一尺見方的牛皮紙袋裝載著人一生的學習經歷、工作經歷、思想政治情況等，人事檔案很神秘也很重要，在現實生活中，有很多人對自己的檔案並不重視，等需要用到時，才急急忙忙尋找解決辦法，通常有以下三類人檔案最容易成為死檔：
第一類是應屆大學畢業生，由於應屆大學畢業生人數較多，所以出現死檔問題也是最多的一類人。應屆畢業生畢業後檔案一般會打回原籍、存放在人才市場或者寄存在學校2年，但是由於畢業生流動性比較大，事情一多就忽略自己檔案問題，讓很多檔案處於死檔狀態。
第二類是出國留學人員，由於很多出國留學人員經常很早就出國留學了，在國外停留多年，所以就忽視了檔案問題，很多出國留學人員回國後參加工作，這時才想起檔案問題，這時再去尋找檔案往往會十分麻煩。
第三類是跳槽族，很多工作人員由於更換工作較為頻繁，檔案轉移速度跟不上跳槽的速度，導致檔案都不知道丟什麼地方了，甚至有一些因為和單位鬧矛盾導致檔案被扣留，無法進行檔案轉遞。
導致這些原因除了一些私營企業自身對於人事檔案管理工作不太瞭解外，更多的是檔案持有者本人對於檔案不夠重視的原因，導致檔案成為死檔，希望各位在辦理單位或者個人存檔後，還要時常關心一下，並及時把工作變更、職務任免、年度考核、職稱晉升、學歷提升、獎勵懲罰等情況的資料提交給檔案代理補充入檔案，以確保人事檔案的完整性、系統性、真實性、有效性。
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