02.03 在家辦公如何提高工作效率?給你這三個方法

在家辦公如何提高工作效率?給你這三個方法


對大多數公司來說,2020年原計劃的“開門紅”被這場突如其來的疫情打得措手不及。不得不在家辦公的情況下,怎麼保持我們自己高效運轉,保持團隊戰鬥力呢?

今天,著名商業顧問、「得到」作者劉潤老師給所有需要在家辦公的人和公司,緊急送來了“遠程協作指南”,你不妨按下面的建議來做。

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在家辦公最大的挑戰,就是遠程之下,管理和溝通的效率會大幅下降。接下來,我們就來拆解一下這個問題,先說管理和溝通效率為什麼下降,然後再講怎麼辦。

為什麼在家辦公會導致管理效率下降?這是因為你見不到員工,沒辦法快速地調整節奏、安排工作。

員工在做什麼工作,遇到什麼問題,也沒辦法及時地向你請示,得到你的指導,協同上就會遭遇挑戰。

溝通上具體會遇到哪些問題呢?大家在一起工作的時候,如果遇到問題,一抬頭就可以跟旁邊同事說一聲,需要協助就喊一聲,大家還可以快速地召開會議,而這些事情在遠程辦公的情況下都做不到。

尤其是每個人都在自己家裡,員工會不會因為心情焦慮,刷著疫情新聞而無心工作,你也無從得知,這些都會導致溝通效率的下降。

為了解決這些問題,我從公司層面和個人工作的角度,分別提出三個建議,下面具體來說一說。

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建議一:加強定期溝通

遠程辦公時,加強團隊間的定期溝通尤為重要。那麼,怎麼樣加強定期溝通呢?這裡建議大家實行兩個制度:早會制度,晚報告制度。

這兩個制度可以保障遠程工作高效率地進行。在公司上班的時候,誰準時上班,誰準時下班,大家都能看得到。可是在家辦公,你很難知道一個員工是不是準時上班的。

為什麼說準時上班這件事很重要呢?因為大家都在同一個時間段上班,才有彼此協同的基礎。遠程工作,只不過是換了工作地點,工作時間段其實沒有換。這意思是說,你在家裡,依然要保持早上9點到下午6點上班的狀態,這個時間段不能換,因為大家需要協同。

怎麼才能保證大家協同工作呢?第一點,建立早會制度。比方說,早上9點,每個部門都在微信群裡開個語音會議,溝通一下今天我們要做的事情是什麼,每個人分別要做什麼,每個人都在會議裡簡單地講一分鐘,說我今天大概要做這麼一件事、兩件事、三件事……簡單地講一講就可以,最重要的是大家互相提個醒,我們開工了。

第二點,建立晚報告制度。早會既然已經提出了,我們今天要做這件事,其實就給了管理一個非常重要的依據。到了晚上,每個人需要通過釘釘或者企業微信,把自己的報告發出來,講一下我今天做了什麼事,每件事做到了什麼程度,今天的工作,我可以交付給大家一個怎樣的結果。所以,早會和晚報告制度,這兩個制度是進行遠程辦公時很重要的基本管理手法。

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建議二:把目標拆解為任務

這句話意思是說,公司要懂得把原本要在一天或者一段時間裡要完成的目標,拆解為每一天要完成的任務。因為很多事情,工作週期可能是一週、一個月,甚至更長時間。為了避免遠程辦公時失去目標,我們需要把目標拆解為一個個具體的任務,也就是把objective拆解為task。目標要達成,首先要把每天的task,也就是任務要執行到位。

這裡舉個例子,公司要向客戶交付一套非常大的代碼,中間可能涉及到300多個功能。作為項目管理者,就需要把這個目標具體到這周幹什麼、今天干什麼。

比如,今天的任務,第一,我要給客戶打個電話,商談項目計劃,疫情期間在家裡完成設計。第二,我要跟我的團隊開會,這個會要確定我們節後三個主要提案的方向,並且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。你看,把目標拆解為以天為單位的任務,這其實也是在訓練一個人的管理能力。

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建議三:公司要準備好線上協作工具

我們今天的溝通工具已經非常好了,比如,微信、企業微信和釘釘這一系列即時溝通工具。但是,大家在辦公的時候,經常要基於同一個文件、同一批文件協同操作,而即時溝通工具並不能傳輸大規模的文件。所以,給大家介紹以下幾個工具。

文檔類,大家可以用類似於石墨、Office365這樣的軟件,這些軟件支持多人在同一篇文檔上同時做出修改。有時候,寫一個項目計劃或者一篇報告,老闆、助理、項目經理、策劃員工,大家可能一直站在電腦面前說,這個人說這樣改,那個人說那樣改,最終一起把文書改好。這種情況下,通過石墨或者Office365,大家可以在線共同修改同一篇文章,從而達到協同的目的。

傳輸類,我推薦使用網盤。比如,大家把每一天的工作成果都上傳到百度網盤,一天結束的時候,大家都可以看到彼此交付的成果,第二天再基於這個成果來做第二天的工作。百度網盤之外,釘釘和企業微信裡都有類似的功能。

還有溝通協作類工具,就是大家完成一個項目管理任務的工具,比較典型的就是像Teambition這樣的工具,我在《5分鐘商學院》裡面介紹過。還有開會怎麼開呢?當然,依然可以用微信,但是要開視頻電話會議的話,今天也有很多公司提供了基於互聯網視頻的一些電話工具,比如騰訊會議,大家可以在網上搜索去了解一下。

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給個人的三條建議

下面,我再從個人角度分享一些建議。

為什麼在家辦公,工作效率很容易變差?這是因為一開始你會覺得無拘無束,特別舒服。但過了一段時間,你就會覺得渾身難受,工作效率也會大大下降。那麼,怎樣才能提高在家工作的效率呢?我給大家分享幾個經驗。

第一,準時起床,穿戴整齊。

我經常在酒店的房間辦公,偶爾也會在家辦公。我會給自己提一個非常重要的要求:一定要早起,穿戴整齊。不要覺得穿著睡衣很舒服,穿著睡衣吃早飯,吃完早飯趴在餐桌上就開始幹活了,在這種狀態下,你會特別容易分神。你一定要當作正常上班一樣,準時起床,換上正式的衣服,這是一種儀式感。這種儀式感會把你拉入一個工作的狀態,很大程度上可以提高你的工作效率。

第二,一定不能在休息區辦公。

反過來說,不要在辦公的地方休息,在家裡,要把做這兩件事的場所分開。如果你家裡有書房,就把書房當作你的辦公室,早上起床,穿戴整齊,帶著揹包正式地走進書房,把門關上,就相當於你到辦公室開始辦公了,這個過程很重要,在這裡把一切工作資料都準備好,注意,不要在這睡覺。

第三,清晰地區分好工作和休息時間。

在家辦公,對公司而言,考驗的是把目標拆解為任務的能力。對員工而言,考驗的是區分工作和休息的能力。這是什麼意思呢?就是你很容易工作著工作著,突然之間想要在沙發上躺一會兒。躺下來之後就想,那我打開電視看一會兒,休息一下吧……而一看就是很長時間。無法保持專注,這是在家辦公帶給我們的巨大挑戰,但這也是很鍛鍊一個人的。

怎麼才能區分好工作時間和休息時間呢?建議大家用番茄鍾工作法,就是工作以25分鐘為一個單位,這25分鐘裡,手機調成靜音,什麼東西都不要碰,告訴自己在這個時間裡、在番茄鍾提醒你之前,只能專心工作,別的什麼都不能幹。工作25分鐘之後,可以休息5分鐘,這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所,去翻翻其他書,休息結束再進入下一個25分鐘。

中午的時候,你當然可以在家裡自己做點東西吃,但也需要給自己設定好,12點到1點之間才可以做這件事情,這是你的休息時間。吃完之後可以戴上口罩,出門走一走,稍微呼吸一下新鮮空氣,舒展一下筋骨,這也是很重要的。到了下午1點鐘再回來上班,6點鐘下班。下班之後,你就可以離開書房,進入下班狀態。你告訴自己,我下班了,這個時候才可以把身上正式的衣服換成家居服。

只有清晰地區分好工作時間和休息時間,遠程工作,才會既有效率,又能勞逸結合。如果公司裡每個人都能做好這件事情,其實對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。

以上這些建議,希望能幫到在家辦公的你。



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