不知道你是否也有这样的体验——
1. 给下属交待工作，明明说得很清楚，但他就是听不懂，做不到。
2. 跟人约见面，明明说好了时间地点，对方却还是找不到地方。
3. 自己明明很有把握的事情，最后却出现变卦，导致可信度下降，说话没人再愿意听。
在这种情况下，你也很委屈。觉得自己很无辜。
实际上，问题的关键就在于，你没有把握好说话的3个关键要素。导致说出的话力度不够，给人的印象不不深刻，甚至给人不靠谱的印象。
说话不在于说得多少，而在于精准。
之所以会出现这种情况，是因为没了解人在什么情况下能够有效地接收信息。
第一：有序的话语能让人更集中注意力。
美国罗彻斯特大学的认知学家认为，人们在接受信息时，不仅不会忽略其中的顺序，反而会非常的重视。
来看下面这个场景：
报告李总，上次那个客户刚打电话，说之前咱们发过去的货有问题。正要给您打电话呢。
他说下午要来一趟，问您有没有时间。
他说让我过来问问，然后回复他。
能听出要表达什么意思吗？
- 信息点1：客户反馈货品有问题；
- 信息点2： 客户下午要来拜访；
- 信息点3：客户需要确认李总是否有时间。
如果是按照场景里的说法，听话者就容易听蒙圈，不知道应该给出怎样的反馈。
而如果按照三个信息点的顺序，依次将事情摆出来，就能让人更清楚更明白地了解意思。
他会据此做出相应的反馈：
首先查看自己的时间表，看是否有时间；
其次会告知说话人，给对方回复。
然后还会准备了解下货品的情况，以备沟通时心中有数。
这样按照一定的顺序说话，才能让人更清楚意图，从而做出有效的反馈。
所以对说话者而言，或许会觉得交代关键事物的次序不太重要，但对于接收信息的一方来说，他就会感觉混乱。
说话时传达的信息混乱，只能让人无所适从。
第二：无关的话少说或者不说。
很多人说话习惯于把很多信息放在一起，重点和非重点信息杂糅，这样容易让人越听越糊涂。
例如下面这个案例：
下午把这个表填一下。格式要调好。上次你的那个就不对。别跟上次那个表一样，看着太乱了。
这个都说过好几次了，每次交上来的表都有问题。
你看小李做的，就让人挑不出毛病。
一段话，主要意思无非是让下属把表格填好，记得调整格式。
可是却添加了好多无关信息，让人听得不知所以然。
实际上，与其说一堆啰嗦的叮嘱话语，不如把格式到底要怎样调说清楚。
说其余的信息，无非是让下属注意工作细节，但听起来，最后很可能让人忘记主要信息。
第三：关键词要突出，多用肯定句。
下面这个例子可能你也经历过：
妻子让丈夫去买菜。提前嘱咐说：要买白菜，不要买胡萝卜。
结果丈夫买回来的，只有胡萝卜。
因为妻子一直在强调：不买胡萝卜，但在丈夫听来，就只记住“胡萝卜”。
而如果妻子直接说：只买白菜。不去说那个被否定的事物，丈夫的脑海中就不会有这种印象，也就不会出错了。
所以，在说话时，直接说想要的，而不要说“不要的”，否定的话不要过多强调，以免让记忆力出现偏差。
总结下来就是：
说话有顺序；
重点要突出；
多用肯定句。
了解了这三点，就能明白什么情况下，人才能高效接收信息。
在具体运用中，可牢记下列三个关键法则：
- 第一：说话有条理，把细节交待清楚。
还拿上司给下属安排工作为例。
如果只交待任务名称，那是不够的。
对于一项完整的交待来说，需要包含下列五点：
- 任务名称；
- 任务具体要求；
- 需要反馈的形式；
- 截止时间；
- 可用的资源。
很多人往往只安排个任务，其余信息就不透露。这样，一方面会让接受任务的一方不清楚细节，导致工作做不到位；
交待工作时，要一次性把要点说清楚。
另一方面，一旦出现意外情况导致不能完成，执行者不知道如何处理，会延误工作。
比方说，安排下属去做一份关于友商竞品的调研，那么，不仅要说明报告内容和截止时间还得交待：
- 需要的预算或是资源情况怎样；
- 需要联络的部门和人员是什么；
- 反馈的形式是Word还是PDF，或是PPT；
- 反馈方式是邮件还是在线传输，是否需要抄送相关人员……
这样，按照一定的顺序，有条理地把相关注意事项都说明白，员工做事就有了参考模式，就能更有针对性地，更高效地完成工作。
反之，任务交待不清，细节不明朗，再加上员工不去求证，只按照自己的理解去做，那么最后很可能会导致返工。
- 第二：说话时把前因后果、背景信息说明白。
我曾经在一次外出参加一次展会活动时，就因为没说清楚见面的具体地点，导致错过和约好之人的会面。
我当时到得比较早，所以提前锁定一个位置，告诉对方我在安检处的旁边位置。为了让对方更容易发现我，我还说旁边有个什么标志物。
结果坐等又等，对方也没到。得到的信息是：
对方也说自己在安检处旁边，却没看到我。也没看到我所说的标志物。
后来因为都要赶时间，就各自先去忙了。
直到过了小半天，我才反应过来，原来展会有两个门：南门和北门，也就是正门和侧门。
每个门都有安检的地方，所以我的问题在于，只说了“安检处”，最关键的方位没说清楚。而南门和北门是两个相距很远的地方，所以，对方找不到我也是必然的。
沟通时，相关信息一定要说清楚，尤其是细节部分。
从那以后我就记得，说话时一定要把相关的信息说清楚。如果少交待一个信息，尤其是关键的，诸如方位等，就很可能会导致误会。
如果对方细心，问一下，或许还能避免互相找不到的情况。如果对方也想不到这点，那么，两人之间就可能达到“最远的距离”。
就好比我们如果外出，需要去的地方是地铁附近，最好就要问清楚或是说清楚是哪个口，否则遇到那些大的地铁站，互相之间甚至隔着街道，那就很可能南辕北辙了。
- 第三：说话别给自己挖坑。
这一点主要是指说话要留余地，别说太满、太死。
比如有一次，我去一个同行那里参加活动，她当时说：等活动结束我给你们拿礼物。
而等到活动结束时，却尴尬地发现礼物不够了。
我当时就觉得，自己以后说话也得注意。
当事情没有确认好时，最好别先把话说出去。否则一旦实现不了，尴尬是一方面，自己在他人心中的形象也会打折扣。
我们都希望自己能够言出必行，但总难免会有意外因素的出现，这是我们无法控制的。所以，说话时留点余地，别说太满，这才是聪明的做法。
说话留余地，才能保持自己的人设。
想起电视剧《武林外传》里，李大嘴总是喜欢大包大揽，动不动就“这事儿就包我身上了”，结果并不能胜任，反倒给自己添堵。
答应了钱掌柜做月饼，却根本不理解“独一无二”的月饼是什么意思，折腾半天也没能让钱掌柜满意。
任何人在说话时，都要谨慎，即便做不到三思而后行，也要做到先想，再说。
朱熹在《答王近思书》里说：“不可不深自警省，讷言敏行，以改故习之谬也。”也是旨在提醒我们，说话时要多加考虑。别快言快语，先把话说出去，而后收不了场。
结语：
我们每天都在说话。不管是面对面的沟通，还是在线上交流，都需要把话说得清晰到位。这样才能减少沟通成本，让交谈更有效。
掌握有效说话的秘笈，就能让自己更有话语权，更有影响力。
琦亭，好习惯践行者。爱读书，爱分享。传递有温度的文字。
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