《高效15法则》——成功人士的工作方法


《高效15法则》——成功人士的工作方法


如何管理时间,养成良好习惯,快速提高工作和学习效率,相信是每一个职场人士都需要学习的。

今天我给大家分享一本在这方面的经典畅销书《高效15法则》——谷歌苹果都在用的深度工作法。本书作者凯文克鲁斯访问了全美有代表性的各界成功人士:亿万富翁、奥林匹克冠军、名校尖子生和200多名企业家,详细而生动的总结了他们的15条时间管理法则和高效工作的习惯,并且提出了自己独到的e-3c时间管理工具。

下面就让我们走进本书去学习作者总结的高效15法则。

第一法则:数字1440的力量

作者在办公室的门上贴了一个大大的1440的数字,很多人都问他这是什么意思,他跟他们解释说,只是用来提醒我珍惜时间的,我需要把每一分每一秒合理的运用起来。因为每天只有1440分钟,每分钟能够做很多事情,如做30个仰卧起坐,告诉一个人你有多爱她,写一封感谢信,读一首诗,写一篇日志,喝一杯水,进行道歉,做白日梦,拥抱你的孩子,冥想等等。

非常成功的人士能感觉到时间在流逝,他们知道每一分钟都充满了可能性。时间才是我们最宝贵的财富,我们每一个人拥有的时间都是一样的,但是效率和价值是完全不同的。

现在就试一试,在一张纸上写一个大大的1440,然后把它贴在你经常看到的地方。这是一个能改变你人生的神奇数字,如果你每一天都把1440分钟过得充实有意义,那么你的人生将会发生怎样的改变呢?

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第2个法则:确立要事的优先地位

你到底在追寻着谁的梦?

如果你不是忙着追寻自己的目标,那么你就是在为别人的目标而奔走。所以你要找到自己的目标,并且为此坚持。专注一个目标才能取得成功,同时做两件事将一事无成。

首先认清你最重要的任务,简单来说最重要的就是知道去关注什么以及如何去实现,就是关键要务。

对我而言,关键要务就是三件事——读书、写作、运动。读书是学习,写作是输出,运动是保障,三者缺一不可。所以我每一天都在清晨先把这三件事做完,吃掉我的三只青蛙。

我每一天都是5:00起床,然后去跑步一小时,同时通过听音频读书,并构思文章。回来简单洗漱之后,马上进入写作状态,写完一篇文章之后上班。在别人匆匆忙忙的去上班的时候,我已经把一天中最重要的三件事做完了。

所以确定你最重要的任务,并且将它放在其他事情之前完成。那么你的第一目标是什么呢?你的关键要务是什么?

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第3个法则:不要再做任务清单了

很多时间管理书籍上都强调任务清单的重要性,但是任务清单存在很大问题。它不能将任务进行区分,很容易让你去做紧急的事,而不是重要的事,导致很多真正重要的事一直迟迟拖延,任务清单还会造成很多不必要的压力。

作者采访了很多顶级成功人士,都没有任务清单,但是他们有一个井井有条的日历。他们的做法都是,如果你真的想完成一件事,就为它安排出时间来,所以他们都有一个全天的日程表。

将你的任务安排在日程表上,这一简单的行为会解放你的大脑,减轻压力。

任务清单只是把工作列出来,但是没有时间安排。而日程表则会为你重要的事安排出一大块儿的封闭时间。接下来通过日程表的时间管理,来设计你理想的一周。

我自己的日程表反映了我的价值追求:

1.我重视健康,所以每天早晨安排一小时时间进行锻炼。

2.我重视学习,每天会安排2~3小时进行阅读或听书。

3.我重视写作,每天都有一个固定的时间段来进行写作,保证不被打扰。

4.我重视我的孩子,所以每晚我都会抽出一段时间和女儿在一起聊天、玩耍、学习。

5.我重视工作,每天都以最饱满的热情和充沛的精力去高效的完成各项工作。

接下来,把你的任务清单放到日程表上,为你最重要的事情安排出足够的时间。

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第4个法则:永别了,拖延症

拖延症是指把那些重要但是无趣的任务推迟,去做相对来说更简单更让人愉悦的任务,比如玩手机、看电视、吃东西,都是用来拖延的绝佳方式。

拖延症和懒惰病没有关系,你拖延是因为你缺乏足够的动力,以及当你制定目标或是任务清单时,低估了未来情绪的力量。

作者给出了医治拖延症的6个克星:

1.保持自律,和拖延症作斗争。如,为了保持健康,现在扔掉所有的垃圾食品,并且晨起第1件事就是穿上运动服去运动。

2.动力引擎。拖延症归根结底还是因为我们的梦想不够大,不足以构成我们的动力。所以为自己所做的事赋予巨大的意义,这样你就有了巨大的动力去完成它。

3.同伴激励。一个人能否坚持一项锻炼,关键是看他是不是和别人一起做这件事。所以你可以为你想要做的事,找一个能够监督你,对你负责的好伙伴。

4.奖励惩罚。除了做到的时候给予奖励,还不要忘了棍棒法则。比起获得的东西,人们更怕失去东西,所以你可以在一个目标失败后惩罚自己。

5.立刻行动。行动就是现在马上行动,向理想中的自己进发。和自己谈话,把自己当做是那个理想中的自己,然后去做你想成为的人。

6.伟大目标。给自己找到一个伟大的目标,在伟大目标之下分解成无数的小目标和小行动,然后一个一个的去完成它。

当你认识到要怎么打败将来的那个不能信任的自己,拖延症就可以被克服了。

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第5个法则:下午五点零负担准时下班

顶级精英们为什么看上去总是那么冷静无压力,总能在任何时候都展现最好的一面呢?

2005年,布什总统和他的战略顾问卡尔罗夫打赌,看那一年中谁读的书多。最后布什总统输了,但是他那一年读了95本书,这个最忙的国家领导有空一年读95本书。

脸书首席运营官桑德伯格每天准时6:00下班回家陪孩子吃晚饭。

极其成功的人是不会为了完成清单上的条目,而无止境的消耗自己的时间,相反他们会考虑紧急重要的事情,为每件事安排好时间,然后就够了,不会永无止境的加班。

要记住这个秘诀:总是会有更多的事情要做,也总是有更多的事情可以做。所以醒醒吧,事情是永远都做不完的。所以你需要掌握放弃一些事情的方法,因为总会有更多的事情要去做,要接受这一事实。

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第6个法则:日记效率法

如何使你的大脑安静下来,如何抓住那些了不起的主意?作者采访很多名人,发现那些人都会在自己的包里放一本日记本。

随身带一本笔记本,把所有的事情都写下来。当你有一个想法的时候就把它写下来,当你听到一些有趣事情的时候,就把它写下来,如果你不写下来,你就会把他忘记。

需要留给后代的三大珍宝中:第1件珍宝是你的照片,第2件珍宝是你的藏书,第3件珍宝就是你的日志。务必要养成每天写日志的习惯。

作者建议,首先选择一本合适的优质的日记本,一支好用的笔,里面加上一张自己的名片,然后把所有事情都记下来,所有你不想忘记的事情,听到的一些有价值的建议格言,以及突如其来的灵感。

通过调查研究发现,使用纸质的记录本比使用电脑、平板或手机记录更好。所以强烈建议你总是带一本笔记本,当你开始把所有重要的事情都记在笔记本上的时候,你会减少很多压力。

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第7个法则:掌控电子产品

很多人的工作都会随时被电脑手机的各种来电、通知提醒的声音给打断,所以作者建议关闭所有的消息提醒,甚至在专注工作时关机。

李笑来、梁文道都是这么做的,每天只检查三次手机,早中晚各一次,每次10分钟,处理完毕就OK。

每次处理的时候坚持4d原则——办理、委派、推迟、删除,回复的时候要尽可能简洁、准确、简短,完成后迅速放手,然后回到自己该做的事情上。

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第8个原则:会议缩减法

很多人都被公司漫长、低效、无厘头的会议占用了大量时间。如果12个人坐在一起开会一小时,如果是浪费时间的会议,那么实际上他们浪费了12个小时。

会议为什么会糟糕?因为会议开始得比计划晚,会上有一些不合适的人,会议通常将绝大多数时间花在琐碎的小事上,会议的不合理打乱了一天的计划,会议还由不合适的人掌控。

马克库班的会议准则是——除非事关公司要开支票,不然永远都别开会。

作者建议制定高效的会议议程,包括开会前向与会者寻求会议议程的意见,明确会议目的,明确主持人,确认所有参会人员,尽可能列出会议的议题、会议议程、预估时间等,标注在议程后面。

几个节省会议时间的好方法:

1.设置计时器,可以用倒计时。

2.站着开会,或者像史蒂夫乔布斯一样散步开会。

3.开会时禁止携带手机。

4.利用每日的碰头小会,减少其他会议时间。

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第9个法则:记住这个字你就成功了

这个字就是——不。

记住一天只有1440分钟,做任何事情都会有代价的,成功的人士都懂得对不重要的事情说“不”。

研究表明经常对占用他们时间的要求说“不”的人幸福感更高,更有活力。所以如果对某件事的回答不是“当然”,那么他的回答就是“不”,因为每一个yes意味着要对另一件事说no。

这并不是说所有的都要拒绝,而是在作出决定之前要认真考虑。今天说的会不会为明天创造更多的时间,所以拒绝所有不支持你实现目标的事情。

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第10个法则:强大的帕雷托法则

帕雷托1848年出生于意大利,是伟大的哲学家和经济学家。他发现了一条重要的定律,80%的成果源自仅仅20%的行动。这个普遍真理被称作帕雷托法则或80/20法则。

认真思考一下发现,这个法则应用之地比比皆是。比如,我经常穿的就是那20%的衣服和鞋,我一天中80%的时间都是低效的。

利用这个原则,我们只做那些十分重要的事,因为80%的结果是由20%的行为产生的。我们的任务就是找到那20%,然后持续的去做,这样会让我们的效率加倍提升。

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第11个法则:三个问题让你一周节省8小时

书中有一个有趣的故事。

鲍伯是一家公司的模范员工,最佳程序员。他9:00上班,5:00下班,每天还把工作完成的非常好。可是如果你悄悄的观察他的一天,都是在浏览视频和玩社交网站。那他是怎么做到的呢?

答案就是他把自己的工作外包给了中国沈阳的一家软件开发公司,他把他年薪20万美元中的5万美元,给了中国的一个程序员,帮他没日没夜的工作。

当老板发现之后把他给解雇了,作者说如果我是这个公司的首席执行官,我会把他的薪水翻倍,并让他担任首席技术官,这样他就可以把所有的软件开发工作都外包出去,给公司省下几百万美元。

研究发现,知识工作者41%的时间都花在了自己并不想做的随机活动上,其实这些事情本可以安排给别人来做。所以作者建议放弃、分配或是重新设计任务。具体做法就是列出任务清单,然后按照下面几个步骤进行:

1.问自己,这个任务对我或对公司来说有多重要,如果完全不做会怎么样?

2.问自己,我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?

3.问自己,这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成?

这三个问题可以帮助你判断哪些工作价值低,是应该放弃、分配或重新设计的。

当今时代,要学会花钱买时间,利用你的每一分钱把工作外包,去购买别人的时间,让自己的时间增值。尤其是那些你不喜欢做,同时又不擅长做,会让你放慢步调,偏离目标,效率低下的事。如果继续做这类你不喜欢又做不好的工作,你就会越来越不喜欢正在做的事,缺少成就感,所以应选择外包。

比如,吃饭用美团、饿了吗就不用做饭了,出行用滴滴就不用养车了,购物用淘宝、京东、拼多多就不用出门去超市了。自己不擅长的就外包给别人。

当然除非是你喜欢做这件事,并且能从这件事中感受到你的价值,或者外包出去,比你自己做这件事所花的时间更多,那么还是由你自己来做吧。

总之要记住,把时间花在能够充分利用你的专长,充分发挥热情的事情上,其他的事情都外包出去。

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第12个法则:生产力飞跃魔术——主题日

日历上的一个小小的变化,就会使你的生产效率实现巨大飞跃,就是设置主题日。

为何设置主题日?为每一天设置重要的主题之后,你就会把注意力集中在当天的主题上,从而更好的实现工作目标。每天都有主题,让我们更容易安排计划,跟进工作进程,一个主题留出一整天的时间,能让我们有更多时间去完成工作。

每周确定三种不同类型的主题专注日,安排需要创造创意深度工作的工作缓冲日;安排会议、沟通、培训、学习等相关活动自由日;不安排任何工作,留出度假放松、恢复精力的日子。

对我而言,一周中周二、周三、周四都是我的专注日,周一、周五是缓冲日,周六、周日是自由日。同时更具体点而言,周二、周三、周四是工作及写作日,周一、周五是读书学习日,周六周日是运动休闲日。

主题日的作用就是将重要的事情安排到每一天,把一周的每一天都确定循环主题,让我们永远清晰自己在一周中都该干什么?

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第13个法则:凡事只做一次

那些非常成功的人士,几乎都一样,遇到问题,都会立即采取行动。他们知道,做事要想高效,就要花费最少的时间和精力处理事情,他们练就了凡事只做一次的心态。

如果一件事只需要5分钟甚至5分钟都不到,我建议你立刻就去做,通过只做一次来简化任务。

凌乱的环境会使人精神上有负担,增加找东西的时间,最终还是需要安排出时间来清扫房间。只做一次的心态,可以让你周围的环境长期保持整洁,比如吃完饭立刻把自己的碗和筷子清洗干净,放回碗筐。脱完衣服后立即随手挂上,而不是随便乱扔。该洗的衣服立刻放到洗衣机里,而不是随便一扔。

想一想,如果你不再一次又一次的反复做同一件事,会节省多少时间呢?

记住:只做一次!只做一次!只做一次!

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第14个法则:改变清晨,改变人生

想象一下,你每天是否能有固定的一个小时的自我时间,用来提升一整天的幸福感,提高工作效率,使自己更有创造力。

取得辉煌成就的人士,都会把早晨的时间安排得高效且充满活力,并且能坚持下去。成功人士都有早起的习惯,他们的共性是大部分人都习惯在早上6:00,甚至更早的时间起床,通过饮用大量的水来补充身体水分,食用健康早餐,坚持运动,很多人都有冥想、记日志或晨读的习惯。

作者就是这样进行他每天清晨的能量一小时,或者叫神圣60分钟。用每天的第1个60分钟来进行提升思想,改善身体和精神状态。

我的一天都是这样度过的:早晨5:00起床,先喝大量的水清肠,然后跑步一小时,一边跑步一边听书,跑完步回来简单洗漱之后,开始写作一小时,写完一篇文章之后吃早餐,8:00左右轻松上班。在大多数人匆匆忙忙上班的时候,我已经把一天中最重要的三件事——读书、写作、运动都完成了,而且无比的从容并精神焕发,内心充满成就感、喜悦感和幸福感。

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第15个法则:精力就是一切

8小时完成12小时工作的真正秘诀,就是将你的精力最大化。你没办法拥有更多的时间,你只能获得更多的精力。

重要的是你得知道自己在什么时间,能最好的完成最重要的工作,什么时候会变得懒散,什么时候做脑力消耗较少的工作。

不是最大量的完成工作,而是把自己的能力和某些时段的需求和理想匹配在一起,从而做到在什么时间做什么事。

我发现,清晨和上午写作效率最高,为了提升写作效率,我把写作方式从键盘打字换成了口述,使我的写作速度提升了一倍。同时我利用番茄工作法进行工作。

最能提高整体精力水平的方法,当然就是保持身体健康。健康是精力的基石,所以确保高生产率的关键还包括足够的睡眠,少饮酒,少喝咖啡,多吃天然健康食品,保持体重,多喝水,坚持运动。

记住,精力和注意力决定生产率,而不是时间,要做好精力管理。

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总结:e-3c系统化整为0

以上我分享了作者关于高效工作的15个法则,如何将15个高效秘诀浓缩成一个简单易行的系统呢?

作者开发了e-3c系统,e代表精力,3c代表捕捉、日历、专注。E-3c工作法的核心是精力。

我们的时间是固定的,但我们的生产率是可变的。扩充精力,增强注意力,是在同样时间取得10倍生产率的最重要秘诀。所以高效能人士都保证充足睡眠,坚持运动,坚持早起之后冥想、记日志、补水、运动等。高效能人士都会把工作与休息穿插进行,以保持最佳状态。

第1个c:捕捉。

你必须把所有的事情都捕捉到笔记本当中,而不是试图用大脑记录事情,成功人士都随身携带笔记本,并且用笔记写下所有需要记忆的东西,把笔记本当成你的另一个大脑。

第2个c:日历。

不要将待办事项做成列表,直接将待办事项标记到日历上。成功人士都有一套明确清晰的价值体系,并根据这套价值体系确定最优先事项和最重要任务。

你必须在日历上为关键要务划分出时间,成功人士也会给每天设定主题,他们会对任何影响自己重要事项的人和事说不,他们只做无法放弃委派或重新设计的事情。他们只花费时间完成20%的事情,而这些事却可以带来80%的价值,其余的都放弃不做。

第3个c:专注。

成功人士走在日程安排的前面,并且不会回应可能引发其他事情的因素。成功人士不会同时进行多项任务,他们每次只会全神贯注的做一件事,他们通常在上午精力处于峰值时,专注处理要务和优先事项。他们会全天将工作与休息交替进行,以此保持精力集中和工作产出。

最后,记住:

最好的行动时间就是现在

最好的时机永远是现在

要有思想、有目标的活着

记住:一天只有1440分钟

每天做到E-3C,我相信,你距离成功不远了。

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