文章作者：蕭蕭——高校輔導員，專注大學生生涯諮詢與規劃
助教：GM
2019年只剩10周，你掐指一算，滿心躊躇寫下的年初計劃，真正實現的卻寥寥無幾，心裡頓時涼了半截。
再細細一想，這一年班沒少加，卻總覺得成果沒多少，馬上就要寫年終總結了，這可如何是好？你不由得想起了去年被總結支配的恐懼，心裡涼得透透的。
挑燈夜戰到三點，熬紅了眼睛交上總結，卻被領導毫不留情地打回重寫；
辛辛苦苦碼出長篇大論，以為總結得可圈可點，領導卻說看不出來重點在哪；
按照去年總結的模板，明明已經修改了不少，領導依然覺得和去年沒什麼差別。
這是兩年前，初入職場的我在年終時的真實寫照，夜沒少熬，罵，卻也沒少挨。
但誰又能想到，在短短一年後，我就晉升成為辦公室專職“寫手”，大大小小的總結、申報，領導都要求先經我手修改，再呈報給他。
這種神奇的轉變，是因為我在不斷捱罵中，發現了出奇制勝的三招：找準重點、善用模板、系統分析。
1 找準重點才能下筆有神
工作前，我自詡文筆過人，可第一回遇上年終總結，看似什麼都能往裡寫，我竟不知該從何寫起。
一邊是冥思苦想動不了筆，一邊是截止日期近在眼前，著急上火的我，只能硬著頭皮完成了初稿，把所有工作都事無鉅細寫了進去。
結果，領導說我重點完全跑偏，直接列了個提綱要我重寫。
對著提綱琢磨很久，我終於明白了問題所在——總結並不需要什麼都寫，領導關心的東西才是重點。
年終總結千人千面，但本質是向特定對象彙報特定工作。一般都是向上彙報。
領導希望通過總結了解到什麼？
第一，今年任務和目標進展情況；
第二，每個人在工作中的完成度；
第三，工作推進中存在的問題和解決方案。
想清楚這幾點後，我總結出了第一招，對照著單位或者部門的年初規劃，或者企業大BOSS在重要場合的講話要點，來寫年終總結。
大BOSS關注的內容，也一定是領導關注的內容。
想到這裡，我瞬間文思泉湧。年中開職工大會時，領導講了好久體制機制建設和文化建設，科技創新也提得特別多，圍繞這三點來寫，準不會錯！
2 善用模板才能事半功倍
花了一整天，我終於憋出了第二版總結，自己還挺滿意。滿心歡喜地交上去，結果領導卻說：“措施寫的還挺詳細，但是工作成效完全沒體現出來，格式也不夠正式，你還是對照往年總結改改，再給我看吧！”
我找公司前輩要來近五年的總結，細細研究了一整晚，才發現原來總結也是有套路的。
一份完整的總結，一般分為思路、舉措、效果三部分。思路要緊扣當前政策要點，體現工作整體性；舉措和效果既要有簡明扼要、提綱挈領的精煉歸納，也要有體現工作量的詳實描述。此外，還要講求寫法規整、格式統一。
仔細研讀往年總結雖然費時費事，但對一個新手來說，只要你們部門不是今年新成立，你負責的工作事項不是今年新上馬，往年總結就是最佳新手教程，能讓你快速上手，還不會遺漏重點。
不過，這招不能過度使用，不然會出現“併發症”。有一次，我把這招教給另一個同事，他卻被領導罵了一頓。原來他把模板直接照抄，有些連數據和結論都沒改。領導說他不動腦子。
怎樣“舊瓶裝新酒”，才能讓領導覺得瓶子也煥然一新了呢？當然是——把瓶子也重新包裝。
通過分析往年總結，我發現，好的總結一般都有這四個特點：
l 重點明確結構清晰
l 大段內容分條陳述
l 每段段首提煉總結
l 亮點內容突出顯示
結合這四個特點，我們就可以按照羅列工作、劃分類別、分條陳述、提煉主旨、通讀全文這五步，來完成總結了。
l 根據往年總結和今年開展的工作，詳細羅列出可以寫的內容；
l 將內容按照類別進行整理後，給每一部分起一個格式相似的小標題；
l 分條陳述，儘量以一段話描述一件或同類的事情；
l 在段首用短句歸納全段主要內容，多用動詞和形容詞描述事件和成果；
l 通讀全文，調整前後表述不一致的詞語，比如“學生”和“同學”、“宿舍”和“寢室”等；
l 將重要數據和關鍵成果用加粗或者更改字體等方式突出顯示。
按照這幾個步驟完成的總結，應該是類似這樣的。
一、 工作思路
圍繞……，通過……，積極落實……，實現……
二、 工作舉措
1. 以體制機制建設為契機，形成……體系
把握……方向。……
把握……導向。……
把握……目標。……
2. 以文化建設為平臺，構建……模式
……
3. 以科技創新為抓手，推進……方式
……
三、 工作成效
……
四、 改進方案
……
3 系統分析才能思路明晰
學會了前兩招，你已經可以熟練地寫出一篇“看”起來非常專業的總結了，但畢竟年終總結是關乎年終獎的大事，內容夠不夠硬核才是關鍵。
所以，最後這個進階版大招，就是教你如何從繁雜的工作中梳理思路，系統地寫出有條理、有邏輯、有亮點的總結。
這裡給大家推薦兩種常用工具，一個是PDCA分析法，一個是“5W1H”分析法。
PDCA作為質量管理方法，天然適合用來做年終分析。
前面說過，領導希望在總結裡看到工作進度、存在問題和改進措施，這和質量管理的目標是一致的。
所以，我們也可以按照制定計劃（Plan）、
實施計劃（Do）、檢查效果（Check）三步進行分析，然後將成功的做法納入到明年的規劃中，對不成功的做法提出改進方案，並留待明年驗證效果（Act）。通過不斷循環，將需要重複的工作形成統一的操作規範，也就是將工作“標準化”，從而實現不斷迭代和精進。
按照PDCA的分析思路，我們的工作可以分為兩部分：
針對已被標準化的工作，儘可能用量化指標來體現計劃的實行效果；
針對未被標準化的工作，則需要將標準化方式描述清楚，並以此作為工作成效的一部分。
具體描述時，則需要用“5W1H”分析法，分析哪裡做得最好。
比如要寫學生與老教師間的交流活動，就可以寫成這樣一段：
如果你能學會這種分析思路，你的總結就不是簡單的羅列工作事項，你也可以和我一樣，贏得領導的誇讚和“特赦令”。
“這次的總結思路清晰、結構嚴謹、亮點突出，確實寫得很不錯，直接交吧！”
到這裡，我的三招已經講完了，希望看完這篇文章的你，在即將到來的2019年年終總結中，能夠寫出讓領導眼前一亮的總結，讓新一年的工作領先在起跑線上。
為了升職加薪，fighting！
更多幹貨內容，請關注公眾號【秋葉圖書】。
閱讀更多 秋葉書友會 的文章
