如何防止員工虛報差旅費?


員工出差基本是每家公司都會有,差旅費報銷時,有些不自覺的員工,會採取一些方法多報差旅費,常見形式有。

一、虛開發票或從發票販子手裡買發票,根本沒在開票單位消費,虛報費用。

對於這類行為,不僅增加了公司差旅費,還給公司帶來了稅務風險,一旦發現要嚴厲處罰。

可通過發票查詢,還有報銷時除發票外,要求報銷人提供相關憑證,比如酒店水單、餐飲點餐明細、支付方式截圖、行程明細等防止虛報。

二、有實際消費,但發票金額高於實際支付的消費金額。這類比較難以防範,通常很多單位會有各類報銷標準,但高開往往也在報銷標準之內,這種建議以自覺為主,如要控制,也可參考前面的相關方式。

三、利用電子發票,進行重複報銷。這種可通過報銷錄入發票或查重的方式來防範。

四、有實際消費,發票也與實際一致,但該享受的折扣沒去享受,利用開票單位的積分及返利獲取利益,比如機票買全價票,這種可通過財務審核或審計提出建議,並加以關注。

當然,企業也可以採取包乾或節約獎勵等方式,控制差旅費。

還有,可以藉助第三方差旅管理服務商,來解決公司差旅費的控制。

或者通過建立公司統一的支付渠道(比如公司公務卡)、定點服務商等方式。

當然,在差旅費用報銷控制方面,要適當考慮報銷的人性化,不是一味的懷疑或防範員工,畢竟,企業管理目標是多元的,要綜合平衡,既考慮到費用報銷的合理合規,也要考慮控制的成本效益原則。

如何防止員工虛報差旅費?


另外,還可通過加強內審來控制。

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案,每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。 華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核,主要由主管領導把關。

員工剛入職時初始分為80分,B等。以後每報銷一筆費用,沒有出現差錯的話,就可以加1分,最高可累加到120分。

誠信分數為80-90分,內審的抽查比例是20%;

90分以上,抽查比例是10%;

100分以上,抽查比例是5%。

分數在80分以下,所有的費用報銷都需要檢查。 另外,分數低於70的,每筆費用報銷財務都要事先審核,這將導致費用報銷時限拉長,對報銷人不利。

另外,強化直接責任主管的控制,畢竟主管是審核的直接第一道防線,如果報銷人出現報銷問題,相應的直接主管,也需承擔責任,防止責任主管審核流於形式。


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