如何讓明天高效而輕鬆?時間管理的三個技巧

希望每一天都有意義,有價值。

希望每一天,不要太閒,也不要太忙。

外部環境發起的事情有時候多,有時候少。

我們不能依賴外界環境保障自己的節奏。

我們需要做好自己的每日計劃。

計劃

計劃有兩個主要意義——“做正確的事”和“正確地做事”。

正確的事情是對我們有意義有價值的事情。

正確的做事情,就是保持合理的節奏,用好時間。

合理的時間安排是計劃達成的保障,也是計劃的重點。

每天晚上,我都會盡力為第二天做出一個高效而輕鬆的時間計劃。

每個人都只有24小時,要做的事情永遠比時間多,這就需要我們用好時間。

用好時間主要有3種方法——放棄、替換、壓縮。

如何讓明天高效而輕鬆?時間管理的三個技巧

放棄

我們最好不要把自己的第二天的時間表塞滿。

那樣突然就沒有辦法應對突發事項。

比如,我們預計第二天的客戶彙報45分鐘完成。實際溝通效果很好,客戶很感興趣,我們當然要抓住機會多講講。時間自然就超出預期。

為了取得時間綜合收益,我們要懂得及時放棄非重要的事情。

不是每一個事情都有同樣的優先級。我們可以把重要的事項時間標記出來,給與時間保證。

非重要事項,我們可以儘量去完成,但如果出現時間衝突,可以堅決地選擇性放棄。

我們很多時候放棄,是因為可能會錯過潛在機會。

因為是通過計劃時間表來管理自己的時間,這種放棄有記錄可循,自然不擔心遺失機會。

如何讓明天高效而輕鬆?時間管理的三個技巧

搬運

有些事情,我們不去做,往往是因為時間點不對。

例如,適量運動有助於睡眠。以前我失眠的時候,才想到要運動。這時候已經是半夜,沒法運動。

於是,我就有意識改為晚飯後散步、回家後慢跑等方式。通過時間調整,有效預防失眠。

時間管理的一個基本目的是讓事情和時間匹配。事情就像需求,時間就像資源。二者有效匹配,就有價值。

搬運就是把事情放到合適的時間上,讓事情和時間點匹配。

早上,精力好,我們可以做一些高難度的創造性活動,比如寫作。

晚上,我們可以適當做一些重複但難度較低的活動。

有很多人其實並不擅長熬夜,卻不得不在深夜苦苦思考,撰寫方案。

可以嘗試在自己精神好的時候,形成方案提綱和要點。晚上,就只需要填充材料。就簡單很多。

重要事項需要放在合理的時間,非重要事項也可以利用時間搬運技巧。

非重要事項往往需要做了,而並不在乎什麼時間做。我們可以把非重要事項零散放置在時間表中,有空就做,隨時終止。這樣很多非重要事項,也不一定要放棄。

如何讓明天高效而輕鬆?時間管理的三個技巧

壓縮

這可能是殺手鐧式的時間技巧。

大忙人需要處理很多事情。

放棄和替換技巧都已用盡,時間片資源幾乎已經被榨乾。

通過我們對外部事項價值的評估,分配合理的時間。有些事情有價值,但如果使用的時間超出預期,其實就是無效時間。我們無效時間太多,就會虧損。

我們可以強制性地控制事情的時間。例如,開會前,就設定好預期的時間,儘量減少不必要的廢話。

壓縮是一種更加主動的方式,往往需要他人配合。能夠有效運用壓縮技巧的人,身邊往往也都是在乎時間的人。

如果不幸遇到不那麼在乎時間的人,就需要學習一些高級技能,才能壓縮無效時間。

客戶、老闆比較囉嗦,當然不能直接反對。我們需要我們主動控場,理解對方的真實訴求,從而有效引導會議議題,合理把握會議的節奏。

如何讓明天高效而輕鬆?時間管理的三個技巧

尾聲

掌握“放棄”、“搬運”、“壓縮”這幾個時間技能之後,時間管理就不再是紙面計劃。

有天,你突然發現自己具備上車就睡的技能。

有天,你告訴別人“稍等,10分鐘後回覆”,然後在10分鐘後準時發起回覆。

這看起來有點神奇,卻是很多時間管理者的日常。

這樣的時間把控能力成為本能時,才能在一堆事情面前,依然從容地欣賞5分鐘美景。


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