看板簡介
看板已經成為當下應用於項目管理與溝通的最常用的方式之一，並且現在越來越多的人也開始使用它來管理自己的工作和生活。有些人在用 Trello 這樣的免費雲服務來跟蹤他們的項目，例如哪些事務正在處理，哪些事務已經完成，並進行項目信息的溝通；也有人用它來進行個人工作計劃的制訂；也有人用它來安排旅遊行程；甚至有人用它來分類保存食譜！
看板是一種基於“精益”思想的管理方法，精益指的是以最小資源投入創造更大價值。看板的初始目的在於可視化工作，讓每個人看到所有工作項的進展和相應的優先級，進一步提高工作透明度，並且在面臨新工作時幫助排定優先級。
看板的起源
看板這個概念雖然現在在科技企業中方興未艾，但實際上是起源於傳統的製造行業。所謂看板管理，常作“Kanban管理”（來自日語“看板”，カンバン，日語羅馬拼寫：Kanban），是豐田生產模式中的重要概念，豐田汽車公司在20世紀50年代從超級市場的運行機制中得到啟示，於是Kanban作為一種生產，運送指令的傳遞工具而被創造出來，指為了達到及時生產（JIT）方式控制現場生產流程的工具。經過近50年的發展和完善，目前已經在很多方面都發揮著重要的機能。
而起源於軟件開發行業的“敏捷”管理模式在近些年也正在逐漸被借鑑到各個行業，更先進的看板工具也應運而生。
看板在現代項目管理、信息溝通和計劃任務控制中都能夠發揮很大的作用。
看板的分類
我們現在常說的Kanban有兩種含義：
一種是物理看板，物理看板一般運用在生產企業，主要功能是：設定目標，讓員工瞭解自己的任務；控制生產進度；控制生產數量。它的既視感是這樣的：
這種看板雖然在我們現在看來也許很簡陋，但在實際工作中簡便易行，尤其對於小團隊的管理也是非常有效的。這種類型的看板也有稍微漂亮一點的，像下面的圖中所示：
或者更優雅一些的：
或者更多地展示綜合性一些信息的看板：
但總的來說，傳統看板主要存在兩個問題：一是修改起來不是很方便；二是在人員不在一個物理場所，並且在現在廣泛使用電腦和網絡進行辦公的情況下無法實現在線溝通和協同工作。
另外一種看板則是指看板軟件、看板應用或看板的雲服務，這是將傳統的看板運用現代的信息化、在線化的技術改進之後產生的新型看板。這種看板看起來類似下圖所示：
對於新型看板，建議看一下這篇文章，雖然是英文，但說的很簡潔明瞭。
新型看板最主要的特點包括：
- 高度可視化，比傳統看板具有更豐富的展現能力（例如支持圖片、視頻、音頻和其他附件）；也比傳統看板能夠容納更多的信息；
- 支持在線協同工作，特別適合項目人員不在同一地點辦公的情況；
- 支持更加靈活的內容修改、任務狀態更新、流程定製等功能；
- 可以支持自動化的規則，例如“進行中”的任務列表中某項任務達到一定條件就自動轉移到“已完成”狀態的列表中。
總的來說，看板作為項目任務管理工具，是組織項目、分享信息、展開協作的地方。通過看板，所有與項目有關的人對正在處理和仍待完成的工作能夠統一看法。 一般來說看板由看板本身、列表和卡片三個主要概念組成。看板本身可以理解成項目，列表則通常代表工作流或流程，而卡片則通常代表任務，並且任務會在這些列表之間移動直至任務完成。看板軟件一般還支持日程管理和計劃任務安排，使得它不僅具有信息分享功能，還可以提供真正意義上的項目進度管控的能力。
另外，雖然目前大多數看板系統中都是依循了“看板——列表——卡片”三個主要元素的體系，但也並非就到卡片而止，而是可以在卡片上關聯各種信息、多媒體、附件，或者還可以進行劃分子任務、設定日程等關聯操作。這也大大拓展了看板系統能夠承載的功能。另外，看板往往還支持日曆視圖，可以滿足接近傳統項目管理思路的視角。
新型看板的示例
下面給出一些具體例子，可以讓大家有一個直觀的印象，能夠用看板系統來做什麼，但實際上，我們完全可以把它當做一個分類整理思路和分享信息的工具，自行創造發揮。
例如，下圖是Trello系統中最常見的看板之一：
其中，將一個項目中的任務劃分成為了“待辦”、“正在辦理”、“完成”三類，也可以看做每個任務具有三個狀態，在達到一定條件時，任務的狀態會發生改變，此時該任務也應被手動或自動地轉移到下一類任務中。
下面的簡單項目管理例子中則將“進行中”（IN PROGRESS）階段又劃分成為了正在辦理（WORKING）和等待中（WAITING）這兩個子階段。
下圖則是以時間為軸的一個多個看板混合的情況，用於生產型企業多部門協同工作：
下圖是一個IT實施項目的項目管理看板：
下圖是一個包含了團隊溝通要素在內的軟件開發項目的看板：
下圖是一個內容運營與推廣團隊的看板：
下面則是一個團隊內部進行溝通來活躍工作氣氛的看板：
下面則是有人將自己的食譜分類整理用看板管理並分享出來，這也說明了看板中的不僅可以按流程步驟來組織，也可以按任意的分類來組織，實際上就是一種分類的方式。
還有下面的市場部門看板則是一種混合的看板，集成了很多要素。
目前，已經有很多看板軟件、系統、App和在線網站，其中不乏優秀的。使用比較廣泛的有Trello等，而Wekan則是一個開源的、免費的、可以自行本地化部署的在線看板系統，功能不如Trello等大型網站強大，但也足夠一般企業和個人使用。下面我們將簡單介紹Wekan系統的使用方法。
Wekan看板系統簡介
- Wekan是一個完全開源和免費的協作看板應用程序，具有MIT許可證，意味著可以免費使用和分發；
- 無論維護個人待辦事項清單，與朋友一起計劃假期，還是在團隊中為下一個革命性想法工作，看板都是一個無與倫比的工具，可以讓事情井然有序；
- 它們可以讓您直觀地瞭解項目的當前狀態，並通過讓您專注於最重要的幾個項目來提高您的工作效率
- Wekan可以在自有服務器上安裝，即本地化部署，支持許多操作系統平臺；
- Wekan在世界上被很多國家的很多用戶所使用，據說有13000多企業在使用Wekan；Wekan已被翻譯成約50種語言，在影響力很大的技術網站Github上獲得了上萬個好評，可以說是非常流行的。
註冊與登錄
初次使用Wekan之前，需要註冊一個賬戶。首先使用一個較新的瀏覽器（推薦歐朋、火狐、360、Chrome等瀏覽器）訪問 Wekan系統的網址，可以看到下面的界面。
如果沒有已有賬戶，點擊對話框下方的“註冊”鏈接即可進行註冊，如下圖所示。
一般建議使用真實郵箱進行註冊，並使用真實姓名作為用戶名以便以後與項目組成員及其他同事溝通時方便易認。
初次註冊，服務器有可能顯示“內部服務器錯誤”，此時不用擔心，實際上已經註冊成功，點擊下方的“登錄”鏈接進入登錄界面輸入用戶名和密碼即可登錄。
使用郵箱也可以登錄，首次登錄後頁面如下圖所示。
修改個人資料
登錄成功後，點擊頁面右上方的用戶名稱即可修改個人資料、更改設置、上傳個人頭像或者修改密碼，如下圖所示。
創建一個看板
點擊“添加看板”即可開始建立自己的第一個看板。如同介紹中所說，看板系統主要有三級體系，即“看板——列表——卡片”，每一級其實都可以看做是一種分類，利用這三級體系，我們可以靈活地把事務分類組織起來，可以用來管理項目，也可以用來梳理自己的計劃、保存自己的文檔等。
我們首先來嘗試建立自己的一個文檔分類存儲的看板。點擊“添加看板”，並起一個適當的名稱。
因為僅準備自己使用，因此將看板設為“私有”即可，其中內容將只有自己能夠看到。然後點擊“創建”按鈕來創建這個看板。
此時，會被馬上要求創建一個列表，因為一個看板至少應當有一個列表，我們起一個合適的名字即可，如果一時想不到，直接起一個常用的“備註”或“其他”之類的也可以。
添加一個列表後還可以繼續在右側添加其他的，然後如果對順序不滿意，還可以直接用鼠標拖拽某個列表到合適的位置自行排序。
然後就可以點擊每個列表下的“添加卡片”按鈕來添加自己所需要的東西了。
給每個卡片輸入一個簡要的說明。
然後點擊該卡片，可以看到給這個卡片可以添加很多內容，我們暫時只添加一個圖片附件作為這個列表的抬頭。
點擊“添加附件”按鈕，然後選擇本機上傳一張圖片即可，然後該圖片會自動在卡片中顯示出來。我們就把這張卡片作為這個列表的抬頭吧。
我們還可以點擊列表右上角的幾條橫線的列表小圖標按鈕來進行顏色設置，這樣會在列表名稱下方顯示一條顏色條橫槓，以便心理上區分不同的列表。另外，每張卡片也是可以設置顏色的，我們不妨把抬頭卡片的顏色改為與列表色相同。
之後，我們可以在添加一些其他卡片，上傳其他附件，例如word或ppt文檔等。
可以注意到在卡片詳細信息下方，還會有給這張卡片添加附件的記錄，實際上除了添加附件的記錄，還可以看到其他的各種操作記錄，這樣能夠起到追蹤、提醒和讓他人瞭解（當看板是公開的時候）的作用。
另外，也可以對卡片進行評論，當然，一般這也是看板公開後其他人進行的操作。
下面是一個完整的文檔看板的示例。
可以看出，很容易根據自己的需要定製符合自己使用習慣的文檔看板。使用文檔看板的好處，不僅在於有了一個集中存儲文檔的地方，還特別有助於理清思路。
在看板中搜索
在文檔多了之後，經常需要進行搜索，Wekan也提供了方便的搜索功能。在工具條右上角就可以找到搜索按鈕，然後可以選擇按標題和描述中的文字進行搜索，或者按標籤（在卡片中可以設置的顏色標籤）搜索。
搜索後就可以看到相關的文檔，如下圖所示。
流程管理型的看板
剛才介紹的文檔看板實際上可以看成是一個分類的工具，除了用於文檔分類保存，還可以用於個人記事、企業的產品管理、產品目錄，也可以用於通知公告板、交流園地等。
在實際應用中，看板系統其實還更多地被應用於各種流程性事務的管理，例如各種項目管理、辦公流程管理等等。因為可以將看板看做一個項目或流程，將一個個順序排列的列表看做項目中的一個個階段或者流程中的一個個環節（或者甬道），而將卡片看做每個具體的細項任務。結合看板系統提供的日曆視圖、人員管理和協同辦公與信息共享與溝通能力，完全可以滿足大多數項目管理與流程管理的需要，並且比傳統項目與流程管理工具更加簡潔明瞭，更加高效。
下面就給出一個典型的研發項目管理的看板示例：
例子中的“物流跟蹤系統研發項目”是一個研發項目。
其中，用到了“泳道”（也稱甬道）概念，泳道可以將看板中的列表按照另一種交錯分類的方式展示，增加泳道可以在右上角的工具欄中選擇視圖為“泳道圖”後即可添加，調整泳道順序的話直接按住泳道標題拖拽即可。
本例中，將研發項目中涉及的各個團隊作為一個個的泳道。然後按標準的研發項目階段劃分了數個項目階段，再用卡片作為其中的各項任務，並指定了各個項目的負責人、起止時間、任務標籤（卡片上面的帶顏色的標記）等。
這些都是在任務的詳細信息中進行的。並且，在任務（即卡片）詳細信息中，還可以進行待辦事件清單的設定，或者制訂一個子任務。制訂了待辦事件後，將出現數字表示的待辦項並可勾選。制訂子任務則會自動創建一個子看板，在其中可以和父級任務一樣設定列表與卡片。
如果選擇日曆視圖，則可以和一般項目管理中的日曆視圖類似，列出指定了開始和結束時間的任務項。
另外，可以看出本項目被設定成了“公開”看板，因此所有本系統中的用戶都可以看到該看板中的內容，但只有項目參與者才可以修改其中的內容。
一般來說，創建看板的用戶自動成為該看板的管理者，看板管理者可以邀請系統內的其他成員成為該項目的參與者，也可以指定其他參與者成為該項目的管理者。項目管理者可以修改項目的一些屬性信息，指定該項目的一些規則等。
任務型的看板
另一種任務型的看板也可以用於項目和流程管理，與前面介紹的例子不同的是，這種看板更聚焦於任務的各種狀態的流動。例如，
這也是看板系統最常用的方式之一，不同階段的任務可以自動或手動拖拽在代表不同狀態的列表中移動，表示某項任務的狀態變化。例如這個項目中，“二審”任務是正在處理的任務，如果完成了，可以手動將其拖拽至“已完成”列表中，再將“二審作者反饋”任務項移動至“正在辦理”列表中。
一些高級操作
Wekan中，在編寫卡片標題、描述等信息時，可以使用Markdown語法來寫出混合樣式的文字和段落，參看下面的示例。
任務型看板的示例中，也展示了使用Markdown語法編寫的一個表格。
另外，Wekan系統的特色之一是可以自行定製一些自動規則，只有項目管理員可以制定或者修改規則。在項目設置菜單中選擇“規則”菜單項來啟動規則設置。
然後我們選擇左側第二欄之後右側列表中“當標籤是……是添加到一個卡片”，點擊右邊的加號按鈕來制定符合該規則時系統自動進行的動作。
我們選擇“移動卡片到當前看板的已完成列表的尾部”，具體的語序可能會和人的思維不太一樣，需要一定的理解。然後點擊右側的加號按鈕就可以添加規則了。
最後是規則的列表頁面，可以看到所有已定義的規則，並可以查看修改或者刪除。
這樣，當我們給這個項目中的任意一個任務加上綠色的“通過”標籤後，該任務就會被自動移動到“已完成”列表中，並排在最後一個。
總結
總的來說，Wekan系統由於免費開源，並且可以本地化部署，非常適合小型企業或個人使用。當然，它的功能肯定不如商用的系統那麼強大，系統也不一定足夠穩定，需要自行維護，如果有這些更高的要求，建議使用Trello這一類已經過大用戶量考驗的系統。
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