01
最近，和朋友軍哥聊天，聽他說起最近的煩惱。
我的朋友軍哥最近就找我訴苦，說他最近工作壓力很大，每天都發愁工作做不完，現在是飯也吃不好，覺也睡不香。
我覺得很奇怪，軍哥這樣一個985名校畢業的大學生，怎麼會覺得工作壓力如此之大呢？
軍哥說，不是能力不夠，相反，他在工作中還經常被上司表揚，說他的工作做得很不錯，但問題在於他總是需要花費比多人多很多的時間來完成工作。
他常常到了下午之後就覺得注意力很難集中，可是下午還有一大堆難度很高的工作在等著他，所以他總是需要很多的時間才能把當天的所有工作完成。
我一聽，腦海裡便大概有了一些眉目，便接著問他：“那你平時都是怎麼安排你的工作的？”
軍哥回答我道：“我一般都會在當天一大早或者前一天就把第二天的工作任務都給寫在一張紙上，最近比較多記錄在手機上那種做to-do list的軟件裡。”說著，他還把手機上的軟件打開給我看。
我一看，發現軟件上的確列著他的工作任務，但既沒有按照任務難度排列，也沒有按照時間次序排列。這一看，我就知道問題所在了。
其實，恰恰是to-do list，使得你的工作效率無法提高。
而要解決這個問題、提高自己的工作效率，所使用的方法不應該是使用清單式的to-do list，而是應該利用我們平時常用的日程表。
很多年輕的朋友，喜歡用手機上的軟件來做to-do list，看上去似乎非常有條理，每天似乎也完成了一些事情，但實際上效果並不好，效率不高，任務完成得質量也不好。
02
什麼是日程表管理法？
日程表管理法出自美國作家凱文·克魯斯的《高效15法則》。
在講日程表管理法之前，我們首先需要明確日程表管理法和日程清單管理法之間的區別。
我們大多數人，包括軍哥現在所做的都是日程清單，也就是將所有需要完成的任務都列在一張紙上，每完成一個任務，便勾去一項任務。
但是，這樣的排列僅僅是隨機的，並沒有按照時間次序或是任務的重要性進行排列。
而日程表管理法則是在我們日常所用的日曆上進行時間安排，在安排時，需要以嚴格的時間間隔從早到晚將所有需要完成的任務按照時間次序進行排列。
日程表管理法並不困難，我們只需要一張平時隨處可見的日程表，便可以輕鬆地完成。
當我們在做任務清單或者to-do list的時候，我們實際上在做一個類似於購物清單的東西。
我們只是將一天中需要做的事情羅列在一張白紙上，不分次序、不分輕重緩急。
這樣的一份清單，實際上是十分混亂的、是讓人摸不著頭腦的。
而所謂日程表管理法，則是讓人們在一張日程表上，按照時間順序，將每一天要做的事情列在日程表上。其中，最關鍵的因素是時間，我們得根據完成任務所需要的時間，從早到晚地將事件排列好，然後根據這張完成的日程表嚴格地執行，這就是日程表管理法。
03
為什麼需要日程表而不是日程清單？
這樣的日程表看似簡單，但實際上這會極大地改變個人心理對於任務完成的預期。
軍哥所產生的問題，實際上就是心理學家所說的“蔡格尼克記憶效應”。
簡單來說，這一效應實際上指的就是當人們在完成任務時，會一直想著哪些尚未完成的任務，而這些任務會逐漸造成我們心中巨大的壓力，產生嚴重的緊張感，致使我們一味地只想快速完成任務，導致精神無法集中、效率下降，最終任務完成的結果也會大打折扣。
而根據心理學家對於相關問題的研究，要解決這一問題實際上非常簡單，人們只需要制定一個完成任務的計劃，便可以極大地減輕這種效應對人的心理所禪僧的不良影響。
有的朋友可能會問，
日程清單難道不是完成任務的計劃嗎？所謂計劃，最起碼的要求是要有一個具體的完成時間，更詳細的計劃甚至要包括完成計劃的具體方法，而日程清單實際上只是一種簡單的羅列，它就像你去超市買東西時所列的清單一樣，只會告訴你需要做的事情是什麼，但它不會告訴你需要在什麼時間完成，更不會告訴你需要怎麼去完成。
作為一個清晰、合格的事件管理方法，應該清楚地計劃好每個任務的開始和結束事件，以此來約束自我、提高效率。因此，日程清單根本就不是一種合格的計劃。
但製作一個日程表，則可以清晰地告訴人們何時需要開始這個任務，何時需要完成這個任務，以及你必須在多少時間內完成這個任務。
這樣一來，當你在完成任務的時候，這樣一張清晰的計劃表，會使得你的壓力減小。而當你的大腦不再集中在焦慮上時，在完成任務時，你的注意力則會更加集中，效率也會相應地提高，這便是我們為什麼需要日程表管理法的原因。
04
懂得使用日程表管理時間的人，更容易獲得成功
一個懂得使用、善於使用日程表來管理時間的人，他的效率無疑是更高的。
而我們今天觀察許多曾經取得了或大或小的成功的人，常常能發現他們對於自己的時間都有著清晰的計劃，而其中的不少人，就採用了日程表來管理自己的時間。
我國曆史上著名的革命家鄧中夏，曾經在北京大學求學。
從小抱有崇高理想的鄧中夏，分外珍惜在這所最高學府裡學習的機會，因此，他每天都會自己設定了嚴格的時間表，從一大早開始，就按照嚴格的時間間隔來為自己安排讀書和學習的任務。
為了不使自己受到無謂的打擾，他在自己的書桌旁貼了一張小紙條——“若有事找，請在五分鐘內講完”。
這樣一來，許多來找鄧中夏的人，一看到這張紙條，便會掂量一下自己要講的事情是否重要，若不重要的話，便會自行離開，不會打擾認真讀書的鄧中夏。
而當代著名的企業家比爾·蓋茨，對於自己的時間同樣是有著嚴格的管理的。
他曾經說過：“管理時間就是管理生命”。
他在計劃自己每天的日程時，有一個非常特別的習慣，那便是以五分鐘為單位來安排自己的時間。
這樣一來，他將許多的大任務分解成了無數的小任務，而在每一個小任務中，他都可以將自己的精力集中在這五分鐘裡，因此效率和集中力便都得到了大大的提高。
這兩位的例子都告訴我們，懂得使用、善於使用日程表來管理我們自己的時間，對於提高我們的效率是非常重要的。
05
如何有效地利用日程表來管理時間？
使用日程表來管理時間，看似簡單，似乎只要按照時間順序將任務寫在日程表上即可，但其實，隨意地安排並不能完全地發揮日程表的作用，撰寫日程表，仍然需要遵循一些準則，方能發揮其最大的作用。
首先，在安排日程表時，如果你有一些每天都要做的事情，那請務必一個大塊的“封閉時間”來完成這件事情。
所謂的“封閉時間”，其實就是每天需要有固定的、不受打擾的、時間恆定的時間來完成一個任務。比如，你非常重視健康，非常喜歡跑步，那就在每天安排一大塊封閉的時間來跑步，這段時間是不能被其他時間打擾的。
其次，將重要的時間安排在一天儘量早的時候。
如果你有一項非常重要的工作必須要在第二天完成，那麼請一定把它安排在早上完成，因為這個時候你的精力最為旺盛，也最集中，你的思維也沒有被其他任務所衝散，在一天中最早的時候完成一天中最重要的任務，不僅可以使你更好地完成這件事情，並且可以使你一整天的效率都得到提高。
再次，不要隨便廢除定好的目標。
如果你在前一天已經訂立好了第二天的日程表，那麼便不要廢除已經定好的任何一項目標。如果你的一個任務因為一件突如其來的事情而被打斷了，那麼，就把這件事情放到更早或者更晚的時間去完成。比如，你本來計劃好第二天的中午要去游泳，但這個計劃因為一個突如其來的會議而不能按時完成，那麼，你千萬不要放棄這個計劃，而是在下班之後找一個時間去游泳，務必在一天裡完成訂立好的所有任務。
第四，像對待醫生的預約一樣對待自己的日程表。
如果你已經預約好了醫生看病，那麼我想你無論如何是不會取消這個預約的，也不會因為隨後有個會議而讓醫生縮短他的診療時間。那麼，請用這樣的態度對待你訂立好的日程表，當有人請你去做其他的事情的時候，不要縮短完成上一個任務的時間，也不要取消這個任務，而是告訴這個人：“不好意思，我正在做一件重要的事情，我做完之後會去找你。”
最後，在日程表中留下緩衝時間。
安排日程表並不是要讓你把每天的日程都安排得滿滿當當的、不留一絲空閒。請記住，不管你每一天都有多少工作要幹，請在日程表中留下一定的緩衝時間，那麼你便可以在這個緩衝時間裡安排突如其來的會議或是任務，如果沒有其他工作任務要做的話，這個緩衝時間便可以用來放鬆，或是追求你的個人愛好。
一定的緩衝時間，會讓你的日程表變得更加合理。
安排時間是許多人都會做的事情，但有效且高效地安排時間並不是許多人都能做到的。如今流行的許多安排時間的方法，實際上不僅不能使人更高效地完成任務，反而還會徒增人們的焦慮，也會增加人們的懶惰。
一個良好的日程表管理法，不僅可以克服這種缺點，還能讓人們更清晰、更高效地規劃和完成任務，事半功倍。
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