ERP的主要作用是对企业信息的整合，而承载企业信息的主要是各种各样的数据。所以,就ERP的项目实施来说，基础数据的收集其实是前期难度非常大的一个工作。
之所以基础数据的收集难度大，原因有三：
一是因为这些基础数据涉及面太广。从大方面来说，包括生产信息、财务信息、供应商客户信息等等，这其中包含的信息数不胜数，而且有些信息不常被关注到，非常不好收集。
二是因为收集基础数据工作量非常大。各类型信息的记录数少则个位数，多则上万，每条记录所包含的字段又可多达上百个，那么对应出现的组合情况（就是两者的乘积）就非常恐怖了，在ERP实施中造成项目延期的原因中有90％来自于基础数据整理。
三是要保证收集数据的正确性。只有数据正确才能保证后续ERP的正常运行。如果其中任何一个数据与实际不符，计划结果就将没有任何指导意义。
正是因为这些原因，才使得基础数据的收集成为了ERP实施的重中之重。
为了帮助企业更有效地实施ERP，下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。
第一步：确定工作范围
首先根据ERP项目范围确定需要准备哪些数据，然后确定所涉及到的部门和人员配备，进而确定工作计划，这些工作需要多个部门和多人员相互配合，必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。
第二步：建立必要的编码原则
ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，这可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿了以后的查询和应用。
建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据库确定了可以识别数据的唯一标识方法。
很多企业就在实施阶段不注重编码原则的确立,导致最后编码规则重复出现问题。
第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息等基本信息。
这些数据会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利用较少的时间和人力完成。
如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折扣。
第四步：BOM结构的确定
如果企业应用到生产系统、生产计划，BOM（物料清单）就是前期必须收集的基础数据。
在ERP系统中，如果要正确地计算出物料需求数量和时间，必须有一个准确而完整的产品结构表，来反映生产产品与其组件的数量和从属关系。
在家具生产中更是如此，物料清单可以反映出生产家具需要的组件的数量和从属关系，在所有数据中，物料清单的影响面最大，对它的准确性要求也相当高。
第五步：将离散数据从不同部门集中
在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。
在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。
在工作中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。为了保证工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。
同时，将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交接时做好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数据丢失。
第六步：数据检查
1.完整性检查：完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较。
2.正确性检查：正确性的范围很广，这里不做一一说明，可以由企业自己根据需要制定检查原则。
3.唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。
同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝，这种错误ERP软件是发现不了的，必须利用人工查找，否则在上线后会发生多个账务错误。
第七步：将数据录入软件系统
录入前应该将基础数据原始档案归档，对于以电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是书面材料，应该将其保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。
第八步：系统核检
完成录入工作后仍然不能彻底放松，必须再次检查，此时最好的方法是利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中做一遍，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。
ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身，按照这个流程，基础数据收集的时间将会被缩短，而且收集过程中的错误也会大大减少，制定严密的计划，并合理组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。
