09.04 這幾個PPT冷知識,能要你命

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本經授權轉載自銳普PPT(rapidPPT)

為什麼 PPT 裡的視頻,演講時候突然放不出來?為什麼 PPT 裡的字體,演示的時候顯示異常?手滑存錯檔,恢復到從前還有沒有可能?想保存 PPT 裡全部圖片,只能一張一張存?

其實有很多 PPT 冷知識僅僅是因為你不知道,結果可以釀成大禍。今天這篇文章,請 PPT 製作者們務必一一牢記,你將受益良多。

適配

在生活中,我相信很多人都曾遇過這樣的場景:自己電腦裡製作完成的 PPT,放到別人的電腦裡,出現了動畫效果無法(正常)播放、字體無法呈現等情況。一場信心滿滿的演示,就在糟糕的效果中結束了。

這往往是因為放映的電腦裡 Office 的版本實在是太低了,有時候自己電腦中的軟件是最新的不一定是福音,尤其是在市面上大多電腦還在使用 Office2010 、2007 的時候,它反而會帶來版本不適配的巨大問題。

1. 音頻、視頻

視音頻是PPT製作中比較常見的元素,我們也習慣了使用 .mp3/.mp4 格式的視音頻文件。在 Office2013 及以上版本的 PPT 中使用沒有任何問題,但是在 Office2010 及更早的版本中,PPT 只支持 .wmv 和.wav 格式的視音頻。此時, .mp3 與 .mp4 格式的文件在不安裝解碼器的前提下便無法播放。

这几个PPT冷知识,能要你命

為了讓音頻、視頻在更低的版本內正常播放,需要事先將音頻、視頻轉成 .wmv/.wav 格式。

2. 字體

為了讓演示效果更深入人心,我們可能會選擇一些比較有設計感的特殊字體。而在另一臺電腦上播放的時候,因為放映電腦往往沒有安裝過這款字體,通常就會以默認的宋體呈現,我們通常稱為“掉字體”,那怎麼辦呢?

步驟:依次點擊【文件】 → 【選項】 → 【保存】 ,再單擊“嵌入字體”▼

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這樣,保存的時候,字體也會跟著保存,放映時也不會出現掉字體的情況。其中嵌入所有字符,相當於把整個字體包都安在 PPT 中給帶了過去,會讓 PPT 的體積變得非常大,大家可以視具體情況選用。

我們現在常用的思源字體,暫時不支持“嵌入字體”選項中的第一項,它只適用於“嵌入所有字符(適於其他人編輯)”

3. 切換動畫

PowerPoint 作為演示工具,讓人振奮的就是它的切換&動畫效果。這裡以“切換效果”為例,高版本的切換效果當然不能在低版本播放了▼

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Office2013 是切換動畫的一個分水嶺,在這個版本中更新了大量高級切換動畫,諸如動態內容、部分華麗型動畫,365才更新的平滑切換等。如果你放映電腦中的 Office 還是2010乃至更早的版本,建議只是用細微型切換動畫,避免出現高級切換動畫無法播放。

放映

PPT 的放映方式有兩種:“普通放映模式”、“演示者視圖”。

1. 普通放映模式

95%的人都知道這種放映模式,因為界面菜單欄上就有,誰也不瞎不是;剩下的5%是不知道PPT的人▼

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PS:從第一頁開始放映快捷鍵→ F5(筆記本電腦:Fn+F5),從當前頁開始放映快捷鍵→Shift+F5

2. 演示者視圖

用這種方式演講的PPTer比較少,可能也有很多人不知道有這個功能。這一方式通常是以系統默認的形式出現▼

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而呼出“演示者視圖”的快捷鍵是:Alt+F5。這個功能對於上臺演講的人來說是非常省事的,你不僅可以看到備註欄的東西,還可以看到下一頁的內容,避免轉場尷尬。

可能有讀者發現備註欄裡的字挺小的,怎樣快速更改字號呢?按住 Ctrl 的同時滑動鼠標滾輪即可;不過你還可以單擊備註框左下角的放大/縮小字號按鍵。

還有一些必要的功能:可書寫筆、演示時預覽圖、放大鏡等,這些功能只有站在臺上的人看得到。

比如,會議還有1個小時就結束了,可以偷偷瞄一眼還有多少內容沒講,加快演講速度。

“放大鏡”有局部放大的功能,特別適合有數據圖的時候,展示細節;按住鼠標左鍵不放可以拖動。

3. 快速跳轉頁面

這個騷操作鮮為人知,雖然用到的機會很少,但也總有用武之地。怎麼操作呢?

步驟:在放映狀態下,先按數字(兩位數亦可),再按回車鍵(Enter),即可跳轉到該頁。比如,我要跳轉到第5頁▼

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如果不記得頁碼了,可以切換到演示者視圖,按照我上面講的方法快速查看頁碼。

保存

1秒輕鬆導出PPT用過的素材

這項“黑科技”我們在《觀點|用rar格式是職場大忌嗎?是,請用zip!》曾經介紹過,步驟如下:

  • 複製一份PPT,將複製後的文件後綴改為:.rar/.zip (即改成壓縮包的格式);

  • 解壓縮後,依次點擊名為:ppt 、media 的文件夾。

这几个PPT冷知识,能要你命

2. 找回歷史版本或忘記保存的文件

  • 依次單擊【文件】 → 【選項】 → 【保存】 ,找到“自動恢復文件位置”,複製一下文件地址;

  • 依次單擊【文件】 → 【打開】 → 【計算機】,在彈出的對話框中粘貼地址;

  • 選擇那個名字比較長的文件夾,雙擊打開,依次單擊“修復”&“確定”即可。

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文件默認存儲地址

文件加密

如果你覺得你做的PPT屬於公司機密,那你就必須知道這一點!步驟:依次點擊【文件】 → 【信息】 → “保護演示文稿” → 用密碼進行加密 → 輸入密碼 → 確認▼

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