對大多數公司來說，2020年原計劃的“開門紅”被這場突如其來的疫情打得措手不及。不得不在家辦公的情況下，怎麼保持我們自己高效運轉，保持團隊戰鬥力呢？
今天，著名商業顧問、「得到」作者劉潤老師給所有需要在家辦公的人和公司，緊急送來了“遠程協作指南”，你不妨按下面的建議來做。
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在家辦公最大的挑戰，就是遠程之下，管理和溝通的效率會大幅下降。接下來，我們就來拆解一下這個問題，先說管理和溝通效率為什麼下降，然後再講怎麼辦。
為什麼在家辦公會導致管理效率下降？這是因為你見不到員工，沒辦法快速地調整節奏、安排工作。
員工在做什麼工作，遇到什麼問題，也沒辦法及時地向你請示，得到你的指導，協同上就會遭遇挑戰。
溝通上具體會遇到哪些問題呢？大家在一起工作的時候，如果遇到問題，一抬頭就可以跟旁邊同事說一聲，需要協助就喊一聲，大家還可以快速地召開會議，而這些事情在遠程辦公的情況下都做不到。
尤其是每個人都在自己家裡，員工會不會因為心情焦慮，刷著疫情新聞而無心工作，你也無從得知，這些都會導致溝通效率的下降。
為了解決這些問題，我從公司層面和個人工作的角度，分別提出三個建議，下面具體來說一說。
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建議一：加強定期溝通
遠程辦公時，加強團隊間的定期溝通尤為重要。那麼，怎麼樣加強定期溝通呢？這裡建議大家實行兩個制度：早會制度，晚報告制度。
這兩個制度可以保障遠程工作高效率地進行。在公司上班的時候，誰準時上班，誰準時下班，大家都能看得到。可是在家辦公，你很難知道一個員工是不是準時上班的。
為什麼說準時上班這件事很重要呢？因為大家都在同一個時間段上班，才有彼此協同的基礎。遠程工作，只不過是換了工作地點，工作時間段其實沒有換。這意思是說，你在家裡，依然要保持早上9點到下午6點上班的狀態，這個時間段不能換，因為大家需要協同。
怎麼才能保證大家協同工作呢？第一點，建立早會制度。比方說，早上9點，每個部門都在微信群裡開個語音會議，溝通一下今天我們要做的事情是什麼，每個人分別要做什麼，每個人都在會議裡簡單地講一分鐘，說我今天大概要做這麼一件事、兩件事、三件事……簡單地講一講就可以，最重要的是大家互相提個醒，我們開工了。
第二點，建立晚報告制度。早會既然已經提出了，我們今天要做這件事，其實就給了管理一個非常重要的依據。到了晚上，每個人需要通過釘釘或者企業微信，把自己的報告發出來，講一下我今天做了什麼事，每件事做到了什麼程度，今天的工作，我可以交付給大家一個怎樣的結果。所以，早會和晚報告制度，這兩個制度是進行遠程辦公時很重要的基本管理手法。
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建議二：把目標拆解為任務
這句話意思是說，公司要懂得把原本要在一天或者一段時間裡要完成的目標，拆解為每一天要完成的任務。因為很多事情，工作週期可能是一週、一個月，甚至更長時間。為了避免遠程辦公時失去目標，我們需要把目標拆解為一個個具體的任務，也就是把objective拆解為task。目標要達成，首先要把每天的task，也就是任務要執行到位。
這裡舉個例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個功能。作為項目管理者，就需要把這個目標具體到這周幹什麼、今天干什麼。
比如，今天的任務，第一，我要給客戶打個電話，商談項目計劃，疫情期間在家裡完成設計。第二，我要跟我的團隊開會，這個會要確定我們節後三個主要提案的方向，並且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。你看，把目標拆解為以天為單位的任務，這其實也是在訓練一個人的管理能力。
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建議三：公司要準備好線上協作工具
我們今天的溝通工具已經非常好了，比如，微信、企業微信和釘釘這一系列即時溝通工具。但是，大家在辦公的時候，經常要基於同一個文件、同一批文件協同操作，而即時溝通工具並不能傳輸大規模的文件。所以，給大家介紹以下幾個工具。
文檔類，大家可以用類似於石墨、Office365這樣的軟件，這些軟件支持多人在同一篇文檔上同時做出修改。有時候，寫一個項目計劃或者一篇報告，老闆、助理、項目經理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個人說這樣改，那個人說那樣改，最終一起把文書改好。這種情況下，通過石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，從而達到協同的目的。
傳輸類，我推薦使用網盤。比如，大家把每一天的工作成果都上傳到百度網盤，一天結束的時候，大家都可以看到彼此交付的成果，第二天再基於這個成果來做第二天的工作。百度網盤之外，釘釘和企業微信裡都有類似的功能。
還有溝通協作類工具，就是大家完成一個項目管理任務的工具，比較典型的就是像Teambition這樣的工具，我在《5分鐘商學院》裡面介紹過。還有開會怎麼開呢？當然，依然可以用微信，但是要開視頻電話會議的話，今天也有很多公司提供了基於互聯網視頻的一些電話工具，比如騰訊會議，大家可以在網上搜索去了解一下。
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給個人的三條建議
下面，我再從個人角度分享一些建議。
為什麼在家辦公，工作效率很容易變差？這是因為一開始你會覺得無拘無束，特別舒服。但過了一段時間，你就會覺得渾身難受，工作效率也會大大下降。那麼，怎樣才能提高在家工作的效率呢？我給大家分享幾個經驗。
第一，準時起床，穿戴整齊。
我經常在酒店的房間辦公，偶爾也會在家辦公。我會給自己提一個非常重要的要求：一定要早起，穿戴整齊。不要覺得穿著睡衣很舒服，穿著睡衣吃早飯，吃完早飯趴在餐桌上就開始幹活了，在這種狀態下，你會特別容易分神。你一定要當作正常上班一樣，準時起床，換上正式的衣服，這是一種儀式感。這種儀式感會把你拉入一個工作的狀態，很大程度上可以提高你的工作效率。
第二，一定不能在休息區辦公。
反過來說，不要在辦公的地方休息，在家裡，要把做這兩件事的場所分開。如果你家裡有書房，就把書房當作你的辦公室，早上起床，穿戴整齊，帶著揹包正式地走進書房，把門關上，就相當於你到辦公室開始辦公了，這個過程很重要，在這裡把一切工作資料都準備好，注意，不要在這睡覺。
第三，清晰地區分好工作和休息時間。
在家辦公，對公司而言，考驗的是把目標拆解為任務的能力。對員工而言，考驗的是區分工作和休息的能力。這是什麼意思呢？就是你很容易工作著工作著，突然之間想要在沙發上躺一會兒。躺下來之後就想，那我打開電視看一會兒，休息一下吧……而一看就是很長時間。無法保持專注，這是在家辦公帶給我們的巨大挑戰，但這也是很鍛鍊一個人的。
怎麼才能區分好工作時間和休息時間呢？建議大家用番茄鍾工作法，就是工作以25分鐘為一個單位，這25分鐘裡，手機調成靜音，什麼東西都不要碰，告訴自己在這個時間裡、在番茄鍾提醒你之前，只能專心工作，別的什麼都不能幹。工作25分鐘之後，可以休息5分鐘，這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所，去翻翻其他書，休息結束再進入下一個25分鐘。
中午的時候，你當然可以在家裡自己做點東西吃，但也需要給自己設定好，12點到1點之間才可以做這件事情，這是你的休息時間。吃完之後可以戴上口罩，出門走一走，稍微呼吸一下新鮮空氣，舒展一下筋骨，這也是很重要的。到了下午1點鐘再回來上班，6點鐘下班。下班之後，你就可以離開書房，進入下班狀態。你告訴自己，我下班了，這個時候才可以把身上正式的衣服換成家居服。
只有清晰地區分好工作時間和休息時間，遠程工作，才會既有效率，又能勞逸結合。如果公司裡每個人都能做好這件事情，其實對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。
以上這些建議，希望能幫到在家辦公的你。
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