從任務執行到項目管理1-邊界分析法

前陣子,我分享了自己通過 DIKW 模型來學習的方法。有同學在後臺提問:

在網上搜尋信息時,經常一不小心就陷了進去,不斷瀏覽新頁面,導致花上大量時間,如何把握這裡面的「度」呢?

其實,這看似簡單,卻是項目管理特別核心的一個思維。

無論做什麼,時時刻刻問自己:我所做的,是否在項目邊界之內?

從任務執行到項目管理1-邊界分析法

沙漠



什麼是項目邊界?簡而言之,就是一條明確的界限:這次的項目要做什麼,不做什麼。

這必須在項目最開始的時候就確定下來。

舉個簡單的例子:

規劃一次旅行,途徑某個城市,轉機時間 24 小時,那麼我就會首先做好計算:

這 24 小時裡面,除去交通的時間,以防意外的安全時間,剩下能自由行動的時間,有多少?

接著,所有可能會消耗時間的方案(比如需要排隊、路途遙遠、位置偏僻等), 全部會被我篩出去。

我會把所有的注意力,放在位於市區裡面、交通便利、無需花費太多時間的景點, 再大致定下游覽路線。

這樣一來,哪怕玩得不是很盡興,錯過了某幾個地方,也不要緊。因為我知道, 一旦誤機了,後面的損失會更大 ——

所有做好的規劃,可能都要全盤推翻重來。

更重要的是,這可以避免在規劃的時候,浪費大量時間,最終卻發現找出來的場所都不合適。

這就是「在邊界之內思考」:先劃下邊界,再考慮「自己所考慮的事情,是否在邊界之內?」如果不是,就先記下來,將其清出大腦,避免在上面浪費過多的時間和精力。

實際應用中,可以採用這樣的方式:

在一張白紙上,畫下一條線:左邊是「邊界之內」,右邊是「邊界之外」。每當你想到任何一個新議題時,將其寫下來,看看它是位於線(邊界)的左邊,還是右邊。

最常用的場合,是在會議上。

我保證,你一定見過這樣的同事:發言從第一句開始就天馬行空,總是不經意帶偏會議的節奏,還一說就是一大通,又不好打斷。

這個時候最需要的是什麼呢?主持人在白板上畫下一道線,告訴他:你說的我們先記下來,下次再找時間討論,現在我們回到會議中心議題上。

這樣,就可以保證,整個討論過程,始終都在「我們的控制之內」,不會偏離到其他方向。

同樣,在規劃訓練營的時候,我會先思考:訓練營要包含哪些內容?不包含哪些內容?這中間明確的一條界限是什麼?

這樣一來,就可以避免在規劃和執行過程中,不斷地「增加」新的東西進來,導致訓練營變得過於臃腫、複雜,也不利於大家理解。


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