08.08 《連鎖乾貨》:搭建連鎖店高效的巡店體系

巡店是藥店的核心工作,通過巡店,使總部和門店建立聯接,一方面保證各項運營標準在門店執行落地,一方面瞭解和滿足門店需求。

一、藥店店數驅動巡店變革。

1、 單體藥店的巡店管理是通過老闆、店長口頭指令實現,1級巡店,很少有成文的標準和檢查表;

2、 小型連鎖藥店發展到同城8-10家門店時,通常會出現專職督導執行巡店,2級巡店,督導由最優秀店長升任,開始使用一些簡單的檢查表格和巡店報告;

3、 中型連鎖藥店發展到30-40家門店時,往往出現跨城市經營,通常設置專門門店督導部、督導經理進行巡店,3級巡店,簡單的巡店標準成型;

4、 大型連鎖藥店門店成百上千家,跨越數省,4-5級巡店,巡店管理需求和矛盾千變萬化。

二、連鎖藥店巡店面臨的主要問題:

目前連鎖藥店巡店實操中經常出現異常現象,難以實現門店營運能力和業績提升:

1、以考核為目的、標準不統一和長官意志

現象:為抓好現場定考核,服務定考核,單品定考核,會員定考核,質量管理定考核,損耗定考核,企劃標識定考核,為完成每個考核巡店,總部與區域;營運部門與行政部門各有檢查表,標準不統一,導致各級管理人員到門店指導評價,要求不一,造成門店管理混亂,店長和員工不知道聽誰的,對督導提出的問題不去解決。店長只關心應付考核項,放棄銷售業績以保檢查通過。

2、督導評分不客觀,流於形式

現象:評分標準沒有針對性,督導與店長看關係評分。門店提前得知督導巡店,臨時突擊應付檢查。

門店反感牴觸,挫傷員工積極性,影響銷售業績。讓員工感覺找茬,不但不能解決實際問題,還適得其反。

不能反映門店日常的真實水平,掩蓋問題得不到改善,尤其針對服務巡店,知情演戲。

3、共性問題反覆出現

現象:A門店出現的問題,督導花大量的精力和時間幫A門店整改到位,B、C門店相繼爆發相同問題……一段時間關注A店不夠,同一問題反覆出現

連鎖藥店店長和員工流動頻繁,門店流程和標準反覆培訓、檢查、督促和習慣化,門店店長和核心員工調動和離職後,重頭再來。督導忙於救火隊員的事務工作狀態,無法聚焦突破業績提升瓶頸和核心工作推進。

5、效率低

現象:督導巡店準備,乘車到店,現場檢查、拍照,填寫檢查表,與店長確認整改項,整理巡店報告,信息傳遞,門店整改,再次巡店檢查流程。督導真正發現問題和解決問題的時間佔整個工作時間不到20%。

造成設置龐大的督導團隊,一方面投入大量督導人工成本,一方面因督導水平不一難以解決門店的實際問題。

三、連鎖藥店巡店體系搭建

完善的巡店體系包括:

1、標準統一

統一巡店內容和執行標準,營運部將分散在各業務部門、總部、分部的巡店檢查內容和執行標準整合和統一,集中發佈,定期更新;

2、督導組織

全職督導、專業兼職督導、第三方督導並存:

全職督導組織包括總部營運督導部、城市門管部、區域經理構成3級督導組織,集巡店標準梳理發佈,標準培訓與複製,督導檢查與執行3大職能於一體。

專業兼職督導分佈在各業務線,協同全職督導抓業務線工作在門店落地執行。

第三方督導負責評價主觀性強,主動迎檢,顧客體驗類的項目檢查。

3、巡店形式

按檢查者分:

1) 總部、城市和分部3級門管部督導巡店,周覆蓋門店,對門店進行常規督導;分部督導和區域經理在於對門店基礎運營工作和經營風險防範工作進行指導、幫扶和整頓;城市經理負責對門店業績優化工作進行指導和資源協調;總部督導側重門店異常問題和流程診斷和解決方案。

2) 總部和城市2級專業巡店,季度覆蓋門店業務線,並形成快速應對機制;專業部門如工程、質量、商品、採購、信息、人資、財務、企劃和行政等部門,均應在季度週期內對門店所涉及的專業工作進行業務巡店,排查專業風險,發掘專業需求,優化和改善業務流程,通過指導、培訓和檢查評價保障專業標準在門店落地。

3) 遠程智能巡店,通過互聯網+視頻技術,在電腦Web,手機APP上實現視頻、圖片巡店,目前該技術已趨成熟,將成為未來巡店的流行趨勢和主要形式。

《連鎖乾貨》:搭建連鎖店高效的巡店體系

1) 影子顧客巡店,通過影子顧客團隊對門店的顧客體驗,服務等進行檢查。解決內部人檢查的人情分,有備檢查的不真實結果。

2) 交叉巡店,跨公司、跨城市和跨分部間的督導交叉巡店,一方面實現能力互補,避免習慣性短板,一方面交流學習,互相提高。缺點就是成本高,難形成常態。

3) 第三方巡店,市場調查諮詢公司進行品牌、品類、服務、顧客行為、購物籃等調查,一般可整合供應商資源開展。

4) 自檢巡店,門店店長和店員組織日巡店,開門打烊點檢,交班工作交接,貴細商品交接,顧客意見本,缺貨登記本,贈品登記臺帳、退貨登記本、處方登記本,養護記錄,溫溼度記錄檢查等都是門店自檢巡店的內容,一般通過門店日誌記錄。

按檢查對象分

1) 常規巡店,主要檢查門店基礎運營和經營風險相關2方面的內容,涉及衛生、陳列、員工、服務、設備、氛圍、營銷、安全、質量、防損等工作執行的檢查。

2) 專業巡店,主要為各專業線的業務深度檢查,如質量檢查毒性含麻藥品、藥師在崗、四分開原則,處方登記,調劑流程,效期商品下架,中藥篩鬥,養護記錄等。

3) 異常問題巡店,主要為某些異常指標出現的針對性巡店,如財務對手工收銀,醫保卡套現,回款等異常的檢查。

必須建立統一標準,依靠各專業多層級的督導構成的巡店組織,同時結合多種巡店方式,才能可能構建完整的巡店體系。即使三者齊備,如果缺乏高效的巡店工具,也不一定能實現高效的巡店。

4、巡店信息化

巡店信息化是解決連鎖藥店實現高效巡店的最後一公里。

巡店信息化建設,必須應用先進的互聯網+視頻技術、大數據技術。

互聯網+視頻技術,解決督導和現場直聯。通過視頻、音頻、圖片將現場情況實時上傳雲端,督導隨時隨地通過電腦Web,移動APP瞭解現場,發出督導評價和指令。

大數據技術

1) 各級督導、各種形式的巡店結果記錄統一彙總巡店數據庫,同期同項巡店結果統計按優先級;通過標準統一,各級督導和形式不同的巡店均可以訂製生成自由組合的巡店檢查表,巡店檢查表的每條檢查記錄取自統一的標準庫,巡店結果能彙總巡店結果記錄數據庫。1) 巡店結果與考核應用分離,階段巡店考核細則根據定期工作重點靈活設計;有巡店記錄彙總數據庫後,就能改變傳統的巡店標準、巡店檢查表、檢查結果和巡店考核的強制捆綁,檢查表等於標準,結果等於考核。改變為了現場考核方案而進行的巡店體系設計,巡店考核決定巡店體系、檢查標準和巡店結果。

巡店與考核應用分離帶來最大成果是讓巡店真正的幫助門店解決問題,迴歸到巡店本源:幫門店發現問題,解決問題,習慣化。

2) 同項巡店結果可統計成長變化趨勢。

巡店記錄彙總數據庫還能快速地分析出各級管理單元現場管理成長趨勢,結合業績和財務數據,我們能快速找到影響門店業績和效率的關鍵工作和瓶頸,進而採取措施應對改善。

四、未來高效巡店的暢想。

1、巡店督導人人有責。

掌上巡店,有標準,有工具,各級管理者,一線員工隨時隨地都可以成為督導,隨時對門店經營管理是否標準規範進行檢查評價,並生成整改指令。

未來的連鎖藥店,管理層級將從現在的多級金字塔轉變為扁平化的2級,沒有前臺和後臺,沒有一線和二線,只有發掘需求,滿足需求,流程化。

2、顧客就是督導

督導移動APP對顧客開放,就形成了實體店的互聯網顧客好評,檢查標準按顧客需求制定,檢查結果由顧客評價,企業要做的整合資源去滿足。

3、物聯網督導

隨著人臉識別,圖片比對技術的進步和成熟,巡店標準的圖文化,部分靜態場景檢查工作將實現自動檢查,智能促發整改指令和複查,實現督導物聯。

總之,巡店效率是目前連鎖藥店面臨的瓶頸,巡店質量、人員效率和成本費用的矛盾已嚴重製約者行業的發展和經營質量提升。巡店體系的互聯網改造是連鎖藥店實現實體店+互聯網模式的路徑之一,巡店體系互聯網化是連鎖藥店巨大生命力的開始。


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