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本經授權轉載自銳普PPT（rapidPPT)
為什麼 PPT 裡的視頻，演講時候突然放不出來？為什麼 PPT 裡的字體，演示的時候顯示異常？手滑存錯檔，恢復到從前還有沒有可能？想保存 PPT 裡全部圖片，只能一張一張存？
其實有很多 PPT 冷知識僅僅是因為你不知道，結果可以釀成大禍。今天這篇文章，請 PPT 製作者們務必一一牢記，你將受益良多。
適配
在生活中，我相信很多人都曾遇過這樣的場景：自己電腦裡製作完成的 PPT，放到別人的電腦裡，出現了動畫效果無法（正常）播放、字體無法呈現等情況。一場信心滿滿的演示，就在糟糕的效果中結束了。
這往往是因為放映的電腦裡 Office 的版本實在是太低了，有時候自己電腦中的軟件是最新的不一定是福音，尤其是在市面上大多電腦還在使用 Office2010 、2007 的時候，它反而會帶來版本不適配的巨大問題。
1. 音頻、視頻
視音頻是PPT製作中比較常見的元素，我們也習慣了使用 .mp3/.mp4 格式的視音頻文件。在 Office2013 及以上版本的 PPT 中使用沒有任何問題，但是在 Office2010 及更早的版本中，PPT 只支持 .wmv 和.wav 格式的視音頻。此時， .mp3 與 .mp4 格式的文件在不安裝解碼器的前提下便無法播放。
為了讓音頻、視頻在更低的版本內正常播放，需要事先將音頻、視頻轉成 .wmv/.wav 格式。
2. 字體
為了讓演示效果更深入人心，我們可能會選擇一些比較有設計感的特殊字體。而在另一臺電腦上播放的時候，因為放映電腦往往沒有安裝過這款字體，通常就會以默認的宋體呈現，我們通常稱為“掉字體”，那怎麼辦呢？
步驟：依次點擊【文件】 → 【選項】 → 【保存】 ，再單擊“嵌入字體”▼
這樣，保存的時候，字體也會跟著保存，放映時也不會出現掉字體的情況。其中嵌入所有字符，相當於把整個字體包都安在 PPT 中給帶了過去，會讓 PPT 的體積變得非常大，大家可以視具體情況選用。
我們現在常用的思源字體，暫時不支持“嵌入字體”選項中的第一項，它只適用於“嵌入所有字符（適於其他人編輯）”。
3. 切換動畫
PowerPoint 作為演示工具，讓人振奮的就是它的切換&動畫效果。這裡以“切換效果”為例，高版本的切換效果當然不能在低版本播放了▼
Office2013 是切換動畫的一個分水嶺，在這個版本中更新了大量高級切換動畫，諸如動態內容、部分華麗型動畫，365才更新的平滑切換等。如果你放映電腦中的 Office 還是2010乃至更早的版本，建議只是用細微型切換動畫，避免出現高級切換動畫無法播放。
放映
PPT 的放映方式有兩種：“普通放映模式”、“演示者視圖”。
1. 普通放映模式
95%的人都知道這種放映模式，因為界面菜單欄上就有，誰也不瞎不是；剩下的5%是不知道PPT的人▼
PS：從第一頁開始放映快捷鍵→ F5（筆記本電腦：Fn+F5），從當前頁開始放映快捷鍵→Shift+F5
2. 演示者視圖
用這種方式演講的PPTer比較少，可能也有很多人不知道有這個功能。這一方式通常是以系統默認的形式出現▼
而呼出“演示者視圖”的快捷鍵是：Alt+F5。這個功能對於上臺演講的人來說是非常省事的，你不僅可以看到備註欄的東西，還可以看到下一頁的內容，避免轉場尷尬。
可能有讀者發現備註欄裡的字挺小的，怎樣快速更改字號呢？按住 Ctrl 的同時滑動鼠標滾輪即可；不過你還可以單擊備註框左下角的放大/縮小字號按鍵。
還有一些必要的功能：可書寫筆、演示時預覽圖、放大鏡等，這些功能只有站在臺上的人看得到。
比如，會議還有1個小時就結束了，可以偷偷瞄一眼還有多少內容沒講，加快演講速度。
“放大鏡”有局部放大的功能，特別適合有數據圖的時候，展示細節；按住鼠標左鍵不放可以拖動。
3. 快速跳轉頁面
這個騷操作鮮為人知，雖然用到的機會很少，但也總有用武之地。怎麼操作呢？
步驟：在放映狀態下，先按數字（兩位數亦可），再按回車鍵（Enter），即可跳轉到該頁。比如，我要跳轉到第5頁▼
如果不記得頁碼了，可以切換到演示者視圖，按照我上面講的方法快速查看頁碼。
保存
1秒輕鬆導出PPT用過的素材
這項“黑科技”我們在《觀點｜用rar格式是職場大忌嗎？是，請用zip！》曾經介紹過，步驟如下：
複製一份PPT，將複製後的文件後綴改為：.rar/.zip （即改成壓縮包的格式）；
解壓縮後，依次點擊名為：ppt 、media 的文件夾。
2. 找回歷史版本或忘記保存的文件
依次單擊【文件】 → 【選項】 → 【保存】 ，找到“自動恢復文件位置”，複製一下文件地址；
依次單擊【文件】 → 【打開】 → 【計算機】，在彈出的對話框中粘貼地址；
選擇那個名字比較長的文件夾，雙擊打開，依次單擊“修復”&“確定”即可。
文件默認存儲地址
文件加密
如果你覺得你做的PPT屬於公司機密，那你就必須知道這一點！步驟：依次點擊【文件】 → 【信息】 → “保護演示文稿” → 用密碼進行加密 → 輸入密碼 → 確認▼
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