SCI超工具EndNote 使用中的 4 大陷阱,你跳了嗎?

Endnote 作為撰寫 SCI 論文的必備工具,在實際使用中還會有一些問題出現,並且相當使人抓狂,現將常見的問題及解決方法說明如下。

安裝及使用常見問題

1. 安裝版本問題。安裝版本問題(Windows-Office-EndNote)。最新版Endnote X8 只能安裝在 windows 7 以上,XP 不支持。Word 2016 只能關聯 X8。EndNote X7 可以關聯 Word 2010, Word 2013,EndNote X5 只能關聯 Word 2010。

建議 X8-Word 2016/2013 或 X7-Word 2013 或X5-Word 2010,X5 與 X7,X8 會有版本兼容問題而導致顯示不正常。

目前推薦 X7-Word 2013 組合,功能夠用強大,是最常見的配製工。但 X5-Word 2010 速度更快,配置低的電腦建議使用。

2. 與 Word關聯問題。一般安裝馬上完成時,會有提示是否對Word進行配置,選擇是,一般都會成功,安裝好後 Word中會出現工具條(圖 1)。沒有出現該工具條時,在相應安裝目錄下(C:\Program Files\EndNote X7,或者 C:\Program Files (x86)\EndNote X7)找到」Configure EndNote.exe」文件並且雙擊。

慢著!在運行程序之前,務必關閉Word,並且相應 Windows 帳號要有管理員權限。

有些單位帳號使用權限不足而導致關聯Word失敗,只能與計算機管理員聯繫。

還有一些情況,已經出現 Endnote X7 工具條,但點擊後出現「沒有註冊的類」的提示,也屬於沒有配置成功,重新運行配置程序還是無法解決時,只要先運行 Endnote,再在Word 中點擊 Endnote X7,就可以了,只是多了一個步驟。

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3. Endnote 庫的問題。安裝好後新建一個庫,這個庫的文件名自己取,把它保存到方便找到的盤和目錄。

【敲黑板!重點!】這個庫包括名稱相同的一個文件和一個文件夾(圖 2),這兩個你必須同時拷貝,放在 U 盤隨身攜帶,只要在安裝有 Endnote 的電腦上,打開「自己取名字.enl」,裡面包含你所有的文獻。

注:網上還有 Endnote X7 綠色免安裝版,放 U 盤裡,配合自己的文獻庫,移動辦公那就一個爽字。

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4. 建立 Group 的問題。每個作者不止一篇論文,那麼可以建立不同的 Group,對應一篇論文,把所有這篇論文相關的文獻全部放在這個 Group 裡面,方便管理,相當於 Windows 的一個文件夾,所有的 Groups 全部在上面的「自己取名字.enl」和「自己取名字.Data」這兩個之中。

另外,點擊工具欄上的圖標(圖 3 粗箭頭),使你自己的 Group 和在線搜索同時出現在左側欄中,在 pubmed 上搜索到的文獻,可以直接拖到相應的 Group 中。

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建議大家不要在 Endnote 裡用關鍵詞搜索 pubmed 文獻,因為沒有 pubmed 那麼智能,經常發生搜索不到或結果與 pubmed 不符合的情況。

在 Pubmed 檢索出的文獻較多時,按照黃小兵的方法在 pubmed 上導出,再在 Endnote 導入,少量或單個文獻可在 pubmed 上查到 PMID,再在 Endnote 裡在線搜索 PMID,這個是 pubmed 文獻身份證,唯一代碼,一查一個準。

性能提升秘籍,增加實用性

1. 寫 SCI 文獻,一般不會少於 20 篇參考文獻,我們在插入文獻或者修改論文時,必然伴隨著文獻在論文中順序的改變,每次改動就會出現如此畫風(圖 X)。這個等待時間隨著插入文獻數的增加而增加,此時電腦進入假死狀態,相當使人抓狂,如果你沒耐心而亂點鼠標,企圖妄想加快速度,Duang,就會變成真死機,Word文檔被破壞,如果還沒有保存,那就要徹底爆走了。

想解決這個問題,第一種方法是關閉即時格式化(圖Y),第二種方法詳見可參考EndNote 標註不這麼做,導師修改時怕是要氣哭

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2. 關於參考文獻格式的修改,想補充一點以進一步提升性能。Endnote 所有文獻格式文件均放在 C:\Program Files\EndNote X7\Styles(或 C:\Program Files (x86)\EndNote X7\Styles)目錄下。

常規有近 6 000 個格式文件,在選擇時會有比較長的讀取等待時間,老機器又會造成假死機,建議把這個目錄裡的文件全部移出到備份目錄,僅留下需要用的格式文件,本人留下的是 Numberd.ens,就是圖 4a 中的風格,這個格式最常見。

需要另外格式時,查看雜誌社網站,均會有說明用哪種格式,找到對應文件,拷貝到 Styles 目錄中,再在 Endnote 中選擇就 OK 了,如果要作少量修改,可以點擊 Edit - Output Style – Edit 「…」(圖 7),修改後的格式文件也放在這個目錄裡,你可以拷貝出來,放 U 盤隨身攜帶。這些工作都可以在論文全部完成後集中進行,以免寫作時分心。

3. 歐洲雜誌投稿時要求把表圖都放在論文的最後,作為附錄形式,那麼插入的參考文獻就在所有的圖表後面了,而我們想把參考文獻放在論文文本的最後面,但是要在附錄圖表之前。

這個問題 Endnote 配合Word完美解決。我們只需要在Word表圖附錄的第一頁開頭位置插入一個分節符號(圖 8a), 再在 Endnote 中編輯相應的格式文件,點擊 sections(分節設置)(圖 7),選擇其中的 「Create a bibliography for each section」(圖 8b),這樣 Endnote 就會把參考文獻插入在分節符的前面那一頁的最後,即表圖附錄的前面。

分節同樣特別適合於編撰書籍,因為每一個章節最後都要附上參考文獻。

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4.【敲黑板!重點!】論文中插入文獻之前必須去除重複文獻,最好在導入文獻庫後馬上進行,在菜單中選擇 references – find duplicates,會自動查找重複的文獻,彈出對話框,選擇保留其中一個。

一般選擇「#數字」小的那個,因為那是最早加入的文獻,很有可能已經被引用,把它刪除就會出現錯誤。如果沒有去除文獻,很容易出現問題,即同一篇當成兩篇不同的文獻在論文不同位置被引用,最後的參考文獻列表中出現兩篇相同的文獻。這種低級錯誤投稿時必須避免。

經驗總結

1. Windows-Office-EndNote 三者之間版本要匹配。

2. 建立兩者有效的關聯。

3. 保管好庫(一個文件 :XXX.enl;一個文件夾:XXX.Data),同時放 U 盤實現移動辦公。

4. 保管好自己的格式文件(XXX.ens),放 U 盤實現移動辦公。

5. 給每一篇論文建立一個不同的 Group。

6. 去除重複文獻。

7. 選擇兩項功能,更改後臺符號,提升效率,節省時間,消滅當機。

8. 利用Word分節符號,更改參考文獻插入位置。

9. 看完以上內容,導師在喊你回去做實驗啦。


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