12.05 excel數據透視表:善用這些功能,提高工作效率!下篇

excel數據透視表:善用這些功能,提高工作效率!下篇

編按:哈嘍,大家好!在上篇文章中,我們為大家分享了透視表的前5條妙用,分別是合併同類項、按條件彙總數據、統計非重複數據、排名、批量創建表格,不知道大家都還記得嗎?那麼今天我們書接上回,繼續為大家分享關於透視表的後5條妙用,趕緊來看看吧!(由於篇幅原因,文章分為上下兩篇,本篇為下篇。)

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六、切片器

說到數據透視表,那就不得不提到它的另一個功能——切片器。它的主要作用就是實現動態篩選數據。生成透視表後,在“數據透視表工具”欄下的“分析”選項卡下,點擊“插入切片器”,接著設置要篩選的字段,即可生成切片器。那它和普通的篩選有啥區別呢?看下方動圖:

普通篩選

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切片器篩選

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是不是感覺這個篩選速度簡直不能比!

其實關於切片器的知識,我們在以往的文章中也介紹過,具體可以參考《光漲肉價,不漲工資?用excel做張老闆最愛的自動化表格,讓你的工資翻一番!》。


七、總表拆分為分表

看到這個標題,小夥伴們有沒有覺得很熟悉呢?沒錯在前不久的文章《別再為拆分、合併工作表鬧心啦!最實用的7種方法,分分鐘搞定它!(拆分篇)》中,就為大家介紹過這一神奇的操作,還不清楚的小夥伴,趕緊戳鏈接看看吧~


八、多表操作

數據源如下:

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1.提取出多表中所有商品種類

其實這就是一個提取不重複值的問題,而提取不重複值是數據透視表自帶的功能,只是在多表中提取不重複值應該怎麼操作呢?很簡單!

步驟:

選中數據區域中的任意單元格,按快捷鍵ALT+D,釋放按鍵後再按P鍵啟動“數據透視表和數據透視圖嚮導”對話框,選擇“多重合並計算數據區域”,並點擊“下一步”。

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接著點擊“創建單頁字段”,並單擊“下一步”

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在“選定區域”中,依次添加4個區域的數據,並點擊下一步,將數據透視表的顯示位置設置為“新工作表”,點擊“完成”。此時,所有商品的種類就一目瞭然了。

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2.分別統計多表中各類產品的總銷售額

根據上面的操作,在建立好的數據透視表中,可以發現,此時的透視表是以計數的方式,顯示的各項數據。

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我們點擊“計數項:值”的下拉按鈕-“值字段設置”,將“值彙總方式”設置為“求和”,點擊“確定”。這樣一來,各個產品的總銷售額就計算出來了。

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同樣,我們還可以通過設置不同的“值彙總方式”統計出多表中各類產品銷售額的平均值、最大、最小值等數據,這裡就不一一介紹了,小夥伴們可以自己下來研究一下。

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九、GETPIVOTDATA函數

看到這裡,有的小夥伴可能會問小編了,“不是在說數據透視表嗎?怎麼又扯到函數那旮沓去了。”其實,這個函數是透視表才有的函數,主要功能是返回透視表中的可見數據。需要在“數據透視表工具”欄下的“分析”選項卡下,點擊“選項”,勾選“生成GetPivotData”才能使用GETPIVOTDATA函數。

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GETPIVOTDATA函數結構為:=GETPIVOTDATA("透視表的值字段名稱",數據透視表中任意單元格,"透視表的字段名稱1",條件1,"透視表的字段名稱2",條件2)。

(注意:除日期、數字和引用單元格外,參數都必須加上英文雙引號)

說了這麼多,可能小夥伴們還不太明白,舉個例子,如下圖所示,我們需要計算出表中各地區對應商品的銷售額。

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這道題的解法很多,可以挨個複製粘貼,也可以使用查找函數,但今天我們主要來說說使用GETPIVOTDATA函數如何解題。

首先在現有工作表中,插入數據透視表,將“銷售地區”和“商品”拖放入“行”字段下,將“銷售額”拖放入“值”字段下,此時數據基本上已經一目瞭然了,只需考慮如何將數據填入M4:M6區域中。

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我們在M4單元格中輸入“=”,然後點擊它對應的值“I4”單元格,就可以自動生成公式:=GETPIVOTDATA("銷售額",$G$3,"銷售地區","北京","商品","吹風機")。

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但是下拉填充公式卻發現,公式的值並沒有變動,這是什麼原因呢?其實這與該函數的特質有關,由於篇幅有限,本篇就不展開討論了,如果小夥伴們對這個函數感興趣,歡迎在評論區留言,我們將針對此函數單獨寫一篇教程。

這裡我們需要稍稍改動一下公式,將第四參數"北京"替換為$K4,將第六參數"吹風機"替換為$L4,然後再下拉填充,就可以得到正確的數值啦~

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十、快速刷新透視表

說了這麼多,最後再為大家介紹一個刷新透視表的方法。有的小夥伴可能會問了,“直接點刷新不就好了嗎?這有啥可說的。”no!no!no!直接點刷新只能刷新出在原本數據區域中修改後的數據。但如果在原本的數據區域中增加了新的行或列,就需要重新修改透視表的數據源,十分麻煩。

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有沒有什麼好的解決方法呢?當然是有的,只需要把原本的表格設置為“超級表”,這樣一來,往後源數據新增的行或列只需要在透視表中,點擊刷新,就能自動出現,是不是很方便呢?

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補充:如果工作簿中有很多數據透視表,都需要刷新數據,此時可以添加“全部刷新”按鈕,批量刷新,這樣就不用挨個點擊“刷新”了。

步驟:

點擊“文件”-“選項”,在“快速訪問工具欄”的左側命令中,將“全部刷新”添加到右側工具欄中。

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然後點擊表格左上角的“全部刷新”命令,工作簿中所有的透視表就全部被刷新了。

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說到這裡,本系列教程就算告一段落了。當然,這10條技巧可能還沒有充分展示出數據透視表強大的功能,如果大家對這個系列感興趣,可以在評論區留言,我們會根據大家的需求,繼續推出這個系列教程。


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