秘書隊伍是公司人員組成中負有特殊使命的團體，秘書工作在公司的運作中起著不可或缺的作用，作為專業隊伍中的一支獨立小分隊，有其獨特性，並且在公司任職資格工作中承擔了開路先鋒的作用，為了使秘書工作有章可循，提高工作績效，並不斷向新的目標努力，特制定本標準。
秘書任職資格分類
秘書任職資格標準根據秘書的工作職責分為基礎和助理兩大類標準。
按達標程度分級：
秘書資格認證申請條件：
基礎類：
從事秘書工作；
或有志從事秘書工作，且通過秘書應知應會考試的其它人員。
助理類：
獲得基礎類秘書高級秘書資格；
在助理類秘書崗位工作。
秘書資格獲得條件：
基礎類：
滿足相應的行為標準認證要求，並且滿足其它基本條件
助理類：
滿足相應類別的行為標準達標要求，滿足其它基本條件，並且獲得高級秘書資格
基礎類秘書任職資格標準：
一、基本條件
1、職責
Ÿ 部門文檔管理
Ÿ 部門員工的人事信息管理、考勤管理、信息傳遞及處理。
Ÿ 部門內外流程上下接口的協調工作。
Ÿ 根據要求製作文件。
Ÿ 部門會議（學習、培訓）的會務工作。
Ÿ 部門辦公物品（日常辦公用品，固定資產）的例行管理。
Ÿ 各項規章制度在部門的執行、協助部門領導進行部門計劃的制定與跟蹤
Ÿ 部門文體活動組織及部門宣傳工作、部門5S例行管理。
Ÿ 主管交辦的其它事務。
2、素質
敬業精神：在期限內準確保質完成工作。
服務精神：滿足內外客戶的工作需求。
細 心：對自己的工作有警覺，發現並避免錯誤。
團隊精神：支持團隊決定，與團隊成員分享相關信息，在必要時提供幫助。
溝 通：正確表達並獲得理解和支持。
邏輯思維：發現問題基本關係，根據重要性分出任務輕重緩急。
保 密：嚴格遵守保密制度並督促他人遵守保密制度。
3、經驗
學歷：大學本科以上，專業不限。
工作經驗：對應秘書的級別，除任職資格需達相應的標準，還需有工作經驗的要求。
資格
行為標準達標程度
工作經驗
高級秘書
基礎類三級
華為秘書經驗18個月以上
中級秘書
基礎類二級
華為秘書經驗12個月以上
初級秘書
基礎類一級
華為秘書經驗3個月以上
4、績效
資格
績效表現要求
高級秘書
3B1C以上
中級秘書
2B2C以上
初級秘書
無D
5、其它包括獎懲情況、培訓記錄及成績
在華為工作期間受到的獎懲、參加的培訓及培訓成績均會對資格達標有一定影響。
四、基礎類秘書任職資格行為標準
第一單元：提高流程的工作效率
要素1.1 組織你自己的工作
A、運用適當的工作方法，最有效地利用時間
B、使自己的工作和同事的工作協調一致
C、最大限度地控制材料的浪費
D、根據既定的工作程序開展工作
要素1.2 開發自我提高績效
A、確定和認可個人改進目標
B、準備和認可一項自我改進的實施計劃
C、實行與複審個人改進計劃
要素1.3 維護工作環境以輔助工作流程
A、保持工作環境整潔安全
B、向適當人員報告影響個人工作效率而自己又無法控制的工作條件
要素1.4 維護安全和穩定的工作場所
A、 監督和維護工作場所的安全
B、 努力控制意外事故或緊急情況中的人身財產損失
C、 維護工作場所內人員、物品和信息的安全
【第一單元要素必備知識範圍】
Ÿ 時間管理知識
Ÿ 組織個人工作的方法
Ÿ 與上司、同事溝通的技巧和協作方法
Ÿ 社會公佈的火警、匪警、急救等電話號碼以及公司火警及安全管理部電話號碼；
Ÿ 告警系統的操作方法、滅火器材的使用方法等
Ÿ 初步的護理知識：燒傷、電傷、中毒等的處理
Ÿ 上報緊急情況的方法及流程
Ÿ 公司及部門的安全、保密制度
第二單元：培養有效的工作關係
要素2.1 創造並保持與其它員工的有效工作關係
A、對屬自己職責範圍內的同事們的要求立即行動起來，給予合作
B、將相關信息迅速準確地傳遞給同事
C、實現目標如有困難應禮貌地向相關人員請求幫助
D、討論、解決影響工作關係的各種問題或者迅速地上報給相關人員
E、交流和提供幫助的方式方法應符合同事的需要
要素2.2 問候和幫助來訪者
A、迅速禮貌地以公司規定的接待禮儀接待來訪者並明確他們的需要。
B、給來訪者提供的恰當、符合公司要求的信息
C、按照接待流程要求，引導來訪者到目的地
D、禮貌地解釋遲延或不能提供幫助的原因
E、如遇自己職責之外的情況，上報給相關人員進行處理
F、根據來訪者的具體情況、要求及公司的實際情況滿足來訪者者的要求
【第二單元要素必備知識範圍】
Ÿ 公司的接待禮儀及規範
Ÿ 公司有關來訪人員參觀的規定
Ÿ 保密制度
Ÿ 防範洩密的方法技巧
Ÿ 公司的組織結構及各部門業務分工和辦公位置
第三單元 信息管理
要素3.1 處理入局及出局通話
A、以機構認可的禮儀迅速清晰地對來話作出反應
B、正確識別來話方，並準確地記下其要求
C、在自己的職權範圍內回答詢問或將詢問提交相關人員
D、正確撥打自己的或代別人撥打出局電話
E、禮貌地獲取和檢查相關信息
F、迅速準確地將相關信息傳遞給相關人員
G、迅速將通訊設備故障上報給相關責任部門
H、若需要，根據機構的規定記錄通話
要素3.2 收取、整理並分發郵件
A、根據機構要求的程序收取郵件
B、在既定時間裡根據要求整理郵件
C、在規定的時間裡將郵件分發相關人員
D、分發中若出現無法避免的延誤情況，應立即報告相關人員
E、郵件地址書寫明瞭、正確，信函內附件附著牢固，發現丟失，立即上報
F、根據需要進行登記
要素3.3 信息系統的建立與信息維護
A、根據公司的規定使用合適的軟件或方法建立信息系統
B、及時準確地將新信息輸入信息系統
C、根據公司的規定處理過期的信息
D、當源數據不完整或不合法時，向適當人員請求處理辦法
E、用公司規定的方法對有責任維護的公共信息系統進行維護
要素3.4 信息接收與傳送
A、以合適的途徑接收所需信息
B、在指定的期限內，選擇最適當的方式正確並準確地傳送信息到指定部門、指定人員
C、根據公司保密要求，及時提供重要信息給有權知道的人員
D、及時矯正或彙報出現的錯誤信息，尤其對數字信息
要素3.5 信息查找與恢復
A、使用計算機軟件選擇有效的查尋方法查找數據信息
B、重要數據信息及時備份並選擇合適的恢復手段
C、理解信息需求並確定和索取信息來源
D、保護信息和設備不受損失
要素3.6 信息系統的安全與保密
A、保護所建立的信息系統
B、信息傳遞過程中的保密與安全
【第三單元要素必備知識範圍】
Ÿ 公司電話接聽的禮儀
Ÿ 電話記錄方式
Ÿ 公司基本組織結構、主要產品和各部門業務職責
Ÿ 公司內外常用電話號碼
Ÿ 傳真、EMAIL、NOTES使用方法
適用範圍：
①SAP系統；
②Notes系統（114號碼查詢系統、IP地址登記)
③Netscape地址本及收發郵件；
④部門業務客戶通信系統；
⑤用於各種業務的查詢網址；
⑥郵件群組；
⑦固定資產庫；
⑧部門員工信息庫；
⑨IP地址庫；
⑩辦公用品庫；員工培訓信息庫；考核記錄；本部門人員通訊聯絡信息庫。
丟失信息的恢復方法；
文件壓縮及備份方法；
信息的查詢與檢索方法；
數據的驗證方法；
IT的求助程序
第四單元：文檔管理
要素4.1 用現有的文檔系統存儲信息
A、迅速將信息按順序存儲在正確的位置
B、存儲的資料是完整和安全的
C、正確進行信息分類
D、向適當人員詢問信息分類的疑惑
E、信息定位系統應及時更新、準確並且是按照規定方式的
要素4.2 從現有的文檔系統獲取信息
A、迅速找到所需信息，並將信息傳遞給正確的人或位置
B、信息提供如果延遲，應予以通知，並要禮貌地解釋延遲原因
C、準確記錄、及時更新獲得的信息，並按要求的形式呈現
D、識別丟失或過期的條目，並遵循正確步驟將其找出
【第四單元要素必備知識範圍】
Ÿ 文檔檢索系統
Ÿ 信息存儲方法
Ÿ 信息分類
Ÿ 文檔基本分類路徑
Ÿ 產品開發文檔管理規範
Ÿ 公司及部門行政文件的分類標準
Ÿ 存儲順序的分類：字母順序、數字（序列號）、主題、地理（域）、時間（年代）等
Ÿ 按不同順序方法，對文檔進行排序的技能
Ÿ 文檔基本分類路徑
Ÿ 公司及部門行政文件的行文規範和分類標準
Ÿ 文件發放的過程和原則
Ÿ 文檔存放的原則
Ÿ 公文保密制度
Ÿ 防止洩密的措施
第五單元：根據所提供的材料製作並演示文本
要素5.1 根據所提供的材料，利用適當工具製作所要求的文本
A、理解制作文本的要求
B、根據所提供的書面（手稿）、錄音或口述材料，利用適當的工具或軟件，按要求將文稿製作成適合展示的形式
C、識別、檢查並校正文中的錯誤及不確定之處
D、排版符合公司或部門規定的風格
E、按要求整理原件和複本並保存 按照要求核對、整理並分發所完成的原件及複本； F、保持信息的安全與機密
G、在指定期限內完成工作，如不能按期完成，須及時、準確地彙報理由
要素5.2 複印
A、製作的副本符合要求的數量和質量
B、材料浪費被控制在最低限度
C、副本按要求進行校對
D、文件頁張應依要求加以封裝，封裝要整潔、安全
【第五單元要素必備知識範圍】
Ÿ 公司及部門行政文件的行文規範
Ÿ 編制頁碼號
Ÿ 封裝方法
Ÿ 機構有關安全和保密的政策
Ÿ 複印機操作指導及卡紙處理方法
第六單元 辦公設備管理
要素6.1 根據需求申購辦公設備
A、監控各類辦公設備的日常使用情況
B、根據需求，申購辦公設備
C、 跟蹤申購請求的執行情況
要素6.2 領用辦公設備，建立資產臺帳
A、及時查詢到貨信息
B、領取及發放辦公設備
C、建立資產臺帳，及時更新數據
要素6.3 辦公設備的日常管理及盤點
A、及時處理資產的轉移、清退、報廢
B、維護各類辦公設備的正常使用狀態
C、定期盤點，根據公司要求處理盤點結果
【第六單元要素必備知識範圍】
Ÿ 部門的申購流程規定
Ÿ 公司的緊急申購流程
Ÿ 申購電子流的使用方法
Ÿ 5S管理
Ÿ 網上到貨信息的查詢方法
Ÿ 部門關於領貨流程的規定
Ÿ 常用設備的相關信息
Ÿ 公司固定資產管理規定
Ÿ 部門關於資產轉移、清退、報廢的規定
Ÿ 固定資產查詢系統的使用方法
第七單元 會務工作
要素7.1 會議前準備
A、明確會議目的及指示，確定相應的會議事項
B、準備的各項資源應配合會議的時間及需求
C、準備滿足個人特殊需要的設施
D、利用有效的渠道通知與會人員會議的時間、地點、議程等事項；
E、確認與會人員準時到會
要素7.2 協助會議進行
A、檢查會議所需的各項資源正常運作
B、根據會議議程確保會議如期進行
C、為與會人員提供及時準確的會議信息
D、靈活有效的處理意料之外的事情
E、根據需要對會議的重要內容及決策進行記錄並整理
F、對無法的處理的事情應及時彙報至會議總協調人處
要素7.3 會後整理
A、對會議使用完畢的物品進行清理，結算費用
B、根據要求整理會議相關資料
C、確定是否需要根據會務情況進行總結並提交相關部門
D、保持信息安全和機密
【第七單元要素必備知識範圍】
Ÿ 公司與會議有關的管理與財政規定
Ÿ 個人角色與安排
Ÿ 會議議程準備方法
Ÿ 有關會議設備準備的安排
Ÿ 資源獲取的渠道及流程
Ÿ 會議準備不充分的後果
Ÿ 資源的安全及保密措施
Ÿ 物品維護使用規定（設備、資料）
Ÿ 會議記錄的技巧
Ÿ 食宿、交通安排技巧
Ÿ 信息保管及傳遞的技巧
Ÿ 公司安全及保密的措施
Ÿ 費用結算的流程
Ÿ 歸檔的相關規定
Ÿ 安全及保密措施
第八單元 協助計劃工作並監控工作進度
（POP必選）
要素 8.1 計劃和組織工作（認證重點：明確工作內容的輕重緩急；合理安排各種資源）
A、與主管協商，確定任務並排出先後順序，以滿足工作要求
B、與部門人員協商，明確共同目標及計劃步驟，以利於計劃執行
C、合理分配資源，便於按優先順序完成確定的任務
D、在人力資源合理利用過程中，加強對新員工的培養
E、根據工作優先順序的變化，及時調整資源分配
F、與相關資源部門保持良好協作關係，以利於確定、商討和協調相關的援助 以滿足具體要求和期限
G、工作方法和活動符合法律條令要求和公司規定
要素 8.2 監控工作目標的實施 （認證重點：準確合理設置監控點；針對未完成情況進行分析補救；做好工作經驗的總結與積累）
A、分析工作目標要求及特點，合理、準確設置監控點及檢查標準
B、根據確定的目標，及時檢查、分析和評估工作結果，把握工作目標與方向
C、當出現未能及時完成或與任務要求不符的情況時，能準確分析原因，並做 好相應補救措施
D、根據工作需要，制定相應工作流程、規範及制度，以保證目標的順利達成
E、找出偏離規劃目標的原因，必要時，上報給相關人員
F、在自己的職責範圍內立即實施改正措施，並向相關人員彙報
G、任務完成後，總結工作中的經驗與教訓，並存檔，以便今後借鑑
【第八單元要素必備知識範圍】
工作的計劃方法、時間管理辦法、協調資源和任務的方法、通報和與他人商議工作方法的方法、求援的方法、監督目標實現情況的方法、處理規劃目標偏差的方法、建立和實施管理機制的方法、根據目標檢查和考評工作結果的方法、考評與溝通的方法、保持良好的團隊氛圍的方法、保持與相關部門良好協作關係的方法、彙報問題和建議的程序、監督和更新系統的方法、處理非常事務和緊急情況的方法
第九單元業務部文檔工作推行
（文檔秘書必選）
要素9.1 數據庫及數據管理
A. 在遵守公司及部門規定的前提下，為用戶提供優質文檔查閱服務，其中包括 判斷申請單據的合法性、及時響應申請、服務質量及方式滿足用戶需求
B. 確保數據質量包括數據形式符合規範。保障數據安全存儲和傳遞，提供適當 的數據備份方案，遵守數據加密傳送規則，發現問題適時更新上報。
C. 科學管理數據，對數據進行篩選、制定分類標準、彙總、編目、標識、跟 蹤，使得檢索效率滿足用戶需求
D. 配合主管或根據業務需求進行數據統計，為管理者決策提供有效依據，必要 時輔以數據分析報告說明，力求客觀深入地反映問題
要素9.2 安全合理地利用軟硬件資源
A. 根據業務發展需要選型文檔室專業軟硬件工具，並確保按時到位
B. 在規定時間內安裝、調試專業軟硬件工具。合理調配資源，充分發揮效 能，運用方法符合規範
C. 定期檢查、維護文檔室軟硬件工作環境和數據載體，以保證其正常安全運 作
D. 發現故障，及時維修，在能力限度內定位並處理日常故障，若遇無法解決 的困難，儘快向相關人員求助，並獲取有效的援助
要素9.3 建立並維護獨立網絡，按規定控制權限
A. 瞭解業務需求，按保密要求建立並維護獨立網絡
B. 遵守網絡規定，充分應用IT技術解決問題，在保密的前提下保證數據充分 共享
C. 管理文檔服務器及獨立網絡，按相關規定嚴格控制訪問權限，並及時判定權限規則的合法性
要素9.4 配合上級部門，推行文檔制度、保密條例
A. 充分發揮學習潛力，通過有效渠道快捷獲取信息，能深刻領悟文件精神並 傳達
B. 有創造性地選擇切實可行的方法積極推行和執行文檔制度、保密條例等規 範，效果明顯
C. 結合部門實際，建立內部管理制度，加強保密措施
D. 嚴格按照公司及部門規範檢查文檔工作，遇到問題，及時與相關人員溝通 解決
E. 對推行和檢查中出現的問題及時過濾、調研、跟蹤、反饋，並結合工作實際 提出建設性的意見，以進一步優化推行方式。對推行結果進行總結便於經驗 共享
要素9.5 宣傳、培訓接口工作
A. 針對IT應用及制度規範等要求適時對相關人員開展宣傳和培訓工作，視對 象的程度不同編寫教材，擬定宣傳和培訓計劃，具體實施，及時總結
B. 跟進培訓及宣傳效果，及時調整計劃，收集反饋意見，上報給相關人員
C. 根據實際情況不同，通過合理渠道（如定期簡報，提交專門報告等方式） 反饋問題
【第九單元要素必備知識範圍】
相關產品結構、查閱響應方法、數據備份方法、數據發放方法、信息資料管理方法、特殊設備的安裝維護常識、數據管理軟件使用技能、求助方法、為用戶提供支持的方法、網絡維護管理方法、文檔查閱權限規則、業務規範及流程。制度推行和宣傳方法、保密手段、流程規範的培訓方法、處理接口問題的方法、收集反饋信息的方法、文檔計劃制定的相關知識、計劃的有效監控方法、組織文檔檢查的方法、問題協調方法
助理類秘書任職資格標準
一、基本條件
1、職責
Ÿ 協助部門主管進行資源方面的管理，以使資源的合理利用
Ÿ 協助或負責本部門與相關部門建立並維持良好的工作關係，輔助推動部門組織氣氛的建設及宣傳工作以保證工作的正常開展
Ÿ 負責培訓、指導、考核下屬秘書的工作，負責秘書任職資格認證工作以保證秘書體系的技能、服務滿足工作的需要。
Ÿ 根據工作需要起草建立各項規章制度，優化重整流程，並組織推行。
Ÿ 協助公司級或部門大型會議的組織、對外交流的接待，策劃、組織本部門的會議並跟蹤負責決議推行
Ÿ 負責公文、信息及問題的預處理，協助部門計劃工作並監控工作進度
Ÿ 有效準確地調查相關工作信息併為管理決策層提供有效依據
Ÿ 負責以下單項職責：輔助人力資源管理、輔助財務管理、機要信息管理、機要文檔管理、部門固定資產系統管理、輔助項目計劃管理等
（注：初級行政助理崗位既有助理類的大部分工作也有基礎類秘書工作，或既有基礎類秘書工作也負責單項職責，或全職做單項職責的工作）
2、素質
領導能力：能領導人們有效有效在一起工作，促進團隊的運作。
服務精神：預測客戶需求並主動滿足。
溝 通：正確表達並影響他人取得共鳴。
影響能力：為特定目的,特意採用影響策略或戰術， 有具體行動。
敬業精神：最短的時間內主動改善及完成工作。
團隊精神：倡導團隊合作，積極參與團隊活動並主動為團隊成員提供幫助。
成就導向：努力發現某系統或個人工作方法的改進點，並做出具體改變以改進績效。
計劃組織：協調、調動資源，有效地制定自己和團隊的工作計劃，採取有效及時的行動。
3、經驗
學歷：大學本科以上，專業不限。
工作經驗：對應秘書的級別，除任職資格需達相應的標準，還需有工作經驗的要求。
5、其它包括獎懲情況、培訓記錄及成績
在華為工作期間受到的獎懲、參加的培訓及培訓成績均會對資格達標有一定影響。
四、助理類秘書任職資格行為標準
第一單元 提高工作流程的效率
要素 1.1 挖掘個人潛力，提高績效 （認證重點：能否客觀認識自己、評價自己）
A、依據目前的工作活動和職業潛力找出自我發展需要
B、確定個人的發展目標，必要時，與相關人員商議
C、定期檢查個人發展計劃，獲取意見以制定改進和提高的措施
要素1.2 計劃和組織個人工作進度表 （認證重點：工作計劃的制定、執行、調整）
A、 根據工作任務的輕重緩急合理安排時間，確保工作按時保質完成
B 、學習並採用適當的計劃輔助工具合理安排和掌握工作進度.
C 、根據工作任務的變化,與主管及團隊成員協商，確保調整的工作程序滿 足要求
D 、遵照執行制定的計劃，遇變動或在自己能力範圍外的例外事務 ，預先 知會相關人員，並積極尋求相關幫助資源
要素: 1.3 獲取組織個人工作活動中所需要的信息（認證重點：自我提高的意識，包 括知識、業績、工作改進等方面）
A 、獲取和掌握個人工作所需的相關的信息
B 、定期檢查信息的準確性，及時更新，以滿足工作需要
C 、根據公司規定保守信息機密
【第一單元要素必備知識範圍】
個人工作定位與責任、識別、確定發展需要的方法、確定自我發展目標的方法、發展機遇及資源對它們的影響、實施開發活動的方法、記錄成就的方法、培訓實施方法、對進展情況和業績提供反饋信息的方法、時間管理、團隊作戰、工作方法與實踐、個人存儲系統、保密規定、確定定購申請資源
第二單元 有效工作關係創造和維持
要素 2.1與同事一起創造、培育和維持有效的工作關係 （認證重點：與周邊同事關 系的融洽度、人員心理動態瞭解 、建立的關係對部門工作的促進作用）
A、瞭解相關人員的工作內容，並及時向其明確自己的工作職責
B、在商定的時間範圍內實現承諾
C、給同事提供信息和援助以滿足其切實的需要
D、當同事工作中有需求時，在自己的能力限度內提供適當的援助
E、溝通方法和援助方式滿足同事需求
F、及時提出任何對工作質量的建議
G、當與同事之間或發現同事之間的工作關係的遇到無法解決的困難時，及時 將其提交給相關人員（及時發現同事的心理異常動態並恰當地提供給相關 人員，以便形成部門良好的工作關係）
H、及時發現同事的培訓需求，並積極組織
I、與同事有關的信息應予以保密
要素 2.2 與外部聯繫人員一起創造、培育和維持有效的工作關係（認證重點：建立 的關係對部門工作的促進作用）
A、準確地設立、商定和記錄與外部聯繫人員協作的方法
B、培育和維持與外部聯繫人員的良好工作關係，促使工作安排的順利完成
C、在自己的權限範圍內，迅速、禮貌、準確地答覆信息要求
D、根據公司要求保守機密
E、當與外部人員的工作關係遇到自己無法解決困難時，立即提交給相關人員
【第二單元要素必備知識範圍】
處理不同意見和衝突的方法 、建立合作關係、根據機會平等原則分配任務、接待原則及程序、公司產品及服務、公司結構、溝通技巧、激勵員工方法、公司彙報程序、處理機密信息的方法
第三單元 調研、準備和提供信息
要素3.1 調研、收集和選擇信息以滿足指定的需要（認證重點：敏銳發現主管需求，並提供相應信息；信息彙總能力）
A、明確任務目標，確定指定的信息需求
B、判斷所需信息類別（如報價、服務、市場信息），確定獲取信息的途徑、 對象和範圍
C、制定調研方案，設置監控點，確保整個過程的質量和效率
D、按既定的方案實施調研，並根據工作情況靈活調整
E、收集、彙總信息
F、操作過程符合有關的法律條文和公司規定
要素3.2 準備並提供信息以滿足指定的需要（認證重點：信息分析能力；報表的美觀、規範性）
A、篩選彙總信息，按類別和重要性對信息進行分析和整理
B、所選格式和陳述方式符合規定的需要
C、操作過程符合有關的法律條文和公司規定
D、保守信息的安全和機密
E、當在規定的期限內不能完成工作時，立即準確地上報原因，並確定最終提 供信息的時間
F、對調研過程進行總結，如需經常獲得該類信息，將信息收集及整理的方法、途徑、經驗明確成文，報主管及相關人員共享，以便使該項工作例行化、規範化
【第三單元要素必備知識範圍】
信息調研的方法、信息調研的記錄方法、信息定位及選擇的方法、確定信息需要的方法、彙總和組織信息的方法、演示/組織和引用信息的方法、保守信息安全和機密的方法
第四單元 公文擬製及推行
要素4.1 按要求起草文件（信函）（認證重點：起草文件符合要求）
A、明確需起草文件或信函，並按緊急、重要程度優先處理
B、準確理解文件的要求及將達到的預期效果
C、核查文件所依據的信息來源是否確切和有效，若有必要，可提出簡潔明瞭的建議，並給決策者提供適當的闡釋
D、按起草的內容正確使用文種，措詞準確、表達清晰，同時行文風格、文件格式等符合公司公文規範
E、根據公司規定，保存相關文獻的副本，確保信息的安全和機密、
F、在商定的期限內提供完整的文件，當不能在規定期限內完成工作時，立即準確地上報原因
要素 4.2 制定制度以滿足工作的需要 （認證重點：制度的下發與推行，並根據推行情況優化制度）
A、明確自己在制度的應用和制定方面的權限範圍
B、根據需要收集滿足特定需要的相關信息，必要時與用戶一起討論、或獲 取專家建議
C、給用戶提供清晰、全面的指導，使他們能將既定的規範付諸實施
D、監控實施過程符合規程要求
E、對制度的有效性和可行性進行評估，對不完善或不合理之處提出建議或 報告
F、將修改後的規程報主管批准後付諸實行，並監控實施過程
G、在實施進程中，逐步改進，逐步優化
H、設計、實施流程應符合上級規定以及法律條令要求
【第四單元要素必備知識範圍】
公司行文的格式及要求、行文規範；規程的類型和應用、規程開發方面的權限範圍
規程獲得通過的方法、規程的監控方法、監察規程實施有效性的方法、與規程有關的支援系統的類型、給用戶提供指導的方法
第五單元 協助計劃工作並監控工作進度
要素 5.1 計劃和組織工作（認證重點：明確工作內容的輕重緩急；合理安排各種資源）
A、與主管協商，確定任務並排出先後順序，以滿足工作要求
B、與部門人員協商，明確共同目標及計劃步驟，以利於計劃執行
C、合理分配資源，便於按優先順序完成確定的任務
D、在人力資源合理利用過程中，加強對新員工的培養
E、根據工作優先順序的變化，及時調整資源分配
F、與相關資源部門保持良好協作關係，以利於確定、商討和協調相關的援助 以滿足具體要求和期限
G、工作方法和活動符合法律條令要求和公司規定
要素 5.2 監控工作目標的實施 （認證重點：準確合理設置監控點；針對未完成情況進行分析補救；做好工作經驗的總結與積累）
A、分析工作目標要求及特點，合理、準確設置監控點及檢查標準
B、根據確定的目標，及時檢查、分析和評估工作結果，把握工作目標與方向
C、當出現未能及時完成或與任務要求不符的情況時，能準確分析原因，並做 好相應補救措施
D、根據工作需要，制定相應工作流程、規範及制度，以保證目標的順利達成
E、找出偏離規劃目標的原因，必要時，上報給相關人員
F、在自己的職責範圍內立即實施改正措施，並向相關人員彙報
G、任務完成後，總結工作中的經驗與教訓，並存檔，以便今後借鑑
【第五單元要素必備知識範圍】
工作的計劃方法、時間管理辦法、協調資源和任務的方法、通報和與他人商議工作方法的方法、求援的方法、監督目標實現情況的方法、處理規劃目標偏差的方法、建立和實施管理機制的方法、根據目標檢查和考評工作結果的方法、考評與溝通的方法、保持良好的團隊氛圍的方法、保持與相關部門良好協作關係的方法、彙報問題和建議的程序、監督和更新系統的方法、處理非常事務和緊急情況的方法
第六單元 會議組織與跟蹤實施
要素6.1 會務的監控與實施（認證重點：會務的統籌安排及監控）
A、明確會議議程，瞭解整個會議所需資料的來源與內容範圍
B、組織相關會務人員明確會務分工並制定會務準備計劃
C、控制會務進程，同時為與會人員提供所需的信息與建議
D、有效及時處理突發事件，確保會議順利進行
E、會後彙總會議決議，促進和監控會議中提出的措施與決議
要素6.2 會議的有效組織（認證的重點：自行組織會議，促進會議效果的達成） A、明確會議目的，擬定會議議程
B、監控會議準備，對會議準備進行有益的指導
C、通過有效的交換意見，促進會議決議的形成
D、制定會議決議的實施計劃，並監督實施
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【第六單元要素必備知識範圍】
公司與會議有關的管理與財政規定、決定會議目的與目標的方法、組織和比較文檔、會議議程準備方法、個人角色與責任、與會人員的角色與責任、會議進行的規定、提供管理支持的角色與責任、個人發言權限與範圍、對會議安排進行評價的方法、與會議有關的應急處理流程、會議紀要與報告的目的、記錄重要決策和問題的方法、準備會議記錄的方法、獲取記錄認可的方法、公司有關記錄風格與格式的規定、監控經過認可的措施、發送記錄的流程。
第七單元 幫助提高下屬績效
要素7.1 提高團隊績效
A、通過對下屬工作情況的積累、評價及溝通，以達到幫助其不斷改進工作 的目的；
B、及時發現團隊工作中的問題，尋找解決方法，以提高團隊整體績效；
C、通過各種形式的活動與宣傳，提高團隊組織氛圍；
D、敏銳察覺下屬培訓需求，積極組織相應培訓或向相關人員提出培訓建 議；
E、通過合理調配人力及物力資源，配合部門整體績效的提高。
要素7.2 新秘書培養
A、根據新秘書崗位要求，督促思想導師制定詳細的培養計劃；
B、對新秘書培養計劃與效果積極監督、跟蹤；
C、根據新秘書培養需求，採取有效措施，保證新秘書的培養。
【第七單元要素必備知識範圍】
管理心理學、有效的激勵、團隊建設、營造良好的組織氣氛、問題調查的方法、有效的溝通、績效管理與績效考核、有效的管理控制、領導技能與實踐
第八單元數據管理
要素8.1 數據庫及數據管理（認證重點：數據存儲、備份、檢索和質量）
A. 在遵守公司及部門規定的前提下，為用戶提供優質文檔查閱服務，其中包括 判斷申請單據的合法性、及時響應申請、服務質量及方式滿足用戶需求
B. 確保數據質量包括數據形式符合規範。保障數據安全存儲和傳遞，提供適當 的數據備份方案，遵守數據加密傳送規則，發現問題適時更新上報。
C. 科學管理數據，對數據進行篩選、制定分類標準、彙總、編目、標識、跟 蹤，使得檢索效率滿足用戶需求
D. 配合主管或根據業務需求進行數據統計，為管理者決策提供有效依據，必要 時輔以數據分析報告說明，力求客觀深入地反映問題
要素8.2 安全合理地利用軟硬件資源（認證重點：有效使用軟硬件工具）
A. 根據業務發展需要選型文檔室專業軟硬件工具，並確保按時到位
B. 在規定時間內安裝、調試專業軟硬件工具。合理調配資源，充分發揮效 能，運用方法符合規範
C. 定期檢查、維護文檔室軟硬件工作環境和數據載體，以保證其正常安全運 作
D. 發現故障，及時維修，在能力限度內定位並處理日常故障，若遇無法解決 的困難，儘快向相關人員求助，並獲取有效的援助
要素8.3 建立並維護獨立網絡，按規定控制權限（認證重點：明確相關文件及條例 要求，建立網絡及控制權限）
A. 瞭解業務需求，按保密要求建立並維護獨立網絡
B. 遵守網絡規定，充分應用IT技術解決問題，在保密的前提下保證數據充分 共享
C. 管理文檔服務器及獨立網絡，按相關規定嚴格控制訪問權限，並及時判定權限規則的合法性
【第八單元要素必備知識範圍】
相關產品結構、查閱響應方法、數據備份方法、數據發放方法、信息資料管理方法、特殊設備的安裝維護常識、數據管理軟件使用技能、求助方法、為用戶提供支持的方法、網絡維護管理方法、文檔查閱權限規則、業務規範及流程。
第九單元文檔檢查與制度推行
要素9.1 配合上級部門，推行文檔制度、保密條例（認證重點：流程學習能力，深 入淺出地理解，繼而有效推行）
A. 充分發揮學習潛力，通過有效渠道快捷獲取信息，能深刻領悟文件精神並 傳達
B. 有創造性地選擇切實可行的方法積極推行和執行文檔制度、保密條例等規 範，效果明顯
C. 結合部門實際，建立內部管理制度，加強保密措施
D. 嚴格按照公司及部門規範檢查文檔工作，遇到問題，及時與相關人員溝通 解決
E. 對推行和檢查中出現的問題及時過濾、調研、跟蹤、反饋，並結合工作實際 提出建設性的意見，以進一步優化推行方式。對推行結果進行總結便於經驗 共享
要素9.2 宣傳、培訓接口工作（認證重點：廣泛宣傳流程規範，積極參與培訓工 作）
A. 針對IT應用及制度規範等要求適時對相關人員開展宣傳和培訓工作，視對 象的程度不同編寫教材，擬定宣傳和培訓計劃，具體實施，及時總結
B. 跟進培訓及宣傳效果，及時調整計劃，收集反饋意見，上報給相關人員
C. 根據實際情況不同，通過合理渠道（如定期簡報，提交專門報告等方式） 反饋問題
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【第九單元要素必備知識範圍】
制度推行和宣傳方法、保密手段、流程規範的培訓方法、處理接口問題的方法、收集反饋信息的方法、文檔計劃制定的相關知識、計劃的有效監控方法、組織文檔檢查的方法、問題協調方法
（本文作者鄧玉金，資深HRD，知名培訓師，《招聘的8節實戰課》著作者，公眾號：鄧玉金人力資源實戰，轉載請註明作者和出處）
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