《連鎖乾貨》:商品採購流程與採購制度

一、商品採購流程

現階段,國內很多化妝品店鋪在品牌引進和商品採購方面工作,大都還停留在店主喜好的主觀評價階段,有大廣告、有大支持、有大配贈、有大明星、有大促銷、有大利潤就是好商品、好品牌,其實這是非常錯誤的觀點。客觀地講,時下,我們化妝品店在品牌引進和商品採購方面,距離正確距規範化、標準化的商品採購流程管理還相去甚遠。

站在專業角度,商品採購管理主要包括:商品採購的操作流程、商品採購標準、採購訂單,以及採購的考核指標四個方面業務指標。然而在這其中,當屬商品採購的操作流程和採購的考核指標兩項工作最為重要。

屬於商品分銷型的屈臣氏在商品採購的操作流程領域,主要工作步驟包括:

1、確定渠道;

2、考核商品;

3、談判價格;

4、確定折扣;

5、售後承諾;

6、讓利顧客;

7、廣告贊助;

8、簽訂合同。

在採購的考核指標方面,主要作業標準包括:

1、銷售額;

2、毛利率;

3、非主營業務收入貢獻;

4、庫存商品週轉天數;

5、商品的有效銷售;

6、新商品的引進情況。

為了優質、低價、高效地完成品牌引進和商品採購任務,並保證營銷利潤的最終實現,不僅需要一個論證充分、切實可行的採購決策,更為需要的是,還要建立起一個目標明確、步驟清晰的商品採購管理流程。

著眼長遠、放眼未來,建立科學合理、有效完善的商品採購管理機制,將會強化店鋪的系統免疫力,有效提升店鋪的綜合競爭力指數。  

屈臣氏採購訂單操作流程


一)流程規範化:


項目 流程標準 >標準

二)打樣單審核

1、收到打樣單後,按照不同的產品特性,認真核對打樣單上的內容(包括產品材質、尺寸、配件、LOGO製做細節、顏色、包裝細節、呈樣時間等)

2、核實後,若發現訂單描述的細節不合常規或內容模糊不清,應及時與業務進行書面確認,然後再進行下一環節的操作。

3、若屬詢盤後下至的打樣單,應找詢盤人員提供詢盤表進行核對。

4、打樣單中要求備大貨的應按照訂單要求進行操作。

5、以呈樣時間做為最終目標進行各環節的操作。


三)打樣備料


1、根據具體產品和打樣單需求,判定材料的選購是屬庫存料還是外購。

2、本廠(外加工)打樣:核實材料庫存情況。

(1)若有庫存,跟單人員應及時通知生產部門相關人員,按打樣單呈樣時間進行呈樣;

(2)若無庫存料,跟單人員應先了解我廠所需要的操作時間,從而判定採購調料時間。同時,應根據訂單性質(如A類B類訂單),以及不同產品特性選擇相應供應商 >供應商。

(3)總之,打樣單的下達必須以呈樣時間為原則進行。

3、成品外購:根據訂單性質(如A類B類訂單或數量)和產品(參考詢盤),選擇相應供應商。同時再次確認所有細節後,下達採購單(包括提供LOGO圖稿等)。


四)打樣跟蹤


1、本廠打樣:

(1)跟蹤原材料到位時間,確保原材料準時到位。

(2)採購合同下達後,跟單人員應及時與供應商核對,包括訂單內容、注意事項、圖稿等,以確保供應商收到訂單,避免漏單及信息錯誤。

(3)根據供應商不同的特性採用相應的跟蹤方式:

①若是B類或是C類供應商還需要進行運輸過程的跟蹤,確保原材料準時到位。來自3722資料搜索網 中國最大的資料庫下載

②原材料到位後,跟單人員應及時進行檢驗(包括顏色、尺寸、材質等)。驗收合格後,應主動通知生產部門相關人員,並與其做好操作細節的交接工作。

③對於大數量(A類)訂單,打樣過程中,跟單人員應儘可能到現場參與完成。(在製作現場及時糾正打樣人員,啟到監督作用。)

2、外購成品的打樣:

《連鎖乾貨》:商品採購流程與採購制度


(1)採購合同下達後,跟單人員應與供應商核實是否收到,以避免對方漏單現象。同時,再次與供應商效對所有細節及圖稿,以確保細節完整準確。

(2)根據供應商不同的特性採用相應的跟蹤方式。

(3)B類或是C類供應商可要求在寄樣前先傳輸樣品圖片,並要求提供寄件單號、車牌號、貨運公司電話、司機電話等,從而進行運輸過程的跟蹤,以確保交期準確性。

二、採購制度

基本上,屈臣氏在年初談合同協議時,就會將本年度屈臣氏的主題促銷活動計劃與時間表分享給供應商,同時對其中的關鍵要求也會比較清楚地溝通給供應商,或者說供應商通過與屈臣氏的長期合作,很清楚屈臣氏的要求;在這樣的計劃下,供應商就能夠很好地做些配合的準備工作,包括:商品準備、道具準備、人員準備等;一旦屈臣氏按計劃執行促銷活動時,所有的準備工作已經就緒,從而避免了促銷活動開始時,沒商品、沒道具、沒人員!另外一個方面,屈臣氏的採購部門和營運部門在促銷活動執行前,對於準備工作的檢查較細,從而能夠較好地提前發現不到位的地方,及時要求供應商解決。其實,講來講去,事先有個計劃性,比臨時抱佛腳要好。

(1)訂貨程序,屈臣氏每個店鋪的商品採用統一採購、統一配送,一般在週一、三、五三天為規定配送時間,但旺季也會更頻繁一些,而商店的訂貨均由店鋪的指定的管理人員在規定的時間內下訂單,並採用先進的HHT訂貨,屈臣氏的訂貨方式分為:貨架訂貨、促銷訂貨、供應商訂貨以及貨號訂貨,這主要是根據屈臣氏特有的商品性質來確定選擇的訂貨方式。通過各種訂貨方式的配合使用才可以保障商品能及時配送到,以滿足銷售需求。

(2)收貨程序,屈臣氏的每次收貨都必須安排三個人以上同時進行操作,有紀錄商品編號的,有開箱檢查商品的,有複核數量的,對貴重物品必須第一時間開箱檢查數量是否準確、是否完整、是否在保質期內,貴重物品在配送的時候會用紅色的封條做記號,叫“紅箱”

(3)貨品轉出/入程序,在店鋪之間的商品轉調,以保障商品靈活調換,但是也要執行非常嚴格的程序;

(4)退貨程序,主要用於商品退回供應商以及倉庫,所有的退貨必須是在店鋪收到總部採購部門的通知後才可以執行,在各種退貨方式中,為了方便分辨,退貨規定紙箱外應貼有箱頭紙,並清楚的填寫箱頭紙、箱數,並貼上辨別色紙,如綠色表示退倉(供應商),黑色表示轉貨,紅色表示退倉(陳列),紫色表示退物料和文件,橙色表示壞貨和寄存;

(5)借貨程序主要用於總部有時向店鋪借一些商品做樣本使用,借貨規定必須在兩週內歸還;

(6)壞貨、過期商品處理程序,對於分店過期或者損壞不能銷售,也無法退還給供應商的,由店鋪每週進行一次壞貨處理,總金額控制在店鋪銷售業績的千分之四以內,區域經理為確認授權人,處理後的商品在保安部的監督下銷燬。

(7)對於即將過期的商品,為了減少損失,一般申請採購後作出折價處理,日用品在有效期半年做八折處理,三個月作五折處理,一個月作二折處理,食品在一個月內八折處理,半個月五折處理,一個星期二折處理。區域經理為折價授權人。


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