九個外貿非常實用的溝通小話術

想做好外貿工作，溝通一直是重中之重，為大家整理的幾點溝通可能用到的小話術，希望能為更多的人帶來一些幫助。

一

向溝通對手錶示善意與歡迎

溝通的氛圍很重要，面對客戶，應當儘可能地方便對方，表示出自己的善意和誠意，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。假如你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything .”(我會安排一切。)不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

二

準備材料必須充實完備

具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說"We have a pamphlet in English．"(我們有英文的小冊子。)或"Please take this as a sample."(請將這個拿去當樣品。)的時候，一定更有興趣，進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料蒐集得全面，有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

三

要有解決問題的誠意

當客戶向你抱怨時，你應該做的不僅是安撫，而是解決問題的辦法和誠意。你的一句“Please tell me about it”(請告訴我這件事的情況。)或“I'm sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我為我的錯誤感到抱歉，並向您保證，我會盡全力處理此事。)令對方覺得你有責任感，也會恢復對你的信任。

四

隨時確認重要的細節

在外貿談判中，牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了要用口頭複述加以確認外，在合約擬好後，一定要詳細地過目一遍。發現疑點，應立刻詢問對方 “Is this what we decided?”(這是我們說定的嗎？)如果合約內容有了較大偏差，就應告訴對方“I’ll have to return this contract to you unsigned."(我得將這份合約退還給你，不能簽名。)以示抗議。任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決不可含糊。

五

聽不懂對方所說的話時，務必請他重複

英語不是我們的母語，聽不懂的情況時有發生。聽不懂又裝懂，後患無窮。其實請人家重複或再講清楚一點並不難，你只要說”Would you mind repeating it?"(您介意再講一遍嗎？)，相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那麼仍然要用這個老方法：“Could you explain it more precisely?”(您能解釋得更明白一點嗎？)

六

說“不”的技巧

在商務溝通該拒絕的時候，就應該斬釘截鐵地說“No．”拐彎抹角地用“That’s difficult"(那很困難。)或“Yes,but..."(好是好，可是…)來搪塞，會令對方覺得你答應得不夠乾脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說 “No，but…”對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談談。這個時候，你因為已先用“No”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。

七

不浪費溝通對手的時間

在溝通開始以前，最好事先確定溝通對手的日程安排，並儘量配合。

當你和客戶談好了一切細節以後，你對他說“I’ll have my secretary type the contract for you to sign at once,then I’ll drive you to the airport for your flight at 7:00.(我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然後，我開車送您去機場搭七點鐘的飛機。)想必他一定會感激你的周到細心，因此也會採取合作的態度。

八

保留溝通對手的面子

想要溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失。這種情況是我們一定要避免的。因為如此一來，溝通不但要破裂，還會招來對手的怨恨。做外貿也是生意，生意不成情意在。溝通的結果是對手顏面盡失，自己也是非常失敗的溝通者。

因此向對方提出質疑時，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對手身上：“Your views regarding management differ mine．”(您的經營觀點和我的不同。)有時候，你甚至於可以將責任歸咎於不在場的第三者身上，而不是直接推給溝通對手："Someone must have given you wrong information."(一定是有人把錯誤的情報給了你。)這樣可以引導對方修正他的觀點，而不會觸怒他，導致問題升級。