对这个问题，估计大部分人都只能给出一个模模糊糊的回答，只有极少数人能够拿出一堆记录表，告诉我们TA的时间都是怎么过去的。而这一小部分对自己的时间进行了记录的人，往往都是有目标、有计划、有想法的人。他们不仅仅是记录，而且一定还在不断分析和改进，不断提升自己的时间利用率。而不同的时间利用率，最终往往就产生了人和人之间的距离。
咱们不谈人之间的差别，事业的大小，光看看普遍情况就行。
实际上，不管我们从事什么岗位，不管我们是否胸怀大志，不管我们要处理的是国家大事还是日常生活中的各种琐事，不管我们用没用“要事第一”策略，我们每天都会有一大堆的事情要处理。那就有一个是否能高效、游刃有余、气定神闲地处理好方方面面的事情的选择项。
想选中这个选项，首先是做好规划。没有规划，就不会有时间概念。哪怕是秦皇汉武，每天的时间也只有那么多。规划得好，执行得好，就能气定神闲。否则，就一定是作息不规律，精神疲惫，身体素质每况愈下。这种情况下，哪怕是伟大的金三胖事业，也可能后继无人。
所以，原理上说，建立良好的时间管理能力，首先要从做规划开始，其次必须对实际执行情况进行记录。最后，将二者进行对比，分析差异，找出改进措施，不断提升。
下图是我在实践中构建，之后反复改进的任务计划时间表，能够帮助我们快速识别那些存在偏差的任务计划，从而便于我们有针对性地改进，不断提升个人的时间利用率。
红线左边是计划任务，包括任务名称和内容、开始时间、结束时间、计划耗时和序号。红线右边是实际执行情况，包括实际执行中的顺序、开始时间、结束时间和实际耗时以及备注、完成与否。
我在表格中加载了一些公式，任务耗时、完成与否是自动计算的，而那些红色加重斜体显示的项目，也是自动呈现的。这些红色加重斜体所在的项目就是与计划的顺序和耗时偏离的任务，也就是我们进行分析总结改进的重点内容。
在表格下方，有一个计划时间比，在这里是红色突出显示的87.78%，因为根据我的经验，各项任务计划所用的时间之和如果超过了你可以利用的总时间的70%，那么你就有很大可能完不成这些计划，或者你的时间节奏会过于紧张。赶时间的结果，往往是计划完成了，而任务的质量下降了。
在用这张表管理任务时，还有一些小的使用技巧：
1、做计划的时候，先不要写序号 ，先列出要做的事情，最后再排序号（此时就可以运用要事第一法则以及重要紧急法则）。
2、总会有计划不到的事情，比如外来的电话、突然出现的朋友、没想到的事情等等。所以，整个计划一定要留有机动时间。我在这个表中就自动检查每天的计划时间和总时间的比例，长期积累，你就会发现合适你的比例是多少。
3、事先规划好机动任务。 就像机动乘客一样。这样，既为意外事件留出了足够的时间，又不至于出现大片的空白时间浪费。机动任务可以不排序号。
4、任务和任务之间要留出转换时间。包括洗漱、喝水、运动、闲杂小事、任务之后的反思总结回顾啊等等，防止衔接过于紧凑。太紧凑就容易心急。有足够的休息、转换时间才能做到从容镇定、心定气闲，才能够更加理性思考。也就说，注意保持自己的状态。保持在一个休息充分、高效、平和的状态。这个时间不能太长，太长就应该作为单独的任务列入计划。
5、所计划的任务类型要和执行任务的环境匹配。合适的环境，对外界因素的提前控制，是非常非常重要的。比如在家里、出差路上、找领导汇报工作等等，大概率的会遇到不同类型的事情。在具体使用中，随着时间积累，我们会快速地提高我们对不同场景的预见性。比如，家里，就要考虑留给家庭的时间；在工作岗位，就要考虑各种计划外的拜访、意外任务和指令等等。这些就需要灵活性与计划性的良好结合。
6、在计划任务下方留一些空白行，然后把计划之外发生的任务列到空白行下方，不要追求过于详细，避免把计划变成复杂而耗时的任务。
7、被打断的任务怎么记录？短的中断没必要记录。长时间的中断就相当于把任务截成了几段，那就分别记录开始和结束时间。可以把中断的时间和任务记录在下方的空白行里。
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