內承擔著對科研經費的管理，項目負責人編寫項目經費預算，科研部門負責項目立項和經費的審批，財務部門負責財務收支審核。在傳統的管理模式下，我院科研管理部門通過課題經費本對科研經費進行管理，而財務部門則是通過國家和醫院的財務收支制度對經費支出進行審核，由於項目逐年增多，又缺乏及時溝通的渠道等原因造成兩個部門之間數據的不符。科研經費管理系統的使用不僅減少了財務人員繁瑣的手工操作，保證了財務數據錄入的可靠性，而且實現了項目負責人、科研和財務部門之間有效及時的溝通，確保了數據的一致性。
（4）實時彙總，方便科研統計。通過系統的統計功能，科研管理部門可隨時根據統計報表的需要對科研經費使用情況進行審計、彙總，實現了對各個支出科目的實時統計。由於該系統處理的數據量大，提供的信息迅速且準確，節省了大量人力、物力和財力，提高了工作效率 [10]。
4.科研經費信息化管理的應用效果
藉助科研經費信息化管理系統，我院初步實現了對科研經費的信息化管理，加強了科研經費的內部控制，強化了科研經費的日常支出管理，有效地提高了經費使用和管理的效率。
（1）進一步強化了科研經費的預算意識。按審核的預算使用經費，實現實時的預算管理模式，能使各個部門及時發現偏差，實現了以預算為基準的經費管控，使得科研經費的每一類、每一筆的報銷都能有效控制在預算的範圍以內，以保證項目整體預算目標的按時完成。
（2）依託信息平臺，提高科研經費的管理效率。科研經費管理系統的使用，實現了課題組、科研部門、財務部門之間的在線實時辦公，使部門之間能夠更好地協調與溝通 [11]。使課題組人員及經費管理人員能夠更好地控制經費的使用，避免分類超支等不合理現象，使每筆經費在使用過程中更為透明公開，有效杜絕了財務手工記帳的錯誤，也使課題組、科研管理部門和財務部門 3 方得以共同監督的使用情況，有效地提高了經費使用和管理的效率 [12]。
（3）進一步完善了科研經費的控制體系。科研人員通過科研經費管理系統，可隨時查詢項目經費使用和結餘情況、科研管理部門依據任務合同書和經費管理辦法對受資助項目支出科目 ( 包括業務經費、國際合作與交流經費、勞務費等 ) 按照一定比例設限，使課題經費的使用只能在此範圍內開支，科研經費管理系統的應用進一步規範了項目經費的支出範圍和比例，初步實現了科研經費進行實時監控，有效避免此項費用的超支問題 [13-14]。
（4）系統建設中需進一步完善的問題。科研經費管理系統建設不僅是建設一套滿足日常工作需要，方便快捷的管理系統。從科研管理的角度，我院現有科研管理系統功能覆蓋面有限，需要進一步拓展。如科研經費核算仍處於收支核算階段，尚未開展科研項目的成本核算，也未能實行科研項目的績效評價等 [15-16]，所有這些，都有待今後，我們將結合科研管理的工作實際，拓寬管理系統的功能，將醫院的相關成果、論文、專利等信息錄入其中，以完成科研管理的全面信息化，實現更高層次的科研管理，以提升我們的科研管理水平。
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