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1.不要用免費郵件
外貿行業進行郵件發送，不建議使用免費的郵箱和質量不高的郵件發送平臺。 大多數人在郵件來往時，都會使用來自gmail，yahoo或hotmail等免費電子郵件域的電子郵件。對於個人來說，這樣免費的電子郵件輕量使用已經夠用了，但對於企業端，尤其是外貿行業，這樣的郵箱安全性、穩定性、到達率都無法滿足。尤其是域名和IP的信譽度問題，信譽度是需要長期穩定合理的發送來慢慢培養的。基本上各大郵件運營商都會檢測IP之前的發送歷史，如果IP發送歷史很差，如果有不良的發送歷史，甚至進入到黑名單，將會被郵件運營商判定為垃圾郵件，直接進入垃圾箱。為了解決這個問題，WAYINCLOUD郵件平臺通過自動IP預熱功能，將會自動為您添加的新域名或獨立IP進行前期預熱。而且WAYINCLOUD的自動IP預熱是針對單個域進行點對點的預熱，解決傳統預熱機制的低效率和需要手動預熱的問題。
2.郵件發送時間
郵件發送的時間需要根據發送對象的以下因素來決定：
- 所處國家地區不同
- 所處時區不同
- 工作和作息習慣不同
- 閱讀郵件的時間不同
- 以及郵件內容的不同
因此在郵件發送的時間，可以參照以下步驟：
- 首先要了解發送對象那裡的時間；
- 國外客戶一般9點上班，可以在9點前發送，但可能不會細看您的郵件；
- 10:30-11:30 這個時段可能把緊急的事情忙完了，收到郵件提示，會進行閱讀回覆；
- 11:30-12:30 午餐和休息時間；
- 12:30-2:00 可能會查看下郵件；
- 2:00-3:30 處理未完成的工作；
- 4:00-5:30 下班前，清理下郵箱，看看有沒有漏掉的東西，這個時候發可能效果較好；
- 週六週日不建議發送，週一、週三、週五郵件的閱讀率比較高。
3.不同的文化差異
跨境貿易的時候，因為不同國家有著不同的習俗、喜好和禁忌，我們需要根據不同國家的人來制定不一樣的郵件內容。比如歐洲人尤其是德國人，做事比較嚴謹、計劃性強，郵件風格可能需要條理清晰、一板一眼。美國人自由散漫一點，注重效率，郵件風格就要簡單明瞭、直來直去。日本人比較謹小慎微，注重禮貌和細節，郵件最好有恰當的禮貌用語，不要犯一些細節上的錯誤。但無論是發給哪個國家的客戶，總體來說是有一些共同點的，比如大多數國家不喜歡13這個數字，喜歡7這個數字。郵件內容要儘量做到簡潔明瞭、親切友好、不要長篇大論。
4.基礎格式問題
a.敏感詞彙使用一些營銷性質的高頻詞，使得被判定為垃圾郵件的可能性更大。因此我們要儘可能規避敏感詞彙，比如：Free,Win,Price,Income,Check等。
b.標題大小寫標題不要全部用大寫，很容易被判定為垃圾郵件。
c.符號錯用、濫用如果主題裡包含問號或感嘆號，都有可能觸發垃圾郵件過濾規則。比如：Did you get the proposal?Let me know!
d.字體和格式郵件正文的字體大小、顏色要統一。儘量使用國際上比較流行或通用的字體，因為客戶使用的操作系統或者終端，可能不顯示或者出現亂碼問題。
e.電腦端、移動端同時適配移動智能終端的流行，讓閱讀郵件不僅限於電腦桌面端，因此我們在寫郵件時一定要注意電腦端和移動端的同時適配。比如使用WAYINCLOUD微營雲編輯器，在編輯時可以隨時預覽桌面端和移動端的界面。
WayinCloud微營雲
一、郵件標題只能是客戶求購的產品名稱，而不要加其它的任何多餘語言。這樣，客戶打開你郵件的可能性一般可達到100%；
二、開頭語簡潔帶過證明你是專業而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離，而對商人來說過多的寒喧實在是多餘；不少人喜歡一開始就說從何得知該客戶的。建議你一般情況下最好不用提，客戶在那裡發佈過求購信息，客戶自己知道，多說多餘；
三、開頭語特忌諱主動過多介紹自己，因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好。事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹的，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業的印象，這種印象對你來說是非常重要的；
那麼，“過多”的標準是什麼呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是“過多”！
四、簡潔開頭後，你必須立即進入正文，即報價，因為客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，你如不能提供客戶想要的東西，客戶回你幹嗎？立即進入報價，證明你是專業做該行的，你是有誠意、實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此；
有人說，客戶詢盤中規格說的不全，無法報價，事實上，沒有那個外商會在詢盤中一次就把要求說完的，你可估摸著試探性報，報錯了沒關係，這只是證明你是專業的、多年做該行的，如所報的規格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回復你並詳細告訴你他所需產品的具體要求的；有人總喜歡第一次聯繫客戶時就問東問西的，有些國家的客戶（如印度、韓國）可能會耐心回你，但對大多數歐美客商（如美國）來說，他們一般是不會回覆該類郵件的；
五、所報的價必須是實價，必須與現有的市場行情相吻合，價太低，客戶知道你不是做該行，不會理你；價太高也會嚇跑客戶，客戶也不會回你，所以，切勿亂報價，應瞭解清楚了、多比較後再報，對新產品、對外貿公司來說這點尤其重要；
六、第一次聯繫客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟件攔截；
七、與客戶第一次聯繫最好用HOTMAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HOTMAIL郵箱，因為垃圾郵件氾濫的原因，中國越來越多的郵件服務器被國外打入黑名單，你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，
而用HOTMAIL郵箱一般不會有這方面的問題；
八、強烈建議：如你不能報出有一定竟爭力的價格，請最好不要聯繫客戶，既然報不了價自然就成不了，不僅客戶很可能不會理你，你又何必浪費你及外商寶貴的工作時間呢？對外貿公司來說，何不在貨源上多下點功夫，效果一定好很多！
總之，你聯繫客戶的目地無非是為了爭取能最終成交，而要能最終實現成交的目地，你起碼總要邁過產品規格相符、出口報價適當這兩個檻，直接洽談這兩個最重要的問題，不僅外商喜歡，也必能大大縮短成交的進程，大家何樂何不為呢？
