且慢！
把要求搞清楚，把內容理清楚
不是特別急的情況，做PPT都應該想清楚了再動手
這邊做，那邊喊改，邊寫文字邊設計
效率不高還影響心情，痛苦！
下面，用三字箴言幫你提高效率！
PPT以簡潔為美，一頁PPT內容不宜太多。在準備PPT的文字內容時，如何化繁為簡？主要把握"刪"、"縮"、"拆"3個原則。在設計PPT時別太快，按照這些原則慢慢來，你也可以做出簡潔又精美的PPT。
刪
與該頁幻燈片主題無關的內容，刪！過渡引申的多餘內容，刪！可說可不說的內容，刪！"的"字能不要就不要，標點符號可用空格代替，略去觀眾都明白的主語……只要不造成閱讀歧義、理解偏差，該刪就刪。下面的例子進行刪減之後，標題字號可更大，正文內容更簡潔。可以看到刪減後的效果比刪減前更好。
縮
根據文意精煉語言，嘗試用最少的文字表達原意。某些能夠轉化為符號的內容，轉化為符號呈現，如佔比情況；某些能夠轉化為圖形的內容，轉化為圖形呈現，比如流程介紹文字……想方設法縮減頁面上的文字。如下面的例子，將其中數據轉換為圖形後，既實現了這些數據的重點突出，也改變了密密麻麻文字堆砌的感覺，看上去重點內容一目瞭然，更加舒適。
拆
沒有辦法刪除的內容、不得不講述的內容，你試過將其拆分在多個幻燈片頁面中表達嗎？幻燈片頁面數量是無限制的，沒有必要將所有的內容都堆砌在一個頁面上。此外，還可以將一些並不那麼重要的內容拆分到該頁幻燈片的備註中，在演講時使用演示者視圖，並通過口頭表達這部分內容。這頁幻燈片內容非常多，導致字號較小，不便於觀看，且給觀眾一種嚴重的壓抑感。
將其拆分為4頁，並將案例內容放在備註中，這樣頁面先得清爽、簡潔。
段落美化四字訣
有時候做PPT可能無法避免某一頁上大段文字的情況，為了讓這樣的頁面閱讀起來輕鬆、看起來美觀，排版時應注意"齊"、"分"、"疏"、"散"。
1."齊"
"齊"指選擇合適的對齊方式。在PPT中，段落主要有"左對齊"、"右對齊"、"居中對齊"3種對齊方式。一般情況下，在同一頁面下應當保持對齊方式的統一。具體到每一段落內部的對齊方式，還應根據整個頁面圖、文、形狀等混排情況選擇對齊方式，使段落既符合邏輯且美觀。下面分別為左對齊、右對齊和居中對齊。
"兩端對齊"的效果和左對齊類似，只是當各行字數不相等時，"兩端對齊"會強制將段落各行（除最後一行外）右側對齊，以使段落看起來更美觀。
"分散對齊"則是包含最後一行在內，讓段落的每一行的兩端都對齊。這種對齊方式使用在表格上時，能夠強制讓一列數字多少不均的數據兩端對齊，達到美觀的效果。
2.分"
"分"，指理清內容的邏輯，將內容分解開來表現，將各段落分開，同一含義下的內容聚攏，以便觀眾理解。在PowerPoint中，並列關係的內容可以用項目符號來自動分解，先後關係的內容可以用編號來自動分解。
通過"項目符號和編號"對話框，可以自由設置項目符號的樣式（樣式可以是系統字庫的符號，也可以是硬盤或網絡中某張圖片），可以自由設定編號的起始編號、編號顏色。
對於已設定項目符號和編號的段落文本，使用段落工具組上的降低/提高列表級別按鈕能夠輕鬆地調整之間的層次關係。
3."疏"
"疏"指疏闊段落行距，製造合適的留白，避免文字密密麻麻堆積帶來的壓迫感。PowerPoint中有單倍行距、1.5倍行距、雙倍行距、固定值、多倍行距五種行距設置方式，插入文本框段落默認將行距設置為單倍行距。
若需要改變行距，可通過段落工具組中的行和段落間距按鈕或段落對話框進行設置。
4."散"
"散"指將原來的段落打散，在尊重內容邏輯的基礎上，跳出word的思維套路，以設計的思維對各個段落進行更為自由的排版。
如下圖的正文內容即word思維下的段落版式。將原一個文本框內三段文字打散成三個文本框後，我們可以對這頁PPT進行改造，視覺效果就完全不一樣了。
卡片式：每一段的小標題獨立出來，如同卡片的標籤，一眼掃過只寥寥數語，不會在一開始就帶給觀眾過大的閱讀負擔，澆滅他們繼續閱讀的興趣。
交叉式：將各段內容交叉錯位排布，打破從左到右的固化閱讀方式，給觀眾一些新鮮感，也使每一點的內容都清晰、獨立。
切塊式：改變常規的橫向排版方式，將每一段內容切割成塊狀，形成縱向閱讀的視覺效果，並提升了每一個小標題的閱讀優先級別。
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