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因為武漢新型冠狀病毒肺炎疫情的延續，很多企業都延遲開工。雖然經過了幾次延長了假期，但是在疫情還沒有明顯被控制的情況下，如果一直不開工，很多企業可能都支撐不了三個月，甚至有些企業都已經倒下。
於是好多企業都採取了在家上班的政策，實行遠程辦公。而在遠程辦公過程中，涉及到最多的就是各種文檔的傳遞、修改、共享和保存。
由於大多數人平時都在自己的辦公室自己的電腦上使用WORD或者WPS編輯文檔，很少會使用到文檔的遠程協同功能。
在家辦公時，如果讓你給朋友分享一份或一些工作文檔，你會選擇怎麼做？
C：傳統的郵件形式
大部分人都會選擇以上三項選擇，但卻都有著侷限和隱患。
在家時，一些重要的文檔都不在手邊，翻找微信、QQ 分享文件特別麻煩，經常遇到文件被自動清理的情況；而網盤、郵件分享則需要對方有賬號、下載文檔後才能查閱，體驗繁瑣而糟糕。
如果你還在用這些「落伍」的方式分享，那就效率太低了，已經跟不上時代發展的步伐了。
確實，文檔的遠程協同功能，很多用戶不知道，即使知道也不知道怎麼用，存在著不少問題。
對個人而言，遠程工作會因為工作文檔只存儲在公司電腦而無法進行；而對團隊而言，在大家不能互相見面的情況下，如何保證溝通效率、高效完成工作，都有別於傳統的工作方式。
本人文檔辦公主要使用的是WPS，版本是2019版，經常和小夥伴們一起使用WPS的各種遠程協同功能，大大提高了辦公效率，得到了公司老闆的誇讚。
下面我就給大家介紹下WPS2019版非常實用的4個遠程協同功能，希望能幫到大家，其他版本可能略有不同。
1.WPS共享文件夾，團隊文件無需傳遞和分發，在線高效共享，輕鬆降低溝通成本
在工作中，難免需要與同事、客戶共享相關的文檔。但很多人的做法，通常是需要時在微信中反覆發送多個文件，操作繁瑣且不易整理保存；傳統的局域網共享則受限於網絡。
由於大家不在公司上班，無法面對面交流，異地辦公更需要文件方向的交流與溝通。可如果在微信群發送文件，沒過多久文件就會被刷屏不知所蹤，想要找到並非易事。如果通過QQ給團隊每個人傳送或者發送郵箱，人數一多，就太麻煩了，效率非常低。
另外，一個團隊常有共享查文件的需求，可是以本地文檔存儲傳閱時，總免不了需要反覆確認是否為最新版。
想要解決以上問題只需要創建一個「共享文件夾」，操作方法很簡單，只是你想不到。如下圖所示：
操作方法是：在 WPS 首頁「雲文檔」新建文件夾或選中文件夾，即可在頁面右方將文件夾設置為共享，點擊「共享」將鏈接發給成員，團隊成員點擊後便能加入。
此後，只要登錄同一個 WPS 賬號，就可以在任意手機、電腦中，直接查看/編輯在共享文件夾中的所有文件，並且文件皆為最新版，無需重複發送和整理。
另外「共享文檔夾」還有著靈活的權限管理，可針對每個不同成員設置不同權限，如：是否允許編輯、僅查看，離職同事也能快速移除，保證團隊文件安全。
一個WPS共享文件夾，輕鬆搞定多人分享，讓“分享”這件事變得更加簡單高效。
2.WPS文檔雲同步，手機、電腦隨時隨地查看，隨時隨地編輯。
異地協作最苦惱的有兩件事，其一是公司電腦中常用工作文檔只保存本地，在家無法查看；其二是溝通上沒法及時同步，其三最擔心的就是數據會丟失，文檔不小心被刪除或者找不到了。
不過用了 WPS「文檔雲同步」功能，便能完美化解、輕鬆克服上述苦惱。比如在辦公室電腦的WPS上完成了一份工作文檔，並將文檔保存至雲端，那麼在家裡電腦、手機的WPS上都可以直接找到它，無需再另外帶U盤拷貝文件了。
當你不在辦公桌前的時候，如果公司領導臨時需要一份文檔，你也不用火急火燎地趕回電腦前，因為你可以直接在手機上分享線上文檔給他，幾秒鐘就能搞定。
使用文檔雲同步後，所有在 WPS 打開並編輯的文檔便會自動存儲於雲端，隨便哪一臺設備，只要登錄同一賬號就能隨時打開查看。對常用的文件加星標，打開還能更快捷！
當然，前提是你有一個WPS賬號並且已經登錄，可以使用微信、QQ等賬號登錄。
開啟雲同步方法一：在WPS中打開一個文檔，點擊左上方【文件】-【工具】-【備份中心】，在彈出的頁面中點擊左邊第二個圖標“備份同步”，然後找到右邊界面中的“自動備份同步”，滑動“開啟同步”按鈕變為“已開啟”即可。
開啟雲同步方法二：在電腦右下角托盤中右鍵點擊WPS藍色圖標，在菜單中選擇“設置”，在出現的“雲服務設置”界面中選擇「雲同步」，啟用“文檔雲同步”即可。具體如下圖：
開啟了雲同步功能後，還可以讓“”WPS網盤“”在“我的電腦”顯示，就像操作本地硬盤一樣，十分方便，你根本看不出來是在雲端。設置方法如下：
設置方法：在電腦右下角托盤中右鍵點擊WPS藍色圖標，在菜單中選擇“設置”，在出現的“雲服務設置”中選擇「WPS網盤」，啟用“在‘我的電腦’顯示WPS網盤入口”即可。具體如下圖：
這樣，在桌面上打開“我的電腦”，就可以看到“WPS網盤”，就像本地硬盤一樣，雙擊就可以進入編輯操作雲文檔。如下圖：
另外，在打開或保存編輯的文檔時，默認優先的也是WPS網盤上的文檔。
3.支持多人同時在線編輯，最多支持365人，實時保存更新。
辦公中用的最多的還是文檔的多人修改，按照傳統的辦法，就是A先寫好一個文檔後，用QQ、微信或電子郵件把文檔傳給B，B再修改，然後傳給C修改，如此反覆。如果有10個人要修改這個文檔，是一件特別麻煩的事，更不要說幾百人同時修改了，那簡直是災難！
好了，現在不用這樣了，WPS有先進的解決辦法啦！
這個辦法就是：文檔以鏈接的形式分享，一個鏈接就是一份文檔。無論是文檔、表格、PPT，以鏈接分享出去的WPS文檔，都最多可支持 365 人同時在線編輯，實時保存更新，輕鬆完成多人協作。
雲文檔分享是一種「創新」的分享方式，讓文檔以鏈接形式高效分享。
它的優點主要有以下 3點：
（1）無需下載本地，鏈接即是文件，與以往的文件分享不一樣，WPS 雲文檔分享無需下載到本地。
（2）可以防止他人修改文檔，不影響原本的內容。
（3）能更好地保證文檔的安全性，不被輕易分享及傳閱。
（4）文檔永久有效，輕易找尋。通過雲文檔分享的文檔，絕不會被清理失效。它們將會被加密保存於 WPS 的「雲文檔」之中，電腦、手機客戶端都可以隨時打開。如下圖所示：
（5）查找文件時，可通過 WPS 搜索框搜關鍵字即可快速找尋。會員用戶還能使用「全文檢索」功能，輸入關鍵字，可找到全面的結果。如下圖所示：
操作方法是：在 WPS 打開文檔，點擊右上方的“分享”圖標，在出現的界面上會生成一個雲同步鏈接地址，點擊“複製鏈接”按鈕即可。
還可以設置權限，分享的範圍是所有人還是指定人，是可編輯還是僅可查看，有效時間是永久有效、30天有效還是7天有效，非常詳細，想你之所想。
最方便的是，還可以用微信掃描二維碼直接在微信中分享，是不是太方便啦？微信分享如下圖所示：
一個鏈接還能是一個辦公室，若文檔有問題，每個成員都能選擇文本
添加評論，每一條建議都不會遺漏，即使沒有面對面，也能高效完成溝通。如下圖所示：
4.WPS文檔雷達能幫你自動備份，再也不用擔心文檔找不到或丟失了
由於大家平時都是在辦公室工作，沒有遠程工作的經驗。這一次意外的遠程工作，讓許多小夥伴一時間沒法適應過來，其中的原因就包括平時沒有將文檔備份雲端，工作文檔只存儲在公司電腦本地，導致無法訪問並進行工作。
倘若你為此而煩惱，推薦使用 WPS 的「文檔雷達」功能。疫情期間，只需委託在公司的同事開啟該功能，便能解決上述的問題。
「文檔雷達」是能自動幫你備份文檔的辦公助手。在聯網狀態下開啟，它不僅能夠實時備份在 QQ、微信接收的文檔，還能備份電腦桌面以及下載中的文檔。
如此一來，不但能減少文檔易丟失、易過期、不易找尋的風險，還能讓你無懼遠程工作、跨設備的場景，在任意設備登錄同一賬號即可查看所有文檔。
使用方法：在電腦右下角托盤中右鍵點擊WPS藍色圖標，在菜單中選擇“設置”，在出現的“雲服務設置”中選擇「辦公助手」，啟用“啟動WPS客戶端時運行辦公助手”即可。具體如下圖：
在系統桌面添加辦公助手快捷方式後，點擊並在“文檔雷達”區域中“我的下載”，將選項中的雲備份開啟即可實時備份。
5.WPS自動備份不僅僅只是文檔，一整個文件夾都可以，太強大了。
由於本人經常要把工作帶回家，而且要經常和外地的小夥伴協同工作，所以很早就利用WPS開始遠程辦公了。其中，用的最多的就是「
同步文件夾」功能。它可以將電腦中的文件夾設為自動同步，一旦文件夾出現改動，便會實時同步到「同步文件夾」中，即便換了電腦或者用手機，也都能隨時查看最新文件。
我通常就將電腦中的工作文件夾設為「同步文件夾」，無論是改動文檔內容，還是增加/刪減文檔，WPS 都會自動同步。
公司電腦本地的文件夾和WPS「同步文件夾」完全一摸一樣，一份文檔也不少！如此一來，在任何地方，我和小夥伴們都能用自己的筆記本電腦訪問公司電腦工作文件夾的內容。
使用方法：在電腦右下角托盤中右鍵點擊WPS藍色圖標，在出現的“雲服務設置”中選擇「WPS 網盤」，在特權3自動同步文件夾後選擇自動同步的文件夾即可。具體如下圖：
注意：這個功能是超級會員才有的特權，普通用戶可以免費試用30天。關於WPS網盤，超級會員還有另外兩個特權，一是進入文件夾時自動下載該文件夾的文件，二是制定網盤內文件夾自動同步。
以上就是本人在遠程辦公時用得最多的WPS2019版文檔協同功能，推薦給大家，希望在疫情特殊時期，小夥伴們在家辦公也能高效協同、高效工作，啥都不耽誤。如果你用到以上4個遠程協同功能，老闆都會誇讚你哦。
WPS的遠程辦公功能還有很多，比如：利用“WPS日曆”進行遠程辦公工作計劃制訂與分享，同步全員工作規劃；使用“WPS表單”、協作表格收集更新每日員工身體健康狀況等等，下次再給大家詳細介紹。
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