鑑於目前新型冠狀病毒肺炎疫情防控的嚴峻性，多個省市已出臺各類延遲復工、復課的規定。同時，有條件的企事業單位出於安全考慮，也鼓勵員工通過遠程工作模式開展日常的生產經營。事實上，遠程辦公並不是一個新鮮的概念，在過去的二十多年間，隨著互聯網的發展，各類在線應用日益豐富，電子郵件、即時通訊工具的普及使得每個人的日常工作早已離不開遠程的信息交互。
在日常工作生活以外，信息技術的應用也早已進入公司治理的範疇。其中，上市公司的各項公司治理制度在新技術下的創新與實踐最為典型，如電子公告、在線股東大會、網上表決機制等。伴隨相應技術手段的應用，配套的法律法規也隨之不斷完善。《上市公司信息披露管理辦法》規定，信息披露義務人應在中國證券監督管理委員會指定的媒體發佈信息披露的公告——指定媒體中包含證券交易所官方網站和巨潮資訊網等網站。另外，《中華人民共和國電子簽名法》（以下簡稱《電子簽名法》）、《上市公司股東大會規則》對於在線股東大會的召開和在線表決提供了相應的法律依據。
與制度完備、監管嚴格的證券市場相比，中小企業在公司治理層面或多或少存在各類合規問題。在遠程辦公場景下，主要的信息交互通過線上方式解決，傳統公司治理中存在的問題同樣會產生甚至被放大。考慮到公司治理的具體載體為各類決議和協議，達成決議和協議的實現方式主要為各類公司會議（如股東會會議、董事會會議、監事會會議、管理層會議等），筆者將以最為常見且程序上較為典型的有限責任公司股東會會議為例，從遠程辦公場景下會議的通知、召開、表決、文件簽署等階段著手分析相應的法律風險，並提出操作建議。
一、 遠程在線會議召開方式的法律可行性
《中華人民共和國公司法》（簡稱《公司法》）第四十一條對於股東會會議的通知方式做了概括性的規定：“召開股東會會議，應當於會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規定或者全體股東另有約定的除外。……”也就是說，《公司法》對於通知時間做了限定，但對於通知的方式，並未做出限制，而是將相關事項留給了公司章程規定。除上市公司有較為嚴格的會議舉行方式的限定外，對於一般的股份公司和有限責任公司，法律並不限制採用何種方式進行會議通知，也並不限制開會的方式。
對於《公司法》所規定的股東會會議召開方式，在理解上存在爭議的是第四十一條第二款規定的“股東會應當對所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的股東應當在會議記錄上簽名”，其中“出席”是否意味著股東需要到現場方可開會？筆者認為，“出席”這一詞彙在當前信息技術高度發達的社會環境下，其詞義已經脫離了“到達某個物理場所”的狹義理解，而是意味著股東有機會即時、同步獲取會議的全部信息，如在會議舉行的同時可以聽到會議主持人的講話或觀看其會議視頻，並有機會參與會議討論和發言。
有限責任公司具有一定的人合性，將遠程參會視為“出席”會議，以信息技術給予股東參與會議過程的機會，正是有限責任公司人合性的體現，與《公司法》的立法精神也是一致的。
二、 遠程在線會議的通知問題
1、通知方式
遠程會議的通知方式與現場會議類似，以公司章程的規定為準。考慮到股東會屬於公司治理過程中的重要事項，且股東會決議等文件具有一定的要式性，因此，遠程會議的通知方式宜採取書面方式。根據我國現行的法律法規，書面方式既包括傳統的EMS或掛號信方式，也包括以數據電文方式的送達。
（1）傳統書面方式
如果公司章程沒有明確規定書面通知的遞送方式，則可以選擇採用EMS或者掛號信等易於留痕的方式實現對股東的通知。召集人或負責通知的人員應注意通知對象地址的確認及送達結果的存證，防範因未能規範履行通知義務而導致的股東會程序瑕疵及法律後果。傳統的遞送方式固然可以起到書面通知的作用，但在遠程會議的場景下，此類方式存在成本高、物流遞送延誤等不確定因素。
（2）以數據電文方式通知
雖然《公司法》並未明確規定數據電文通知的效力，但《電子簽名法》第四條明確規定“能夠有形地表現所載內容，並可以隨時調取查用的數據電文，視為符合法律、法規要求的書面形式。”據此，以符合要求的數據電文作為遠程會議的通知方式，同樣可以達到書面通知的效果。筆者認為，數據電文方式的通知可以有不同的載體，如電子郵箱、OA系統以及微信等即時通信工具。
以電子郵箱方式通知的，應確認該股東電子郵箱的真實性及可使用性，建議優先採用公司統一分配的工作郵箱。若無統一的工作郵箱，記載於公司通訊錄中的電子郵箱也可以作為送達地址，必要的話應與通知對象事先確認。同時，筆者建議開啟郵箱的回執功能，以便了解對方的收件狀態，並注意保存對方已收到並閱讀郵件的證據。
此外，若公司有現成的OA系統或類似的內部平臺，建議可在內部公告相應的通知內容。針對當前常用的微信等即時通訊工具，可作為輔助通知手段加以運用，但考慮到其信息存儲的時效性及通知對象身份的不確定性，不建議作為唯一的通知方式。
2、關於遠程會議的通知時間
根據《公司法》第四十一條的規定，關於股東會會議通知時間的要求以公司章程規定或全體股東約定為主，以法定的十五日為輔。考慮到複雜多變的外部環境和部分決策的緊迫性，若公司章程無明確規定且又無法滿足提前十五日通知的情況下，筆者建議可在通知內容中增加關於股東會時間及召開程序的確認函，以此獲得全體股東的同意，或者專門就會議提前通知期以電子文件方式進行豁免，防止由於臨時通知造成的程序風險。
3、通知內容
傳統的現場股東會會議通知的內容包括：會議時間、地點、參會人員名單、會議審議事項及相關文件、會務聯繫人姓名及聯繫方式等。遠程辦公場景下，會議主要以音視頻會議等方式進行，筆者建議在會議通知中加入關於線上接入會議的方法、渠道的說明，會議中的溝通、表決的方式及會後文件電子簽章與存證的說明，並以確認函的形式獲取通知對象的同意——考慮到絕大多數公司章程中並未對於遠程會議的議事規則、表決程序、電子簽章等進行規定，在會議通知階段取得與會者的書面同意就顯得非常重要，此舉可填補公司章程中有關規定的空白，最大限度降低程序風險。
三、 遠程會議組織與記錄
1、遠程會議組織的法律規定
如前文所述，有限責任公司的公司治理制度體現了更多的人合性，人合性包括公司股東之間的契約自治性。以會議組織為例，《公司法》第四十三條明確了會議的議事方式以公司章程規定為準。所謂“議事方式”，指公司以什麼方式就公司的重大問題進行討論並做出決議——會議的組織形式自然屬於“議事方式”的一部分，屬於股東之間的意思自治範疇。另外，《公司法》第三十七條還規定了無須召開股東會會議的特定情形。舉輕以明重，股東之間達成一致，通過遠程會議模式召開股東會，只要公司章程沒有障礙條款，是完全合法合規的選擇。
在遠程模式下召開會議，一般採用音視頻會議的形式。不同於上市公司股東大會的規定，有限責任公司股東會無需設立專門的會議現場，在公司章程規定允許的範圍內，由各個股東獨立接入的純遠程會議模式在司法實踐中已得到認可。
2、電子化記錄的法律效力
《公司法》第四十一條第二款規定了會議記錄及簽署的要求。遠程會議的會議記錄，採用電子化是應有之義，且又以音視頻記錄和電子文本記錄的方式為主。《中華人民共和國民事訴訟法》第六十三條明確，視聽資料和電子數據是民事訴訟中合法的證據類型，位列。根據《最高人民法院關於民事訴訟證據的若干規定》（以下簡稱《民事證據規定》），電子數據是以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息，音視頻文件和電子文檔位列其中。可見，若公司章程沒有規定的情形下，選擇安全有效的電子化會議記錄，其效力與現場書面記錄並無二致。
3、會議記錄的存證
根據《民事證據規定》，在訴訟中當事人出具音視頻證據，需提供原始載體，以排除證據被汙染或真實性無法驗證的可能。筆者建議，遠程會議模式中應當全程錄音錄像，且以擁有云空間存儲功能的軟件為首選，相關的錄音錄像生成後即可保存在雲空間中，受汙染或篡改的可能性大大降低。且一旦發生糾紛，可當庭登錄雲空間下載或播放。值得注意的是，若公司採購外部的雲空間服務，還需注意雲空間的存儲容量和使用期限，避免證據的失效。當然，也可以選擇本地存儲類型的錄音硬件作為會議記錄的載體，但需妥善保管軟硬件設備或儲存載體，保存生成的音視頻原始文件，不得對原始文件進行移動、修改、重命名等操作。一旦發生案件，相關設備和儲存載體需當庭出示以供查驗。
以電子文檔形式生成的會議記錄，依據《電子簽名法》和《民事證據規定》的要求，同樣需保證內容的真實性、完整性以及原件形式的合法性，這樣在發生爭議時才能作為有效的證據。
四、 股東出席與議案表決
1、相關的法律規定
《公司法》關於股東出席的方式並無強制性規定。如前文所述，遠程會議模式下股東對會議信息的接受以及意見的反饋，在本質上與現場會議相同，距離間隔不妨礙股東“出席”的合法有效性。同理，關於表決程序，《公司法》第四十三條也賦予公司章程較大的規定權限。
除《公司法》外，《最高人民法院關於適用〈中華人民共和國公司法〉若干問題的規定（四）》就股東會、董事會決議不成立或可撤銷的情形進行了更為詳細的規定。其中，股東出席人數或出席股東持有的表決權不符合公司章程規定，在此情形下形成的股東會決議有一定可能被認定為不成立。另外，與股份有限公司不同，有限責任公司股東是否可以授權他人出席股東會並代為表決，在《公司法》及相關司法解釋中並無明確規定，其合法性理還應根據公司章程的規定判斷。所以，確定股東出席人數及核驗出席人員身份是確保會議成果合法有效的重要環節之一。
2、身份核驗
在遠程會議模式下，出席人員的人數和身份的核驗與一般的現場會議並無二致，只需根據與會人員上線情況一一核實，會後妥善保存音視頻資料以備查驗即可。需注意，若股東為法人，則代表股東出席股東會的人員還需提交股東的授權文件及個人的身份證明等必要的材料。涉及委託授權的與會人員可在會前以電子郵件等形式向召集人或公司股東會提交上述材料的電子版，並同時向召集人或會務人員以EMS等途徑寄送紙質原件。同樣的，電子郵件與紙質文件的流轉記錄應當妥善保存備查。
3、在線表決
表決程序包括表決規則和表決方式。遠程會議模式下，表決規則與一般現場會議並無區別，除了公司法第十六條、第四十三條等特殊事項的表決規則外，其餘事項的表決規則以公司章程規定為準。表決方式應以會議通知內容為準，會上表決與會後書面表決皆可。前者的過程與結果可通過音視頻和會議記錄這兩類證據予以固定，後者則類似書面通知，由與會股東通過可靠的書面渠道或數據電文傳達對議案的觀點。
五、 重要文件的簽署
1、電子化簽署的法律效力
《電子簽名法》第二條規定，所謂電子簽名，是指數據電文中以電子形式所含、所附用於識別簽名人身份並表明簽名人認可其中內容的數據。該法第十四條同時規定，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。由此觀之，電子簽名與手工簽名、實體用印作為法律文件的確認形式，在法律效力上並無不同。當然，考慮到本文討論的是公司治理中的重要文件的簽署，在《公司法》允許意思自治的前提下，決定是否可以採用電子簽名仍應遵循一定的程序。
2、會議記錄的簽署
《公司法》第四十一條對於股東會會議記錄與與會人員的簽署有著明確的要求。以音視頻會議形式召開股東會並全程錄音錄像的，筆者認為可相應簡化書面記錄的要求，以共享音視頻文件的方式（譬如通過電子郵件方式提供雲盤訪問鏈接等）完成對會議記錄的分發。若會議議程較多或與會股東存在重要分歧的，建議由會議召集人或會務人員根據會議內容整理成限制修訂的電子文檔，並通過公司內部的OA系統進行流轉簽署（或以公共電子簽名平臺/第三方電子合同服務平臺的模式，具體詳見下文）。
3、股東會決議的簽署
股東會決議是股東會就審議事項通過的議案，系會議成果的書面固化，在各類民商事案件中都作為重要的書證而存在。遠程會議模式下，股東會決議一般以電子文檔形式生成並向與會股東分發。該電子文檔由與會股東進行有效地電子簽章以及可靠地存證並送達與會股東，是確保會議成果合法有效的關鍵環節。
針對以電子簽名方式簽署股東會決議的法律效力，需結合《電子簽名法》判斷。該法第三條第一款明確，當事人“可以約定”使用或不使用電子簽名。言下之意，即當事人在沒有約定的情況下可以拒絕選擇電子簽名——鑑於多數企業公司章程中關於電子簽章的效力並無明確規定，直接通知使用電子簽章的方式簽署決議或將導致一定程序瑕疵。如前文所述，筆者建議在會議的召集和通知環節中加入關於重要文件適用電子簽章、在線存證等技術手段的說明，並取得與會股東的確認。
就文件電子簽署的方式而言，公司內部的OA系統或類似的內部辦公平臺在股東的身份核實、流轉簽署的安全和效率上都具備一定的優勢，但是中小企業並非都具備相應的軟硬件條件。筆者認為要滿足《電子簽名法》第十四條提出的可靠性要求，當下有兩種主流選項：一是利用政府提供的電子簽章平臺，如上海市政府“一網通辦”平臺下的電子印章公共服務平臺（具體使用方式和法律分析詳見《電子印章的效力和使用風險分析》一文，2019年4月23日錦天城律師事務所官微），相關平臺解決了電子簽章的身份識別與時間認證問題，但需要股東會成員自行流轉簽署以及安排線上存證；二是藉助當前市面上知名的、資質較為齊全的電子合同服務平臺，利用此類平臺與認證機構（包括證書認證中心CA和註冊認證中心RA）和時間戳服務中心的交互、以及其與雲空間服務功能的良好集成，完成包括簽署人的身份認證、生成時間戳、電子簽章和在線存證等一整套決議簽署流程。
完成簽署後，決議的電子副本應及時通過有效的電子送達方式提供給所有股東，具體電子送達的措施及注意事項與會議通知相同，此處就不再贅述。
筆者建議，企業在選擇電子合同服務平臺時，應當關注平臺資質是否齊全，並綜合考慮安全性、合規性和經濟性的需求，選擇適合自身的產品。
總結
在疫情仍將持續的情況下，遠程工作模式不僅將成為許多公司“三會一層”有效運作及形成決策的解決方式，在內控合規、交易管理、考核激勵等方面也將逐步具備適用條件。在運用技術解決疫情帶來的困難的同時，企業的所有者和管理者也應當清晰地認識到適用技術時應當防範的法律風險，使技術更好地助力企業的發展。
（本文作者：吳衛明博士（錦天城律師事務所高級合夥人）、張成器（錦天城律師事務所律師））
