小黄最近很郁闷，一天工作12个小时，看似忙忙碌碌，却没有多少产出。小黄认为，自己对工作已经很有规划了，每天都有大目标小目标，先做什么，再做什么，安排得井井有条。可到最后，总是计划赶不上变化，一堆琐事打扰，造成原定的工作目标都没有完成。今天的事情拖到明天，明天的又拖到后天，忙得没有一点价值。其实，这就是小黄的执行效率出了问题！
《华为高效工作法》一书中曾引用过一组数据：人们一般每8分钟会受到1次打扰，平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时。其中80% (约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的，被打扰后重拾思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。综上，每天因打扰而产生的时间损耗约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。
数据很惊人对吧？也就是说，小黄的12小时忙碌，其实是假忙碌，有2/3的时间都被损耗了。要想减少消耗，就要提高自身的执行效率。
一个公式助你告别假忙碌，提高执行效率
什么是执行效率？是实施履行过程中，单位时间完成的工作量。我们可以用一个公式来概括：
执行效率=工作量/工作时间
工作量好理解，就是各种类型的工作组成的量的总和？那么，工作时间呢？只是单纯的数字吗？不，绝不是！
美国麻省理工学院计算机科学博士卡尔·纽波特曾经在《深度工作》中说过，高质量产出=专注度*时间，他认为，80%的工作，是由20%的专注时间来完成的。因此，在工作时间上，可以有三部分组成：
- 一是启动时间，就像电脑的开机时间、网速的反应时间，这都属于启动时间，在工作上，你的启动时间，就是你决定做哪件事的思考时间；
- 二是心流时间 ，就是卡尔·纽波特所提出的专注时间，这段时间，人的注意力高度集中，进入全情投入的忘我状态，同时体验到巨大的充实，往往感觉不到时间的流逝；
- 三是碎片时间，上厕所5分钟，打电话2分钟，刷朋友圈10分钟……这些都是碎片化时间，或许你只是接了客户一个电话，或者帮同事递了一下文件，所产生的时间，都是时间碎片。
于是，工作时间=启动时间+心流时间+碎片时间。
那么，执行效率=工作量/启动时间+心流时间+碎片时间。
这就是我们今天提出的，一个公式，接下来，我们要探讨，如何利用这个公式，提高执行效率呢？
做重要不紧急的事，减少工作量，提高执行效率
工作量，处在公式的分子位置，也就是说，若是固定时间内，做的事情越多，就越能够提升执行效率。但人的精力毕竟是有限的，不可能事事躬亲，于是工作的价值决定了工作量的大小。在时间管理中，有一个四象限法则，能帮我们很好的管理工作量。
四象限法则指出，把工作按照“重要”和“紧急”分为四个象限：重要而且紧急；重要但不紧急；不重要但紧急；不重要也不紧急。法则的核心理念是，应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。 事项处理优先顺序为：重要而且紧急 > 重要但不紧急 > 不重要但紧急 > 不重要也不紧急。
我们判断工作重要与否的依据是：这项工作是否对你实现目标有益？小黄是一个文案策划，假设现在小黄手头有这么几件事：一星期内要完成的活动策划方案、一小时内要交出的产品文案、部门会议时间协调、同事间沟通交流、刷两微一抖找灵感、工作汇报等。
- 重要又紧急的马上做：一小时内要交出的产品文案，马上去做。这样的事情一天最好只安排一件，否则你会陷入无尽的繁忙之中。
- 重要但不紧急的计划做：一星期内要完成的策划方案、工作汇报等，计划一个时间点去做，把之列为最有价值的事，将你最好的精力花在这上面。
- 紧急但不重要的授权做：部门会议时间协调这类工作，可以交给别人去做，不要事事揽在自己身上。
- 不重要也不紧急的减少做：刷两微一抖找灵感、与其他同事沟通交流，不是不做，只是尽量少做。
重新估量一下你的工作量，看哪些可以摒弃、哪些可以协调，哪些是你必须要做的，从而减少工作量。
变目标意图为执行意图，减少启动时间，提高执行效率
所谓万事开头难，进入工作状态总是最难的，就像电脑、空调等，刚启动的那一刻，其实是最费电的。怎样减少启动时间呢？就是变目标意图为执行意图！
执行意图是心理学家彼得·格尔维茨提出的理论，简单的说就是“if/then”模式。
通常，目标意图的工作规划是这样的：
- 设定目标：今天要完成6件事，分别是文案撰写、活动策划、会议协调、沟通交流、工作汇报、灵感找寻；
- 拆解目标：上午完成2件事，下午完成4件事；
- 规划行动：安排事情的先后顺序，比如下午上班时，先做灵感找寻的工作，调节状态。
如果将之转变为执行意图，if/then 的最优行动模式就是将预设的行为置顶，让你到时到点仅有一个选择，减少你的选择困难。加布里埃尔•厄廷根的《WOOP思维心理学》介绍了WOOP工作法 ，通过条件触发行动，用行动触发来减少启动时间：
W：Wish，设定内心渴望的、具体的、有挑战性的目标。比如，小黄设定，今天一定要按时完成工作，不瞎忙碌；
O：Outcome，想象实现愿望后的具体美好图景。比如，小黄完成了工作，不用加班了，不用12小时上班了，可以按时下班去享受生活，还会被领导夸赞；
O：Obstacle，列出可能遇到的困难清单。比如，迟迟进入不了工作状态，没有工作灵感等；
P：Plan，用 if/then 来设定应对场景的反应：
- if 打开电脑 then 就找到文案撰写的文档，进行最紧急的工作
- if 打开网页 then 就搜寻和工作相关的信息，找寻灵感
- if 到了下午上班时间 then 就马上进入活动策划的思考
- if 看到老板 then 马上进行事项汇报
总之，就是要列出你行动的条件，就像晚上睡觉前你一定要刷牙，女生出门聚会时一定要洗头一样，给你的工作行动一个条件。
格尔维茨认为，通过执行意图，可使用大脑的脑补功能完成目标，将“我要读一本书”改成“如果现在是午饭后休息时间，那么我要读书半小时”。由于午休还未到，大脑不会认为完成任务了。而当无休的场景到来时，你的潜意识会启动未完成的脑补，从而将行动习惯植入潜意识，避免和意志力作战。
用柳比歇夫统计法减少碎片时间，掌控注意力，提高执行效率
会计学基础原理上说，世界上所有不能被精确计量的失误，都无法被有效管理。一寸光阴一寸金，在《奇特的一生》中，提到过柳比歇夫时间统计法，就能精确地管理我们的工作时间。柳比歇夫能精确的感觉时间的流失，每一次完成一个任务时，他都能预算到此刻大概属于哪个时间点，花费了多长时间，差距最多5分钟之内。
- 观察：感知你的注意力，哪些事，哪些时候，你心无旁骛地在做事；
- 记录：当你的注意力转移时，是什么时候，注意力持续了多久，精确到15分钟之内；
- 统计：将每天每月记录的数据进行统计，可以选用自己适合的方法，然后进行汇总；
- 反馈：积累一段时间之后，去查看，注意力的情况，时间碎片化的情况，看都被哪些事耽误了，进行改正。
你专心做一件事，所花的时间，要比你不断被打扰，三心二意花的时间少的多。柳比歇夫统计法，并不是在记录时间，而是在记录注意力的使用情况。通过此方法，我们可以统计每天有效工作时间长度，把工作中的时间碎片安排其他用途。当我们无法掌控时间，那么改变一下，去试着掌控注意力。
总结
帕金森定律表明，只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。现实告诉我们，你越是快速地完成任务，新的任务就会越快到来。所以，我们在工作中，如何合理安排时间，提高执行效率，是告别假忙碌的关键。
我们提出了一个公式：
执行效率=工作量/启动时间+心流时间+碎片时间。
- 根据公式，我们要用四象限法则将工作量安排得明明白白，尽量做重要且不紧急的事，将不重要不紧急的事淘汰掉，减少工作量；
- 根据公式，我们要变目标意图为执行意图，用WOOP工作法，通过条件触发行动，用行动触发来减少启动时间；
- 根据公式，我们要用柳比歇夫时间统计法，掌控注意力，避免时间黑洞，减少碎片化时间。
工作的确是做不完的，但很多时候，你的忙碌却是假象，加油吧，提高执行效率，让心流时间提升你的工作满足感！
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