如果您設計的Powerpoint幻燈片雜亂無章、文本過多、不美觀，就不能在演示的時候吸引別人的注意力並有效地傳遞重要信息。下面我們就來探討一下有哪些原則和方法能幫助我們製作出專業且引人注目的Powerpoint演示幻燈片。
一、保持簡單
PowerPoint幻燈片本身從來不是演示的主角，聽眾才是主角。幻燈片僅僅是人們用來幫助傾聽、感受或接受您傳達的信息，所以不要讓幻燈片喧賓奪主，不要製作得過於繁雜或充滿圖表垃圾”，應該力求簡潔。
幻燈片應該留有大量的空白空間，或實體周圍的空間。不要被迫用妨礙理解的標識或其它不必要的圖形或文本框來填充這些空白區域。幻燈片上的混亂越少，它提供的視覺信息就越直觀。
二、限制要點與文本數量
演示的對象是觀眾。但用一條又一條的要點令觀眾生厭可沒有好處。應用文本也要遵循這一原則。最優秀的幻燈片可能根本沒有文本。由於今天人們過於依賴文本型幻燈片，這聽起來可能有些荒唐，但如果沒有演示者的解說，再優秀的PowerPoint幻燈片也幾乎沒有什麼意義。記住，幻燈片的目的在於支持解說者的敘述，而不是使解說者成為多餘的人。
經常聽到有人這樣說：“對不起，我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯，您可以把您的PowerPoint幻燈片發給我嗎?”但如果它們是不錯的幻燈片，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。
所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準備一份書面資料，強調並詳細說明演示中的內容。向觀眾發送說明幻燈片的詳細書面宣傳材料，比僅用 PowerPoint幻燈片，更利於觀眾理解演示的內容。在演示完成以後，再向觀眾發放一份詳細的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充 PowerPoint幻燈片。
我們將在下面的交付部分說明更多細節，但只要涉及到文本，請記住一點，絕不能將背朝向觀眾，逐字閱讀幻燈片上的文字。
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這幀幻燈片很普通，但這樣的配色和擁擠的排版讓人覺得它更像是一個視力檢查表。
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文字過多，讓人昏昏入睡
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推薦使用上面這類針對性強的幻燈片
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這樣的效果也許更能突出主題
三、限制過渡與動畫
製作Powerpoint演示的時候加入一些動畫當然不錯，但應堅持使用最精緻、專業的動畫。應該謹慎使用動畫與幻燈片過渡，僅僅突出要點就可以了。
對於要點來說，使用簡單的從左至右顯示的動畫就行了，但移動(Move)或漂動(Fly)動畫就顯得過於沉悶與緩慢(然而，今天許多演示還使用這種形式的動畫)。一幀接一幀的動畫很快就會讓聽眾感到厭煩。至於幻燈片之間的過渡，只需要使用二到三種類型的過渡特效，不要在所有幻燈片之間添加特效。
四、使用高質量的圖片
使用高質量的圖片，包括照片。您可以用數碼相機拍攝高質量的相片，購買專業圖庫，或使用網絡上的大量優質圖像資源。(但要小心版權問題。)決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡單拉伸，使它適合幻燈片的佈局——這樣做只會進一步降低圖片的分辨率。
避免使用PowerPoint剪貼畫或其它卡通式的藝術線條。而且，如果軟件中包含這些內容，觀眾以前就看過無數次。在1993年使用這些內容可能會讓人感興趣，但如今還應用剪貼畫則會降低製作人的專業水準。當然也有例外情況，並不是所有的PowerPoint剪貼畫都讓人生厭，但還是小心謹慎地使用它們為 好。
我經常在幻燈片中使用人物圖片，因為人物照片有助於增加觀眾與幻燈片之間的情感聯繫。如果相片處於次要地位，我就降低不透明性，並在Photoshop中增加一個高斯模糊或動態濾鏡;如果相片位於主要區域，我希望觀眾注意它(例如產品圖片)，那麼圖片可以變得更為顯著，且不必要多少(或根本不需要)文字說明。
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避免使用這類低劣的剪貼畫
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在這個字幕幻燈片中，圖片佔主要地位。
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這個幻燈片來自同一演示，首先經過Photoshop的編輯，圖片變得次要，並被推到背景部分
五、建立一個視覺主題，但避免使用PowerPoint模板
很明顯，在整個演示中，您需要一個一致的視覺主題，但PowerPoint中的大多數模板觀眾已經看了無數次(另外，用模板開始演示的效果並不那麼強烈)。
觀眾期待看到一個包含新鮮內容(至少對他們來說是這樣)的獨特演示;此外，觀眾為什麼要參加您的演示呢?沒有人會對千篇一律的演示感興趣，因此我們必須避免使用輔助性的圖片，如隨處可見的PowerPoint設計模板，它只能說明演示非常刻板，或提前就設計完成了。
您可以製作自己的背景模板，它能夠更為適應您的需要。然後您可以將這個PowerPoint文件保存為設計模板(擴展名為.pot)，這個新模板就會出現在微軟標準模板中，方便以後使用。您還可以在線購買專業的模板。
六、應用適當的圖表
經常問自己這個問題：“我需要多少細節?”一般製作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數據。有幾種以圖表形式顯示數據的方法;以下是需要緊記的工具：
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圓餅圖：用於顯示比例。將分割塊的數目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。
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柱狀圖：用來顯示一段時間內數量的變化情況。將豎條的數目限制在4-8條最佳。
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條形圖：用來比較數量。例如，比較公司四個部門的銷售額。
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曲線圖：用於說明趨勢。例如，上面這幅簡單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長。增長趨勢良好。最後的箭頭強調一個問題：我們將來的發展似乎不錯。
通常來說，表格最適於比較並行數據資料。
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但是，表格可能缺乏視覺效果。例如，如果您希望說明您們做出的貢獻顯著高於其它兩個部門，最好以條線圖(見下圖)的形式進行說明。但如果您希望弱化您們的貢獻低於其它部門這一事實，用表格傳達信息就可減少人們的注意力或感情色彩。
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七、使用好色彩
色彩激發情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說服與促進能力。研究表明色彩能夠提高興趣，改善學習過程中的理解與記憶能力。
您不必成為顏色理論專家，但至少了解一些這方面的知識有會好處。一般顏色可分為兩類：冷色(如藍和綠)和暖色(如橙或紅)。冷色最適合做背景色，因為它們不會引起我們的注意。暖色最適於用在顯著位置的主題上(如文本)，因為它可造成撲面而來的效果。因此，絕大多數PowerPoint幻燈片的顏色方案都使用藍色背景，黃色文字也就不足為奇了。但您不必強迫使用這種顏色方案，也可以做一些改變，使用其它的顏色。
如果您將在暗室(如大廳)中進行演示，使用深色背景(深藍、灰等)再配上白或淺色文字可取得不錯的效果。但如果您計劃將燈打開(這是相當明智的)，白色背景配上深色文字處理會得到更好的效果。在燈光明亮的房間內，用深色背景配淺色文字效果不佳，但淺色背景配深色文字會更好地維持視覺效果。
八、選擇適當的字體
字體可傳遞微妙的信息，所以我們要仔細選擇字體。在整個幻燈片演示中使用相同的字體，補充字體不要超過兩個(如Arial和Arial粗體)。確信自己瞭解 serif字體(如Times New Roman)和sans-serif字體(如Helvetica或Arial)之間的差異。
含有大量文本的材料大多用serif字體。據說這種字體在小磅值下更易於閱讀，但對於屏幕演示而言，由於幻燈機的分辨率相對較低，使用這種字體可能不夠清晰。
sans -serif字體一般用來製作PowerPoint演示，但應儘量避免使用千篇一律的Helvetica字體。我經常使用Gill Sans字體，因為它界於serif字體與sans-serif字體之間，看起來專業而友好，並具有“交談效果”。不管使用哪個字體，都必須保證在房間後面看得清文字。
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Times
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Arial黑體;Arial
九、應用視頻或音頻
適當的時候使用視頻或音頻。應用視頻短片對具體的例子進行說明，可提高主動認知能力，這是人們自然的學習方式。在PowerPoint中，不必利用應用程序或打開錄像機就可使用視頻短片。應用視頻不僅可以更好地說明您的觀點，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發觀眾的興趣。
您還可以在幻燈片中使用音頻剪輯(如採訪過程)。但避免使用PowerPoint中的嘈雜音效(如過渡幻燈片時使用的號角聲或掌聲)。在動畫中使用過量的聲效肯定會使觀眾喪失興趣。
十、花時間對幻燈片進行細分
根據多媒體學習理論的細分原則，當信息以小塊或小片段的形式呈現時，更易於人們理解。離開幻燈片視圖進入幻燈片細分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個視圖中，您可以將一個幻燈片分割成二個或三個幻燈片，這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進程。您還可以從觀眾的角度瞭解幻燈片的總體效果。並且發現更多可以被刪除的無關緊要的視覺數據，增加幻燈片的視覺清晰度，提高信息傳達效果。
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PowerPoint中的幻燈片細分視圖
作者簡介：Garr Reynolds當前在關西外國語大學任管理學副教授，她在那裡講授營銷學、全球營銷與多媒體演示設計。Garr是日本社區的活躍成員，並經常主持與設計、品牌和高效企業溝通有關的主題。除網站外，他還有一個博客——演示經典——為專業演示設計提供啟示。
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