職場求助有講究,運用得當效率高


職場求助有講究,運用得當效率高


【1】

靈兒部門有個很特別的存在:

花姐在部門中資歷最老,手上掌握著各種各樣的歷史項目資料,是該部門名副其實的“掌櫃”。

但花姐不是個特別和善的人,高興的時候和年輕人們談談穿著打扮、公司八卦,不高興的時候找各種茬貶低後輩――

學歷高是錯,“只會讀書不會做人”;安靜是錯,“自閉兒童出不了大場面”;響應迅速是錯,“這麼積極圖什麼”。

相信你也看出來了,花姐不討喜但大家都不敢輕易得罪她,即便不怕她那張常讓人難堪的嘴,就憑她手上掌握著各種關鍵資料,關鍵時刻她幫與不幫,辦事效率可是天壤之別。

這不,那會小林一不小心“有骨氣”地和她鬧翻了,恰好上面下來一個大項目,當小林厚著臉皮向花姐要歷史數據時,花姐一句“我找找吧”就把他搪塞了,小林硬是多花了1/3的時間做補充數據。

你要問為什麼花姐還能保穩自己的飯碗?

別天真了,江湖地位又不是徒有虛名,實實在在的能力與貨真價實的資源;而且人花姐在外人看來還是大方得體懂人情世故的,“小年輕小後輩們得不到前輩的幫助自己反省去”,這是上級和其他部門的總體感覺。

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【2】

相信大家都或多或少有過這樣的經歷:遇事,能得到對的人幫忙,可以事半功倍;但若要事事躬親、從頭做起,事倍功半也是常有的。

既然懂不懂求助、求助效果如何,直接關係到我們辦事效率,那為何還有不少職場人不太輕易找人幫忙?或者好不容易開口卻處處碰壁呢?

  • 最常見的,怕被嘲諷或冷回應,尤其當對方一慣很傲嬌時。

比如開篇那位花姐,總是一副很難相處的感覺,讓她幫一件事能掉人一層皮,硬著頭皮找她還不知道會有什麼結果。我想大部分人內心是拒絕向她求助的。

  • 有時上級的一個決定/一句話便能解決問題,但我們不輕易去提,可能擔心留下一個不擔當、無作為的印象。

靈兒曾接到一個任務,要對公司近十年的項目做資料歸檔。

正當一切進行得還算順利時,有人提出,歸檔同時須對每家對接公司作背景調研及信息整合。

突如其來的工作量激增,大大加重了靈兒的負擔,還擾亂了靈兒的工作節奏。

靈兒若要解決問題,無非就是自己扛,或私下找要好的同事看情況幫,又或者與上司溝通、重新評估該項目的目標與分工。

三個辦法對靈兒來說,工作負擔越來越低但心理負擔卻越來越大。

尤其是找上司溝通,稍有不慎就會在領導面前留下“不擔當”或“能力差”的印象;如果任務不可推卸從而牽扯更多的人力物力,又怕因處理不當引起同事非議。


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  • 哪怕是對普通同事,也擔心開口求助為難了他人。

有句話叫“不熟不吃”,說的是專挑關係好的來坑;還有一句叫“柿子專挑軟的捏”,意思是總欺負好說話的人。

我們對這樣的人敬而遠之,當然也不希望變成這樣。

靈兒的同事小蔡就讓她感覺異常不舒服。

彩霞剛生完寶寶回來,得到公司同意每天休一小時哺乳假提前回家。就在彩霞收拾東西準備回家時,小蔡說:要不耽誤你一點時間幫我處理下數據?

聽罷,靈兒和其他同事面面相覷:這也太不識趣了。

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【3】

即便有種種難以開口的理由,但職場現實就是,並非所有事情都能僅靠自己、或通過正式渠道的任務分工完成;更何況,在任務推進的過程中,還會出現各種不能預料的問題。

因此,能否正確地求助,也許是我們推進事情是否順利的關鍵。

  • 提問/求助前多思考,把非必要提問的選項剔除,同時將統一指向同一人的多項內容合併,從而降低求助的頻次。

靈兒和花姐有著不可忽視的工作聯繫――她們在同一份工作上就是上下游的關係,有太多大大小小的事情需要與花姐對接。

面對不太樂於幫人、又很關鍵的同事,靈兒和其他同事一樣,儘量降低向花姐求助的頻次。

具體怎麼做呢?

首先,不緊急的事情,多積累幾件才一起向他人請教;

其次,緊急的事情,儘量伴隨常規的工作流程或日常相處出現。

如此處理的好處是:

一來不太容易打擾到對方,二來問題整合的過程給了我們再次思考的機會,往往有些解決方案能在此時有所啟發;

再有,當我們提問/求助的內容都相對精簡和必要時,有利於我們職場正面形象的塑造。

畢竟,誰都不喜歡一個聒噪之人,對麼?

當我們擺脫了不愛思考、總愛麻煩他人、不擔當等負面形象,相信他人也會更重視我們的求助,從而形成良性循環。


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  • 由於工作量超負荷而需要支援的情況,要更多從任務目標和資源投入角度尋求上級支持;減量並不總代表不擔當。

上面提到靈兒的工作量由於一個突如其來的建議而可能激增。

如果自己抗下,不僅巨大地增加了自身負擔,還影響整個工作進度——對於靈兒來說,最好的辦法是與上級溝通。

首先要界定好額外增加的工作部分。

任何工作都沒有絕對完美,但可以趨向完美,通往更完美的路上需要花費更多的資源,這當中值得與否、如何權衡,是我們提出支援的前提。

靈兒向上司分析到,本次項目歸檔的目標是為了從同類項目中提煉出通用辦事流程,項目本身已有的相關信息是足夠用以優化辦事效率的;而增加的工作量顯得不太必要又佔有了其他任務的完成資源。

上司聽罷,便放棄了細化背景資料的建議。

面對突發的工作量劇增,我們首先該想到的是如何站在投入/產出比角度為上級提供建議,這比盲目接下工作、加大個人(或團體)工作負擔更有擔當。


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  • 儘量在合適的時間。

上文提到小蔡對即將下班的彩霞求助,彩霞若幫,則耽誤了自己的下班時間;不幫,小蔡的求助則是無效的。

為了讓我們的求助儘可能獲得成功,我們需要多留一顆換位思考的心――如果我們也不希望在此時被打擾,那麼最好換一個合適的時機。

除了同事下班前,不合時宜的求助時間還包括:

開會前——不小心會耽誤對方開會,對方也很有可能要趕著開會而草草回應;

工作剛開始前20分鐘——大部分人需要整理一下自己的日程、處理郵件來往;

開車時——曾遇到過明確告知“我在開車”,還沒有要掛電話的,也會讓人很反感;

以及一切他人明確表示在跟進一個較為緊急的任務時――不但會顯得沒有禮貌,還很大幾率被拒絕/延後處理。

求助是為了得到支持。

我們既然無法做到全然無須支持,則要對自己向外求助的效果負責。

多次無效的求助,不僅會打擊我們的自信心、傷害我們的職場形象,還會挫敗我們的職場人緣。

因此,我們要學會以正確的方式在合適的時機向對的人求助。


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