公文的格式要素划分为版头、主体和版记三部分。公文首页红色分隔线以上的叫做版头；首页红色分隔线以下、文末第一条黑色分隔线以上的内容叫做主体；第一条黑色分隔线以下到最后一条黑色分隔线就叫做版记。

一、版头

版头简单来看就是一份文件第一页文章主体上面的所有部分。包括了文件的份号、秘密程度和保密期限、紧急程度、发文机关的标志、发文字号、签发人和分隔线。

1.文件的份号。就是文件总共印多少份，现在这一份属于第几份了（有点绕口），比如，你这文件准备发10个单位，那编号的时候就是从1号编到10号，当然很多单位会编到11号，因为编号为1的文件普遍都是留存的文件。

份号，一般是用3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。前面要编1位虚数0。比如这文件是要上报的文件，只需要印两份，一份是给上级的，一份是自己留存的，那在文件份号上就是"01""02"。

2.秘密程度和保密期限。公文的秘密程度可以分为秘密、机密和绝密三种。秘密登记的确定主要是由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定。像很多文件发下来，可能没有那么正规的写明保密的时限，这种情况按照现行的法规细则，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。

密级和保密期限，一般用3号黑体字顶格编排在版头左上角"公文份号"之下。需要写明保密时限的以"★"为分隔，前面写密级，后面写时限，时限的数字用阿拉伯数字。

3.紧急程度。对公文送达和办理速度的要求，简单来说就是文件说的这事急不急、有多急。所以，每个文件不一定有紧急程度。紧急公文分为"特急"、"急"两种，也是3号黑体字顶格编排标注在版头左上角"秘密等级"下。电报分别标注"特急"、"加急"。

（以上3个是顺序：份号，份号下面是秘密程度，再下面是紧急程度）

4.发文机关的标志。发文机关就是公文的作者，简单说就是这个文件是谁发的。发文机关应写机关全称或规范化的简称。可以单独也可以联合发文。联合发文的时候注意就是把主办单位排列在前。有以下三种方式：

（１）由发文机关全称或规范化简称加"文件"两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称"大版头"。比如，"XX省人民政府文件"、"XX省人事厅文件"。

（２）由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称"小版头"。例如，"XX省人民政府（通知）"。

（３）印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，一般使用小标宋体字，颜色是大红色，这样比较醒目。在制作版头的时候就要注意这个35mm，我们调整段落间距的时候都是用一行多少磅调整的，这时候就要简单算一下（1磅=0.3527mm,2.83磅=1 mm）。要实在不行，找一个上级下发的文件，用眼睛看着调整一下，误差不很太大就行。

5.发文字号。

下行文的发文字号一般位于版头与红线之间的正中处，上行文的发文字号一般位于版头与红线之间的最左侧。用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。

6.签发人。签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。第一种情况一般是内部行文的时候用，不如起草一个文件，需要领导审定同意下。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧："签发人：×××"。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

"签发人"三个字一般用国标仿宋，后面那个人名一般是用国标楷体。都是3号字。

7.分隔线。分隔线就是把版头和正文分开，看起来比较明显。处在发文字号下面4mm，居中，与版心等宽，用红色。

二、主体

公文的主体，又包含公文的标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件。

1.标题。用二号小标宋体字，不加黑，编排在红色分隔线下空两行的位置。标题短的话就排一行，长一点的可以分成两行或者多行。原则就是看着好看顺眼。这里需要注意的是假如你要分行排布，对标题的断句要断好。固定的一些词语还好说，一看就知道不能随便断开，像"关于XXX成立的请示"，就不能在"成立"中间断吧。其他的就是看着长短合适、语气不生硬就行。

2.主送机关。主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关，就是这个文件是给谁的。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。一般用国标楷体3号字。

确定主送机关应注意：

（１）应根据本级的授权和职权规定，对下一级直接行文。他都不是你的下属单位，就没这个理直气壮，只能是用函等一些形式，和人家商量着来。

（２）请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

（３）批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。

（４）普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为"各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位"。原则上就是先大后小、先基层后机关、先独立的后直属的等。

3.正文。就是公文的主体。这个没有多少要说的，写法千变万化，但有一定套路；语言丰富至极，但不能自创词语。相关格式调整可以看看之前我的内容。

4.附件说明。就是正文里面没说完，用附件作一个补充。在正文下空一行，首行再缩进两个字符编排。

需要注意的就是附件后的内容不加"。"

要是多个附件，就依次编排。

5.发文机关署名、成文日期和印章。这里面的道道比较多，有单一行文的机关署名、有多个联合机关的署名、有领导的署名、有多个机关你先排谁的署名、有不加盖印章的署名等等，总体上就是正文后空三行排布发文机关署名和成文日期。（要是有附件，也是空三行）。发文机关下面是成文日期，成文日期不编虚位，像"2018年10月1日"就不能编成"2018年10月01日"。印章盖的时候，上不压正文，下要骑年盖月，一般距离正文一行。

6.附注。如果有附注，首行缩进两个字符加圆括号编排在成文日期下一行。（军队的附注和国标的还不一样，他们是成文日期下空一行编排附注）

7.附件。"附件"和"附件说明"是两码事。"附件说明"就是先给你说下后面还有内容。"附件"就是那个内容。

附件应当另面编排。（我也不知道你这个附件是在奇数页还是在偶数页，所以只能说是另面编排，反正就是不要有空页）。编排在版记之前。用黑体3号字顶格编排在版心左上角第一行。附件里面的标题居中排在第三行。这时候"附件"两个字的后面不要加"："

注意的就是如果你编排多个附件，附件和附件的编号还有内容要与之前的附件说明对应起来。你不能附件说明的时候，你写附件1是授课计划、附件2是参训人员，结果插入附件的时候，你写成附件1是参训人员、附件2是授课计划。这样就不对了。

三、版记

版记是由版记分隔线、主送机关、抄送机关、印发机关和印发日期组成。

需要提醒注意的是：

1.版记的最后一条分隔线要与公文最后一面的版心下边缘重合。（做不到的就调整下空白地方的段落间距）

2.版记这块的字体都是国标4号仿宋。

3."主送""抄送"字符后面要加"："，在之后是主送或者抄送的机关名称，写完后一定，一定，一定记得加"。"

4.印发日期不编虚位。后面再加上"印发"2字。

閱讀更多 A4型紙 的文章

關鍵字: 编到 分隔线 公文