“小明，晚上去happy呀”，晚上7點半，小明收到好基友小回的消息。
“happy個鬼，還在開會”。
“又開會，你怎麼那麼多會，大領導啊”
“呵呵，累的無力吐槽，都不想幹了。。。。”
“說來聽聽，讓哥開心下”
“呸”
“說認真的，啥情況，我幫你分析下”
小明開始倒豆子了（吐槽）：
會議嚴重超時：下午2點開這個月的計劃總結會，通知的會議時長是3個小時，結果開到現在，還遙遙無期，我好多事還沒做呢。
集合慢：兩點開會，我早早的去了，結果拖拖拉拉的集合，扯些有的沒的，2點半才正式開始。
發言拖沓：然後就是各部門大佬做總結和計劃宣講，規定每人不超過20分鐘，結果就沒少於半小時的，**部的老大更厲害，拿著一張表格，講了一個半小時，內容也看不清楚，我無聊的都快睡著了。
現場混亂：這個月目標沒達成，老闆說下個月要拿出可行性的計劃，這個部門有困難，那個部門有想法，這不，討論到現在，也沒個結果，都快吵起來了。
沒有結果：晚上9點，會議終於結束了，無語的是，下個月可行性計劃也沒個結論，居然變成會後商議給方案，我去，會後商議！那開這一天干嘛，每次都會後商議，然後就沒有結果了。
今天這樣的會議都是常態了，我已經心力交瘁……
你們這會議效率太低了，哥給你幾點建議:
一、高效會議的六個關鍵要素
1. 明確會議目的和產出
明確了會議的目的和需要產出的內容，統一參會人員的思想聚焦和產出期望，在大方向上就不會跑偏
例：如果會議的目的是就某件事情商議出解決辦法，那麼會議中就必須將大家提出的辦法整理並決策，最後不管是投票也好，一人拍板也好，都要確定1-2種解決辦法，否則你一句我一嘴，會開完了才發現什麼結論都沒有。
2. 確定會議的形式和流程
會議形式常見的：線上會議，線下會議。
會議流程：有明確的會議流程，才能保證會議在指定的時間內按照計劃的方向發展。
例如：
好處：
能基本保證會議在可控範圍內；
各部門有充足時間表達自己的觀點；
留有自由討論時間，方便交流想法，達成共識。
3. 制定並申明會議制度（會議通知）
會議的幾個痛點現象：
拖拖拉拉不按時到會，等人聚齊20分鐘過去了；
個別人員太囉嗦，一個人講了半小時還沒講到重點，又不好打斷；
邊開會邊辦公，玩手機的，交頭接耳的，進進出出的。
這些情況也都是現在大多數會議的常態，很多人中招，可是也覺得很無辜，我太忙了，不邊開會邊做，怎麼搞的完，其實這樣就是個惡性循環，會議效率下降了，事情沒解決，還得重複做，重複開會。
那如何避免這樣的情況呢？
會議制度很重要！！！
會議制度包含的內容：
會議的流程；
會議必須遵守的約定；
違反約定的懲罰措施。
而這些會議制度，需要在發送會議通知的時候進行告知並重點申明。
PS：這種會議制度，一開始肯定缺乏公信力，那麼就需要拿幾個人“殺雞儆猴”，當然措施也不能太過強硬。
參考：違反制度的，會議結束前，面對面建個群，發個紅包；為會議的茶歇買單等等。
逐漸把這種制度形成一種約定俗成的規則，這樣逐漸推廣下去，違反制定的人肯定越來越少。
4. 做好會前準備
內容包括：
內容：
設備調試，如投影儀，視頻設備等；
物料準備：會議中需要用到的筆，紙，周邊材料等；
資料準備，會議中需要用到的文件。
5. 會議紀要
會議紀要是一場會議的靈魂，如果沒有會議紀要，那麼可能導致的結果是，大家對會議最終的結果理解和後續安排各不相同，會議中提出的爭議事項，待解決事項，和一些關鍵想法，可能產生遺漏。
會議記錄有兩個要點：
（1）提前安排會議記錄人
提前不明確會議記錄人，可能會出現都認為有人記錄，結果誰都沒有記錄的情況。
（2）會議紀要的格式
很多人寫會議紀要就像是記流水賬，***說了***；****又說了***，這樣的會議紀要是沒人願意看下去的，會議紀要相當於是概括總結，要讓大家在幾分鐘內快速get會議要點。
主要包括以下幾個部分的內容：
內容：
會議基礎信息：會議主題，時間，參會人；
會議達成的關鍵結論或要點問題；
會議待協商處理事項及對應的責任人，完成時間。
重點內容，可以特殊顏色或加粗標註。
6. 會議後續跟蹤
對於一些待商議決策事項，或者是任務分工，會議後續需要會議組織方持續跟蹤，例：針對會議提出的***問題，需要**部門提出解決方案，對應的責任人，完成時間，都需要形成跟蹤表，發送給會議相關人員。按期跟蹤執行情況並通報。
二、參會人如何實現價值最大化
1. 會議組織者
作為會議的組織者，必須要負責會議流程和制度的執行，職責包括：
會前準備：發送會議通知，會議前及時收集各部門的彙報資料，對不符合要求的打回重做，避免在會議上浪費大家的時間；
聯繫參會人員快速到場：可通過電話，面催，或者在公司大群裡呼叫；
超時提醒：會議中準備計時器，超時提醒，嚴重超時可直接中止；
主題把控：一旦出現跑題的現象，及時打斷拉回；
制度執行：對於約定的違反規則需要做出的懲罰，監督執行，起到震懾作用。（一般是人資或者是行政部門）
2. 會議決策者
會議決策者，作為權威，需要給出態度和決策來：
作用：
輔助支持會議組織者：會議組織者在執行會議職責時可能會遇到不配合的情況，決策者及時幫腔，可提升會議效率。
表明態度，給出響應：對於各部門的發言，及時點評，好的在哪可以改進的在哪，這樣有利於改善進度，同時其他部門也會借鑑參考。
作為裁判，對爭論不休的分歧點做出決策。
3. 會議發言者
發言者是會議內容重要組成部分，會議發言者在公眾場合的表現，對自己在上級或者下屬心中的印象影響都非常重要：
提升方向：
做好充足會前準備：ppt的內容，展現形式，演講節奏，都要提前模擬測試下，確保有價值且高效。
遵守會議制度，做好榜樣
4. 會議參與者
對會議議題拾漏補缺；
遵守會議制度，不影響會議進行；
抱著認真學習的態度，虛心聽取其他部門的宣講，這也是開拓視野和學習的機會。
三、高效會議管理實操—計劃總結會
針對小回提出的建議，小明認真跟行政部門溝通了下，行政的老大感覺非常受用，在獲得了老闆的認可和支持後，在公司群點名表揚了小明，然後開始了會議的改革，小明再次參加會議，感受完全不一樣。
1. 會議前
小明收到了行政發來的會議邀請，內容包括：
（1）會議流程
日期
時間
發言人
備註
（2）會議制度：
會議中出現以下行為，由行政統計，樂捐20元，作為下次會議的茶歇基金：
開會超過5分鐘未到場
會議過程中另行他事，被行政發現2次及以上的
發言超時10分鐘以上的
（3）會議彙報資料模板
小明整理好彙報資料 ，老大認真過了一遍，提出了修改建議。
資料提前一天發給行政，行政審核通過了，有幾個部門被行政打回重做了。
2. 會議中
9點開會，居然第一次在9點5分之前人到齊了。
行政姐姐簡短的講解了會議流程與制度，並準備了計時器
運營部老大彙報時，果然還是超時了，計時器報警，現場有點尷尬，老闆發話了：講重點，運營老大後面加快了速度，再到其他部門講的適合，基本都按時彙報完了，連老大難的市場部這次也只超時了10分鐘。
行政小姐姐全程記錄了會議過程中提到的爭議項和待決策事項，各部門彙報完之後就這些事項逐一商議，大部分事項都給出瞭解決措施，實在不能當場解決的也提供了完成時間，責任人，預計完成效果。
3. 會議後
結果：
原計劃3小時的會議，在3個半小時內完成。
行政姐姐在會議結束後2小時內，向會議相關人員發出了會議紀要，並重點@了需要提供後續方案的老大。老闆還回復了郵件表揚行政姐姐。
三天後，按照約定情況，行政小姐姐對待解決事項的完成進度進行了跟蹤發佈。
四、其他類型會議管理要點
計劃總結會是企業日常管理過程中比較常見的會議類型，主要特點是由幾個代表彙報發言，比較正式，為保證會議高效，對流程的把控非常重要。
除了計劃總結會外，工作中還有2種類型的會議：分享會，腦暴會。
1. 分享會
例：優秀員工分享，成功項目分享。
企業內部定期組織分享會，可以加深學習的氛圍，共同進步，但是很多企業的分享會都變成例行公事的現場，參會人員不認真聆聽，分享人員講的枯燥乏味。
那麼一場高質量的分享會應該是怎麼樣的呢？
（1）準備會前調研
儘管是針對同一個主題，分享人打算分享的內容和形式，往往不是聆聽人想要了解的，講的不感趣，自然不認真聽了。所有準備分享資料之前，可以先開展一輪調研，瞭解大家想要學習的內容，和喜歡的分享形式。
調研形式：
訪談幾種不同類型的接受分享人；
向參會人員發送調研問卷
（2）分享展示優化
分享展示的文件形式很重要，觀眾接收信息是視覺和聽覺的結合，視覺佔很大部分的比重（這就是為什麼我們看電視，沒有字幕就感覺非常不習慣）。
所以分享文件要避免密密麻麻堆積的文字表格。採用圖文結合再加上一定的動態特效，會讓效果加倍。
（3）過程互動
會議過程中如果只是一味的單方輸出，那麼參會人很容易走神，也缺乏參與感，會議過程中增加一些互動環節，可以調動整體會議的活躍性。
2. 腦暴會
例：策劃案創意腦暴
腦暴會是所有會議中最難的一種，因為對會議的結果一開始是完全無法預測的
管理要點：
（1）組建無領導討論小組
組建小團隊的無領導討論小組，小團隊可以保證大家都有發言的機會，充分參與進來，吸收不同思維的想法。
無領導小組，可以避免領導權威性對組織的影響，束縛其他成員表現機會。
（2）小組PK機制
加入PK機制，可以激發大家的好勝心，從而調動大家的積極性。
（3）小組成員均勻分配
每個小組要保證類型的均衡，如來自不同部門的，或者不同個性的，這樣可以避免思維的偏向性；
小組需要一個隱形領導，隱形領導負責調動大家的積極性和思維發散。
（4）創意引導
讓大家開展創意討論，開始之前需要先做創意引導，如：一倆個優秀的案例，或者是一個場景模擬等，這樣可以方便大家打開思路，而不是幹討論。
（5）討論結果再深挖
參會成員是無法直接給出你想要的答案，他們往往提出的只是一個思維方向，或者是一個思維點，所以會後需要就會議的結果再深挖，配合本身專業特性，組合成合適的創意想法。
最後，會議本身是為了更高效的解決問題，但是往往大多數企業都會遇到低效會議的痛點，希望以上的分享能給幫助大家提高工作效率，早點下班！
作者：瑤光；微信公眾號：回了CRM，某互聯網自媒體聯合創始人，曾在零食top3品牌負責用戶體驗管理。
本文由@瑤光 在PMCAFF社區發佈，轉載請註明作者及出處。
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