廈門大鵬

這個問題不是什麼高深的問題，是一個很簡單的工作程序：

領導通知開會---員工很忙---應急口頭請假---領導覺得你手頭事情重要，則批准---領導覺得開會更重要，則你停下手頭的工作開會。

如果針對這個問題提出疑問，你可能剛出學校大門

深圳灣慢跑

【人力管理啟示錄】分析：

領導希望我們幫忙組織會議就是希望我們能夠把大家的時間協調一致，儘量讓大家都能夠在同一時間以各種形式參會。大家都在自己的日程表上，肯定面對有員工有空，有員工沒空的情況，這就是需要會議組織者發揮所能的時刻到了。根據會議重要性的優先級，是不是需要各位員工協調出日程表的時間來參會。優先級高的會議，無論如何都需要排在工作日程前來參加，優先級低的會議，可以在大家都由空的時間，再組織開會。這是會議組織者的技巧。下面我們就一起看看如何組織會議，以及如何讓會議高效。

大家為什麼不愛開會呢？

因為有很多會議的效率太低，我們常說開會的人基本不幹事，幹事的人基本不開會，其實這句話也是有道理的。上會的事不一定要真幹，真乾的事不一定要上會，花了很多時間用來參加與我們不直接相關的會議，反而耽誤我們正常的工作日程安排。那麼組織高效會議就成了會議組織者的技巧。

什麼時候需要組織會議？

會議是非常有效率的信息傳達方式

如果拋棄低效形式主義的會議，會議是非常高效的信息傳遞方式，比如我們需要把同一個信息迅速傳遞滴團隊成員，並得到團隊對此信息的建議反饋，這時候最需要的就是會議。

會議的作用是團隊合作

會議是希望將複雜的信息以最快速的方式傳播出去，並得到即時反饋。在團隊合作為王的時代，會議就變得更重要，能在會議中當面說就不需要間接傳遞信息，會議能夠把信息發給參會人員，並得到快速即時回覆。也有很多會議是分階段展開的，這就更需要會議組織者的高效合作。

組織會議的要素有哪些？

我們搞清楚會議的作用了，就回到題目再看具體情況。本題目的關鍵點就在於如何組織參會人，幫助協調他們和領導的時間。除了會議時間之外還有其他要素嗎？

會議主題、會議重要級別、會議時間、參會人員、會議形式、會議地點等。

會議組織者需要在會議前把會議的如上要素都提前瞭解清楚，以便參會人員會議前都能做到心中有數。

我們需要把會議要素都融入到如何組織高效會議當中，下面我逐一介紹。

高效會議應該包含哪些特徵？

高效會議需要包含如下內容：信息集中、反應迅速、交互多、會議結果明確、解決問題。

信息集中

會議組織者需要提醒參會的人，把會議可能使用的信息在會議前得到有效組織，在會議中隨著議題可以快速提取使用，正所謂有備而來，不打無準備會議。誰知道領導突然會問些什麼問題，想象一下這個場景，我們小手緊張得一直髮抖，卻不知道怎麼回答，只能在領導親切的目光注目下，有話說不出，被大家嫌棄。

{注意事項}

會議中有時候需要播放PPT演示文稿，有時候這也不一定是好的表達方式。當一個PPT開始播放時，人們的思維也會被變換的圖片所吸引而限制發散性的思考。但是開會的目的難道不是為了討論工作計劃嗎？幻燈片這種容易分散精力的展示方法已經開始被很多管理者嫌棄了，亞馬遜、雅虎、Facebook等公司的CEO帶頭摒棄繁複的演示方法。我們就需要謹慎根據會議主題考慮是否需要PPT。

反映快速

組織者需要請參會的人，要在會議前就把議題和相關的問題都理一遍，需要把可能方案、解決辦法、可能發生的情況、設計理念、潛在問題、客觀情況等等都要有所準備。會議需要參會人員都集中反映和參與，避免會議中耗費大家共同的時間。為了不消耗團隊成員的時間，就要提前做好準備。

交互多

會議的過程不是一言堂，需要我們都參與，我們要把自己的想法積極貢獻出去，會議組織者需要通過組織形式和流程給參會人員交流的時間，有時候會議需要很快速，沒有主持人，那麼我們可能更需要平等積極的發言，會議組織者不要把會議風格搞得太嚴肅，所以活躍的發言氛圍很重要，無論是會議主持人還是會議組織者都要把控好。交互多很重要，只有多參與，多發言才能避免一個人說，其他人聽著的情況。

通用首席執行官瑪麗·巴拉（Mary Barra）十分注重為每個人提供表達想法的機會，甚至有意地讓不同知識背景、不同理念的人坐在同一張會議桌上進行討論，充分聽取差異化人才的建議。

會議結果明確

會議都要有結果，沒有結果的會議也要儘快追個結果而不是不了了之，領導擺譜問問情況，假裝關心工作，一群人圍著領導拍馬屁的，這都是為開會而生的領導，上會討論的事也一定不是要真乾的工作，真乾的工作也上不了這樣的會議。現在公司做了很多控制這樣形式的會議，就設置了很多硬性條件，比如很多公司的小會議室不設置座椅，站著開會也許會加速討論和解決問題。會議組織者需要會前把會議目標通知下去，以討論出結果為目標。

解決問題

會議有高級別領導參加，那麼好不容易請大領導參加，就需要快速拍板，以求儘快推動跨部門，甚至是跨集團的工作，這比發郵件解決問題要更有力度，會議組織者需要把議題通知到領導，會議前請領導知悉大致議題，而不是會議中給領導一個大大的surprise，這樣的驚喜雖然不是天天有，但是領導可能不太喜歡，萬一驚喜變驚嚇了呢？

如何讓會議更有效率？

問題緊急程度和問題需要提前知會領導和參會人員。可以把會議優先級分為高、中、低三級。如果會議優先級高，這樣可以幫助會議組織者優先安排各自時間，把大家的時間集中起來，以最快速的時間一起參會，如果有異地辦公或者出差等形式，會議組織者也儘量提供更高效的遠程參會形式。如果會議優先級低，那麼參會人員並不需要高覆蓋率，可以請代表參會，會後轉達到位即可。

組織會議的原則：

為了讓會議更有效，我們應該在公司組織會議的工作中注意以下原則，才不會讓會議流於形式，最終大家都認為會議除了耽誤時間沒有任何用處，所以一定要把握好會議的原則。

1-避免過多的人參會，人多的會議很難出結果，人多的會議決策必然緩慢；信息交換次數多，決策過程自然慢；

2-解決小問題不要開大會，解決大問題要請最密切相關的人參加小規模會議，快速決策，馬上出結果。

3-上會討論過的事一定要在會下跟進結果，不然以後的會議就會流於形式；

4-所有會議上的交互過的信息都需要被重視，會下不要私下胡亂猜測，開誠佈公的會議很重要，也是企業文化的一部分，如果會議上不說真話，私下竊竊私語，這個公司一定是個很官僚的，山頭主義嚴重的公司。

5-會議儘量有效，不要拖住幹事兒的人太久，還是要根據會議優先級，控制好會議時長，並允許多種靈活會議形式，增加會議效率。比如公司辦公區分散，辦公樓多，那麼大家趕到一個會議室開會就要很多時間消耗在開會的路上，甚至是出差趕會議，那麼這麼多人花了這麼多時間到底值不值呢？會議組織者事先就要考慮清楚。所以會議要把形式多樣性，便利性。

6-對於開放性主題的會議，需要把會議框架事先定好，在公司培養良好的結構化思維。明確目標，集思廣益的，那麼就需要鼓勵參會的人員廣泛發表意見，會議主持風格要積極，會議形式要有很多有趣的會議形式，小茶點、咖啡、茶等，可以幫助參會人員放鬆，也可以促進大家發言。

這樣的開放性會議需要取消採用點名簽到，這會讓參會者感到壓抑。會前點名讓大家覺得這是一種被操控的感覺，參會積極性一定受到挫折。

7-會議紀要簡潔、精要。有任務、有目標、有負責人。會議紀要會幫助大家明確會議分工，也方便參會人員去跟進會後的工作進展，任務完成情況等等。明確各自參會人員的任務，明確執行和落地方向，都需要在會議紀要中明確出來。會議紀要一般以會後郵件的形式發送參會人員。收件人按照職級高低，抄送領導也要按照職級高低。會議紀要主題突出、簡要、必要時附上方案或者流程、設計圖等。

會議紀要有一點重要的地方就是，會議紀要需要有跟進會議後續的人。任何工作都要有明確的完成期限，和進度表。

人力管理啟示錄

從問題看，是領導需要開一個會議，開會的時間和需要通知的人員，領導已經告訴你了！但是領導沒有告訴你開什麼會？也沒有明確開會的人是否應該必須到場？而開會通知工作由你來完成。

因此，我們先來試想一下幾個通知開會後的情景：

通過你通知之後，大家來開會的模擬場景，你應該明白，領導讓你通知開會這件事，沒有那麼簡單了吧，通知開會不單單是通知一下，而且還要組織好，通知到位，這裡的到位就是會議的重要性和必要性要強調到位。因此，面對通知開會這事，還是按下面的步驟來，保證萬無一失！

一、在領導讓你通知大家開會時，你一定要搞清楚會議的重要性？參會人員（必須到會的，可以不來的人）？大致內容？

在領導讓你通知大家開會時，你第一反應是我需要通知那些人？這些人是一定要來參加會議還是可以派人代替？具體開會的大致內容是什麼？

所以，你要大膽的向領導問清楚，具體怎麼問，如下：

①會議很重要時

好了，這下你清楚了會議的重要性了吧，這個時候，你下面通知大家來開會的時候，就必須告訴大家，本次會議很重要，XX的項目在緊急，領導要求都務必來開會的，希望大家合理安排時間！

在傳達完之後，開會前半小時，再和之前沒時間的同事再確認一下，若是準時參加會議，那沒什麼問題了。

若是說，真的來不了，已經派人替自己來開會了，已經在路上了！

那這個時候，你需要和領導溝通一下，給領導講明原因，不至於在會場被領導批評。想必領導也會理解的！

②會議不太重要時

當你問領導，領導很客氣的告訴你，會議不太重要，來不來沒關係。

在這種情況下，千萬別覺得領導說了，會議不太重要，來不來無所謂！要是真這麼認為，那失職的就你了。

試想一下，你覺得領導都說不重要了，他們來不來都一樣。在開會那天，萬一就來了兩三個人，偌大個會議室，加上領導和你，開會的人不到五六個人。

在這情況下，領導的面子往哪裡擱，領導看到會不高興，並且責備你的！

因此，作為會議的傳達者和組織者，要保證一定人數來參加會議，這個人數根據以往開會的經驗來定。對於沒時間來，確實是因為其它原因的，可以讓其找人代替來參加，或者可以不來！只需要會後將會議精神傳達一下就可以了。

二、有一個關鍵問題是：若是出現經過你統計，發現沒空的人佔絕大數的情況時，應該及時和領導溝通。

當你通知大家來開會，發現沒空的人比較多時，要及時的和領導溝通，在和領導溝通前，需要做好以下工作：

1、對沒空來開會的人，要了解清楚原因，以便向領導講明原因。

2、對原因進行分類整理，將成立的原因放在前面，向領導彙報。

3、說服理由不成立的員工來開會。若是經你說服之後，開會人數可以，並且會議不是很重要，允許請假時，那就照常開會。若是確實因為一些事情的原因，而且很重要，開會人數太少，那就向領導彙報實際情況

經過上面幾部的操作，若真是參會人太少時，你需要及時向領導彙報，將具體原因總結性的向領導講清楚，同時帶上自己的幾套開會的想法。如：a、你已經溝通過了 ，周幾下午幾點開會，大家都有空，時間也允許。b、跟相關人員溝通過，可以派代表來，同時將會議精神可以向其它同事傳達。

當領導聽了你額彙報和方案之後，會有一個明確的態度，同時，會對你的工作進行肯定和讚揚！

因此，千萬要記住，當沒空人數太多時，自己怎麼處理，才是真正考驗你能力的時候！

三、領導讓你通知開會，也是對自己能力的考驗，同時是對你應變突發事件能力的考驗。

領導讓你通知開會，一定要記住，不要把問題想簡單。認為只是通知大家而已，或者認為自己就是一個傳話筒。

在職場，若是抱著這樣的心態，也只能打打雜了。你需要的是想辦法完成任務，想辦法按領導的要求和想法把會議組織好，體現你的能力和價值。

同時，需要具備一定應變突發事件的能力，比如你現在遇到有人有空有人沒空的情況。妥善合理的處理好參會人員到會情況，是對你的考驗和能力的驗證。

寫在最後：遇到開會這件事，看似是有人來有人不來，其實是對自己的考驗，也是對自己應變能力的考驗。運用智慧和想辦法，巧妙的化解，將被動變為主動，你離升職加薪不遠了！

狂瀾職說

如果領導定一個時間開會，可是有的員工有空有的沒空，怎麼辦？

作為經常開會的我完全有資格回答這個問題。會議分很多種，題主所說的會議，應該是某個單位或某個公司的全體人員會。這種會議，如無特殊要求，是可以請假的。當然要視具體情況而定。

第一種，學習或傳達總公司或上級部門的有關文件、政策、決定等。簡單地講，就是通過會議的形式，向全體人員傳達一個或幾個事情。一般來講，這種會議不是人人必到的會議，如果有的員工因特殊原因不能參會，就由會議組織者以短信、微信告之會議內容即可。

第二種，是傳達某行政部門對公司的下達的行政性指令。比如，安監部門對公司的關於加強安全生產工作的最新通知，要求公司面對某個時期特別需要關注的安全事項，進行排查檢查。一般來講，這種會議必到的是與安全生產相關的領導和工作人員，因為這些人是安全生產管理或監工作的執行者；其他人員需要知道，並執行有關規章制度就可以。這種會議，相關人員必須到場，其他人員如有特殊原因，可以請假，並由相關分管領導告之會議相關內容。

第三種，是特殊的、重大重要的會議，要求人人到場。比如決定公司前途命運的重要會議，需要每人都有簽到，有對重大事項的意見，有對公司有關決策是否同意等重要內容。這種會議，要求全體人員必須參會，如實在不能參加，比如因身體健康等絕對特殊原因，必須向公司作出請假，並在徵得公司領導同意的前提下，委託有關人員代替自己履行相關的職責、權力、義務（如代替簽到、劃票、同意與否等）。

總之，對領導來講，除非事關每個員工的重要事項，對遇有特殊情況的員工，應該允許請假的。

想飛的小魚兒

領導定一個時間要開會，是一個統一安排，可能要做統一佈署，不是領導閒著沒事才開會。領導做為一個團隊的總負責人，開會是傳達其管理思維的最便捷方式，也是團隊內員工接受公司近期工作重點佈局的最準確方式，從會上領導強調和安排的內容，進一步把握公司最近在要求什麼、有什麼大事在抓、自己日常工作要如何加強配合更利於大局。而團隊內員工，不扯皮直接按時來開會的人也不是都閒著沒事做的同事呀，關鍵是要看個人，開會時間定了，在去開會前排一下哪些工作急著做的先做了，哪些工作計劃推到會後再做，學會統籌、計劃性地開展工作，學會處理應急情況下手頭工作合理安排，這本身就是一個成長啊。

董憲印

有空沒空，是領導說了算

根據題主問題判斷，應該是通知會議的人，在通知的時候，會有很多部門的人說忙呀，沒空呀，要知道，只要你確保通知到位了即可，至於有沒有空，來不來，不是你考慮的事情，在職場，下屬忙不忙，是領導說了算，即使你一天到晚活幹不完，領導覺得你不忙，你再抱怨，都沒有意義，因為你的忙，領導會給你定性為效率差

領導既然安排一個時間開會，那麼作為下屬，沒有任何理由和藉口，就是要參加會議，因為很多領導，是靠會議，來樹立自己的權威的，他既然會安排這個時間點開會，那麼他就認為，不會對工作，造成很深遠的影響，而且領導認為，開會，比你目前手裡的工作重要

因為參加會議，就對工作造成了影響，是能力不行

有些同事可能會鑽牛角尖，說手裡工作很重要，去會議了，就會受到影響，要知道，在領導心裡，如果一個管理者，連突發事件的應付能力都沒有，那麼就是不合格的，有些職場新人，當工作出了問題後，找理由，說我去開會了，沒有監控到，其實這也說明，在平時的工作中，沒有掌控全局的能力，加入你請假了呢？是不是就不運作了？

除非不想升職加薪，否則最好參加

領導，都是愛面子的，假如通知了10個人參加會議，就你一個人沒參加，他不會認為你是工作忙，而是不服從管理，那麼以後在一些升職加薪的事情上，就會收到影響，難道說其他人，都沒有你忙？

如果題主是內勤，要知道職場很多人，喜歡說風涼話

如果題主是通知會議，是內勤，不要感覺別人說沒時間不知道咋辦，職場，很多人接到會議通知，都會說忙，但是還是回去的，因為都明白領導會議的重要性，沒時間，只是風涼話，至於真的不去，領導會處理他，不用你操心

總之，工作再忙，領導的會議，都要參加！

EXCEL知識屋

你們公司真奇怪，領導要開會，還要徵求下面員工的同意？還需要和下面員工商量會議時間？恕我直言，你們領導是“吃素”的嗎？領導的威嚴何在！

而你僅接到領導告訴你一個命令：XXX時間通知員工來開會。就愣頭愣腦的去執行了，你的工作能力也實在是堪憂。

假設情況一：領導在公司德高望重，領導讓你去通知某某來開會，他說他沒空。正常的做法是他自己給領導打電話請假，而不是讓你為他想怎麼辦，這和你有關係嗎？

領導讓你通知某某來開會，又不是讓你“抬”著某某一定要來，他有沒有空，是他的問題，你只要把領導的工作傳達到了，那就是你的工作已經完成，來不來是他的問題，只要你保留了你通知到位的證據，他也沒有辦法狡辯，把責任推到你的身上。

假設情況二：領導屬於剛上任，下面的人還不服他，讓你去通知員工來開會，並要求你讓他們一定要參會。

這種情況很常見，一個空降到某個部門的領導，某些盯著這個位置很久的人，發現位置被他佔了，心存不滿故意給這個領導難堪。

這種情況下你作為上下溝通的橋樑，是最受氣的。上面的領導交代任務你完不成，必然被批評，下面的人把對領導的不滿，發洩到你的頭上，你作為一個“夾心餅乾”上下不是人，開展起工作來非常難受，這種情況就需要你動點腦子，來作為上下溝通的調和劑。

在你接到領導交代任務的時候，你該把任務理解透，在去執行，如你一般直接去找下面員工傳達任務，當然會遇到你說的，有些人沒空有些人有空，而你又不知道如何處理的情況

什麼叫權威性？就是在職場中可以“壓得住”他們的人。

領導要組織開會，既然有人說他沒空，由此可見你們領導並不能壓住下面這些人，否則肯定不會有人敢以“沒空”為藉口拒絕。

這種時候就需要一個“壓得住”的人來為你的領導站臺，比如領導的領導作為嘉賓參會。

比如你的領導是部門經理，那麼副總經理或者總經理來為他“站臺”，哪個手下敢不來？除非真的有急事。因為他不給你的領導面子，也會給總經理面子。有人敢得罪自己的直接領導，但不一定敢得罪更高的領導，因為他的晉升甚至前途，都掌握在這個人手裡，巴不得天天在總經理面前露臉，又如何會錯過這個機會？

通知的時候也有技巧，不需要徵求他們的意見，以一種不能拒絕的姿態向他們通告會議時間就行了。

用更高職級的人物來說事，讓人覺得這是一件不可拒絕的事情，並沒有商量的餘地。

有時候在職場中，就該強勢一點，即使你只是代領導傳話，也要做出一副“狐假虎威”的樣子來，一個老好人在職場中，並不會受到大家的尊重和喜愛，反而更容易被人欺負，讓你工作起來處處受阻。

當然不是讓你平時做人也“狐假虎威”，讓人覺得你就是領導的一個“小馬仔”，而是讓你做事的時候，拿出強硬的態度，告訴對方我是“奉旨行事”，為難我就是為難你自己。

總結

領導通知開會，有人說沒空，我覺得很大程度上就是這個人並沒有把領導“放在眼裡”，因為正常情況下領導是發佈任務的人，下屬只有執行的份，沒有討價還價的份。

當出現領導通知開會，有人說沒空的時候，就是考驗你作為一個領導的下屬的工作能力的時候，做得好了就能得到領導的賞識，連有人說沒空你都處理不好，那證明你的能力也就一般般了。

先和領導溝通參會的要求，並分析好當前的狀況（比如是不是空降來的領導，大家故意藉口不來參會，給這個領導下馬威），通過小明分享的兩點。

1、利益相關性

2、權威性

讓這些沒空的人，變為有空。

職場說簡單也簡單，說複雜也複雜，就看你了不瞭解職場的核心，在我的理解中一直都是“利益”。

因為在這十幾年職場生活中，我遇到過很多水火不容的兩個主管，就是曾經因為一點利益衝突，發誓老死不相往來。也遇到過自稱老死不相往來的兩個人，在利益面前“面和心不合”，但不管怎樣，他們還是一起聯手做成了事。

以上是小明的一點淺見，希望能幫到你。

職場新人王小明

這是很正常的事情，我們公司的通常做法是：

1.高層領導要求開會，通常說明此事重要，一般除非出差，或者有非常重要的事，與會人員都要如期參會，實在不能參會的人也要向領導請假。

2.如果我猜的沒錯，你應該是發佈會議通知的人，這種情況，你只需要通知到每一個人，並強調會議重要性，如果有人請假，你做好統計並報備即可，並不需要有任何負擔。

職場女性n加1

謝題主！企業領導定時間召開會議，凡涉及到（通知的範圍內）都必須準時無誤的參加，因為開會是企業行為，等同於你的崗位工作。如果你確實因為種種原因無法參加開會，必須事先向主管領導申明理由，辦理請假手續。領導批准後方可離開。否則企業有權參照相關制度予以處理。

愚叟2

會議是統一思路的方式，基於這種情況，有二點：

1.提高會議效率

2.縮短會議時間

不管是否有空，基於以上二點，都要參加。

關鍵字: 職場 開會 手頭