開篇先上圖！讓我們先來看下 4 張在微博上找到的電腦桌面截圖。
▲ 圖片來自：微博
怎麼樣？哪張截圖更像你的桌面？比這個還亂？那你一定要好好往下看了。
儘管最後一張看起來稍顯整齊，但實質還是凌亂，只能較快地分辨出文件類型，並不能迅速地找到需要的文件。這其中就涉及到了一個概念——文件管理。
文件管理是使用電腦過程中不可避免的一個話題，由此引申出各式各樣的文件管理方法和文件管理工具。有專注文件夾分類的，比如利用杜威十進制分類法進行文件夾分類；也有專注搜索的，比如 macOS 的原生訪達搜索和 Windows 的《Everything》；還有專注標籤分類的，比如今天的主人公《tagLyst Next》。
懶人目錄
- 文件管理對你未來發展的好處
- 有了文件夾，為什麼我們還要用標籤管理文件
- 《tagLyst Next》讓你的桌面不再凌亂
- 文件夾 + 標籤才是文件管理的出路
文件管理對你未來發展的好處
進入 21 世紀第三個 10 年，我發現身邊越來越多的人開始注重自己的成長，這需要引入一個新概念——PKM，個人知識管理。請仔細思考一下，我們日常產生的那麼多文件和文本，究竟對你的未來發展有什麼幫助？
新的一年，相信越來越多的人會成為知識工作者的一員，而面對每天接觸和產生的海量信息，做好文件管理顯得尤為重要。否則，首先你的桌面就一定會像截圖一樣混亂不堪。無法輕鬆駕馭文件，又如何通過這些信息構建自己的知識體系呢？
▲ 圖片來自：stockphoto.com
另外，進行文件管理還有如下好處：
- 解決混亂狀態：比如桌面文件不再亂糟糟。
- 提高工作效率：比如老闆找你要材料的時候，你可以迅速給到他。
- 提高議價能力：比如年終彙報時，能夠找到所需數據支撐你加薪的論點。
有了文件夾，為什麼我們還要用標籤管理文件
常見的文件管理方式是創建許多個文件夾，以相似性原則或項目制原則將文件放入不同的文件夾。在這種管理方式下，有一個常見的問題是某份文件歸屬於多個文件夾。這時候，我們就引入了一個新的管理模式——標籤管理。那麼，他們有什麼區別呢？
標籤管理是給一份文件貼上多個標籤，優勢就在於你可以基於多種維度去分類這份文件，比如用完成狀態、工作內容、責任人等。
與文件夾管理最大的區別就在此，標籤管理可以給一份文件貼上多個標籤，而一份文件只能被歸類到一個文件夾裡。簡單來說，文件夾和文件的關係是一對一，標籤和文件的關係是多對多。
而在實際工作過程中，一定會有一些通用類型的文件。堅持使用文件夾管理，就只能不斷複製。另外，如果定期要自我回顧的話，比如回顧每個項目寫好的覆盤材料，單純用文件夾管理會給這個過程造成巨大的消耗，總不能每次回顧的時候都打開一個個文件夾去找吧？倒不如給這些文件貼上一個「待回顧」的標籤，直接篩選這個標籤來得輕便。這樣也不會破壞它原來所屬的位置。
《tagLyst Next》讓你的桌面不再凌亂
對於文件管理，macOS 和 Windows 最大的一點不同是，macOS 可以打標籤。多數情況下，通過標籤，我們能夠從多維度找到我們需要的文件。而《tagLyst Next》就是一款可以在 Windows 上給文件打標籤的軟件。軟件的邏輯，同時也是最大的優點——建立資料庫，在軟件內進行標籤化管理。這樣就能避免破壞你已經構建好的文件夾體系，再次花費大量的時間去調整文件位置。
接下來，讓我們來看下《tagLyst Next》怎麼幫助你更好地管理你的桌面呢？
1. 智能化標籤管理文件
怎麼將你的桌面文件導入進去呢？有兩種方式——導入現有資料庫或新建資料庫後導入。接著，再給他們打上標籤。你可以按照自己的需求打標籤，比如用上文的推薦維度。然後你就可以把你桌面文件隱藏掉，跟它說再見！
▲ GIF 來自《tagLyst Next》官網
可能即便這樣，你還是會覺得，要我一份份文件打標籤也太累了吧。還是算了。
等等，《tagLyst Next》還有一個讓人驚歎的功能——自定義規則智能推薦標籤。
想想看，導入一份文件，軟件會根據文件名推薦標籤，你只需點擊一下就行了，根本不用記住有哪些標籤！只要提前構建好標籤體系，設置好規則，簡直就是懶人福音。
▲ GIF 來自《tagLyst Next》官網
2. 多維度篩選快速找到文件
文件管理最大的作用就是幫你快速找到所需文件。《tagLyst Next》提供了強大的標籤功能，自然也提供了強大的篩選功能。並且，篩選功能本身也分為三種，精準篩選、標準篩選和高級篩選，區別主要是篩選維度的數量。以高級篩選模式為例，軟件通過標籤、類型、目錄、日期四維度的篩選。
看日期，都精確到「天」了，我不信你找不到！
3. 豐富的展示形式一眼看到所需文件
如果你真的找不到 （這麼快打臉），除了搜索以外，還有最後一個利器，調整展示形式，這樣你就能在符合篩選規則的文件中一眼看到真正要找的那份文件。
文件夾 + 標籤才是文件管理的出路
基於文件管理思路分享的用《tagLyst Next》重新管理你的文件就到此為止，但軟件本身還有一些強大的功能，也值得我們去好好利用，比如統計視圖、監控剪貼板、文件引用、標籤雲等等。利用好這些功能，重新管理你的舊文件只是第一步，持續管理新文件、聯動新舊文件則是更有益的下一步。另外，軟件本身還自帶了很多教程，也值得我們好好研究。
▲ GIF 來自《tagLyst Next》官網
總的來說，我認為單純用文件夾去管理文件會導致文件篩選上的困難，而單純用標籤管理文件則會造成文件歸類上的混亂。更好的做法應該是用項目進行文件夾分類，再給每份文件打上不同標籤，這樣就能融合雙方優點，幫助你更好地進行文件管理，最後達到個人知識管理的目標。
最後，讓我們來看下用了《tagLyst Next》會有什麼改變呢？
看，我就剩六個文件夾，分別是我的 4 個主要項目和另外 2 個文件夾。而在平時的工作中，則是直接打開《tagLyst Next》，用上文提到的強大功能，提高我的工作效率。
試著用它改變下你那亂七八糟的桌面吧！
*《tagLyst Next》適用於 Windows 和 macOS 平臺，免費版可加載 5 個資料庫，標準版每年 69 元單設備訂閱，專業版終身使用 199 元起。
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