採購，是企業正常運轉所不可或缺的業務活動之一。其核心要義，則是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中，這既是一個商流過程，也是一個物流過程。
一個企業的主要關注點之一，就是採購團隊究竟將大部分時間花費在了哪些任務上。
通常採購流程會涉及信息收集，詢價、比價、議價，評估，索樣，決定，請購、訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款等等一系列事項。
每一環節，都需要耗費大量的時間與精力。如何在這些繁複的環節中實現效率的提升，將是每個企業、團隊無法迴避的核心議題。
直面採購痛點
企業實際的採購過程中，經常會遇到很多難題。
效率問題。採購流程繁瑣、複雜，大型企業往往還要考慮分支機構的採購管理問題，對時間和人力的消耗都極為嚴重。
溝通問題。需求部門與採購部門如果不能充分溝通，容易造成庫存堆積，佔用大量流動資金和企業資源。
如今，隨著信息技術的深入發展，很多企業選擇應用 ERP 等管理系統，以方便採購、庫存等流程的管理。
ERP 系統的強大，我們毋庸置疑。但有個問題，我們無法迴避，即便這是個強大的系統，可仍然需要人工的逐一操作。
也就是說，真正需要提速的環節，並沒有實現自動化。
為採購找個好幫手
一些企業已經逐漸開始應用機器人流程自動化（RPA）技術來承擔管理任務，以使採購部門能夠專注於更需要人類做出決策的、高附加值活動。
作為一種軟件機器人，RPA 會根據已經提前編寫好的腳本進行重複、機械式的運轉，通過模擬人類的操作，自動化處理當前的人工任務。不僅提高了工作效率，一定程度上還避免了人工操作可能出現的錯誤。推薦閱讀： RPA 是什麼意思
RPA 在採購流程中的優勢
●通過自動化整個流程，最大限度地減少人工干預。
●實現採購流程全生命週期管控，提高效率。
●外掛式部署，實現對企業現有系統最小化影響。
●在需要人類做出決策的過程中提供幫助。
●有助於為未來制定強有力的審計跟蹤（合規要求）。
●有助於打破企業各部門間的信息孤島。
●有助於減少人力投入，使其能夠專注於其他戰略舉措。
RPA 在採購流程中的應用
●採購申請到採購訂單
早些時候，採購團隊必須處理採購申請並手動創建採購訂單，這通常會帶來兩個問題，延遲提出採購訂單和出錯率增加。
通過將 RPA 集成到採購流程中，團隊可以在短時間內完成從提出採購申請到創建採購訂單整個流程。一旦提出採購申請，RPA 機器人將自動執行工作流，例如評估申請、尋求相關部門主管的批准以及處理提出採購訂單的申請。
●需求和供應規劃
RPA 能幫助組織對需求和供應計劃進行端到端管理。它有效消除不同部門之間的信息孤島，例如管理採購、運輸、倉儲和庫存，並將這些環節作為一個集中的團隊進行管理。
RPA 在按工作級別劃分的任務中特別有用。因此，當機器人檢測到倉庫中庫存已滿，它會自動通知採購部門。這有助於採購團隊對相關情況進行評估。
●庫存管理
庫存是每項業務的核心，它是個過程而非結果。組織必須定期監控庫存狀況，檢查是否有足夠的庫存水平來滿足客戶的需求。
RPA 可以幫助採購團隊監控庫存水平，通知庫存水平何時變低，以便團隊可以訂購產品，並提供實時報告，幫助團隊隨時更新庫存水平。這有助於他們評估當前的需求並預測未來的需求。
●訂單管理
業務訂單軟件會幫助採購團隊跟蹤客戶的請求，但這通常涉及大量的手動數據錄入工作。有時團隊無法按時完成業務訂單，則會導致收入損失。
為了克服此類損失，並更好地管理業務訂單，一些公司已經在其業務訂單管理流程中使用 RPA。一旦創建和分配訂單，RPA 機器人就會自動通知採購團隊，而團隊的相關成員可以將其收集起來執行。一旦訂單完成，RPA 機器人將關閉業務訂單並通知客戶狀態。
●發票處理
發票處理涉及到發票的端到端管理——從收到發票到在財務系統中過賬。手動發票處理在過賬前至少涉及 15 個步驟，這往往會耗費掉採購團隊的大量時間，並且極易受到人為錯誤的影響。
RPA 可以有效節省時間並最大限度地減少錯誤。通過 OCR（光學字符識別）技術，RPA機器人能幫助採購團隊掃描發票以提取數據，同時根據採購訂單自動匹配提取的數據。如果字段匹配，則發票將自動過賬到財務系統。將原來需要 15 個步驟才能完成的任務，精簡到只需四個步驟即可完成。
RPA 的出現將解決採購難題，真正實現企業採購“降本提效”的最終目標。
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