機關文稿的謀篇佈局，主要是解決文稿的結構安排問題。具體說來，就是要做到以下四個“要”，防止四個“害”：
第一，要集中，防止分散。
不論是機關文稿，還是一般的文章，文中的層次、段落都具有獨立性，因此，就要求一個意思在一個層次或一個段落裡要集中講完，不能把互不相干的意思放在一個層次或一個段落裡，需重點強調的內容一般要單獨成段。很多初學寫作的同志經常把稿子寫得很發散，東一言、西一語，不知道想強調什麼，讓看的人也糊里糊塗，找不到重點，摸不到方向。
撰寫文稿要求內容集中，重點內容放在重點部位重點寫，就是為了便於瞄準靶子，既能使文稿突出中心，集中解決主要問題，又能促使撰寫者在顧及全面的同時，儘可能寫得簡潔些，強化主旨，突出主幹，避免分散用力、平均用力，內容過於龐雜，沖淡了主題，這樣可以使文稿更容易為人所通曉，更有生命力。
大家都知道《關於建國以來黨的若干歷史問題的決議》，這是中國共產黨歷史上具有深遠影響的重要文件，經長時間討論和修改，集中全黨智慧形成。
當年鄧小平同志在審閱起草小組關於《決議》的提綱後，針對提綱中的問題首先提出來的一個基本要求就是“要寫得集中一些”，要集中主要精力、主要筆墨寫好“中心意思”。
小平同志一開始就明確指出，《決議》應著力寫好這三條：第一，確定毛澤東同志的歷史地位，堅持和發展毛澤東思想；第二，對建國30年來歷史上的大事，哪些是正確的，哪些是錯誤的，要進行實事求是的分析，包括一些負責同志的功過是非，要作出公正的評價；第三，通過這個決議對過去的事情做個基本的總結。
鄧小平同志不僅全面闡述了《決議》應寫好的中心意思，而且反覆強調“其中最重要、最根本、最關鍵的，還是第一條”“這是最核心的一條”。我們知道，任何文件的起草都是為了解決問題，如能這樣具體說明、突出強調該文件應“集中”下大力解決好的最主要問題，既能使文件起草的目的要求是高度概括化、原則化的，其目標方向又是具體化、明確化的。
那麼，我們在撰寫機關文稿時怎麼樣才能“寫得集中一些”呢？
首先，在段落佈局上要克服提綱鋪得太寬的問題，不能追求面面俱到，追求的越全，文稿就可能越散；
其次，在表達方法上，要儘量避免敘述性的手法，避免一點一點進行細節性的描寫和論述，應當集中對重要問題進行論證；
最後，在具體語言運用上，要言簡意賅、當短則短，多用短句子，少用長句子，尤其是複合句，寫得冗長繁雜反而顯得包羅萬象，抓不住重點，揭示不了事物的本質，突出不了主題，讓讀者看了有不知所云之感。
第二，要嚴謹，防止疏漏。
結構嚴謹是撰寫機關文稿最基本的要求其實也是任何一種文章寫作的基本要求。要做到結構嚴謹，在謀篇佈局時需要全面把握材料之間的內在關係，進行合理的安排和設計，從而在文稿內容上做到論述清晰，邏輯嚴密，關係順暢。
我們在撰寫文稿時常常會選擇因果、並列、遞進、正反等邏輯關係，不論是如何提出問題、分析問題、解決問題，都要講究結構嚴謹，使文稿能夠多角度、多層次、全方位地論證問題，從而成為一個有機統一的整體。
比如，國家《關於進一步支持小型微型企業健康發展的意見》共分八部分，結構框架包括以下內容：
一、充分認識進一步支持小型微型企業健康發展的重要意義
(一)增強做好小型微型企業工作的信心。
二、進一步加大對小型微型企業的財稅支持力度
(二)落實支持小型微型企業發展的各項稅收優惠政策
(三)完善財政資金支持政策。
(四)依法設立國家中小企業發展基金。
(五)政府採購支持小型微型企業發展。
(六)繼續減免部分涉企收費並清理取消各種不合規收費。
三、努力緩解小型微型企業融資困難
(七)落實支持小型微型企業發展的各項金融政策
(八)加快發展小金融機構。
(九)拓寬融資渠道。
(十)加強對小型微型企業的信用擔保服務。
(十一)規範對小型微型企業的融資服務。
四、進一步推動小型微型企業創新發展和結構調整
(十二)支持小型微型企業技術改造。
(十三)提升小型微型企業創新能力。
(十四)提高小型微型企業知識產權創造、運用、保護和管理水平。
(十五)支持創新型、創業型和勞動密集型的小型微型企業發展。
(十六)切實拓寬民間投資領域
(十七)加快淘汰落後產能。
五、加大支持小型微型企業開拓市場的力度
(十八)創新營銷和商業模式。
(十九)改善通關服務
(二十)簡化加工貿易內銷手續
(二十一)開展集成電路產業鏈保稅監管模式試點
六、切實幫助小型微型企業提高經營管理水平
(二十二)支持管理創新
(二十三)提高質量管理水平
(二十四)加強人力資源開發。
(二十五)制定和完善鼓勵高校畢業生到小型微型企業就業的政策。
七、促進小型微型企業集聚發展
(二十六)統籌安排產業集群發展用地
(二十七)改善小型微型企業集聚發展環境。
八、加強對小型微型企業的公共服務
(二十八)大力推進服務體系建設
(二十九)加強指導協調和統計監測。
全文共用八個標題標示出內容的主體構成，圍繞“支持小微企業健康發展”這一中心話題展開。首先論述了進一步支持小型微型企業健康發展的重要意義，作為“意見”這一特殊的機關公文形式，首先論述“為什麼這麼做，這麼做的意義是什麼”是常見的筆法。
然後，全文分財稅支持、緩解融資困難、結構調整、開拓市場、提高經營管理水平、集聚發展、公共服務等與“支持小型微型企業發展”這一中心關聯的7個方面全面展開，並列式推進，整體結構非常嚴謹，也非常完整。
以上8個部分之間，先強調支持的重要意義，然後講財稅支持，這是對小微企業非常重要的一個層面，之後說怎樣緩解融資困難、進行結構調整、開拓市場、提高經營管理水平、促進集聚發展，最後才涉及後勤保障的公共服務，體現岀互相關聯的銜接關係和互為依存的遞補關係，脈絡明晰，邏輯很嚴密。
要做到結構嚴謹，我們在謀篇佈局的時候，既要從各方面考慮主題和各段落之間的關係，還要考慮文稿所反映的主題意旨有無偏差和漏洞，是否顧此失彼、相互矛盾，是否會引起結構錯亂等問題。只有縝密而周全的思考，寫出來的文章才能嚴謹、自成體系。
做到結構嚴謹還要遵循機關活動的一般規律。國家機關的公務活動都是有章可循的，作為表現機關活動的機關文稿，謀篇佈局就要考慮是否合乎思維形式和公務活動的規律，主旨材料是否和諧統一。如果對客觀事物和現象的普遍聯繫以及機關工作所固有的規律認識不清，思路不明，結構必然混亂。
一般的結構安排要按照由總到分、由近到遠、由局部到整體、由特殊到普遍、由原因到結果、由過去到現在、由主到從的思路來。
當然，也不排除個別情況，出現相反的問題，不管按怎樣的順序表達思想和主題，只要符合客觀規律，排列恰當，都是可以的，但不可忽遠忽近、忽主忽從、忽明忽暗、忽左忽右，這樣就會思路不清，結構混亂。
因此，我們平時就要在思維上下功夫，重視鍛鍊自己嚴密的思路，並根據機關文稿的寫作特點，進行調整設計，提高機關寫作的思維能力，寫出高質量的文稿。
第三，要條理，防止雜亂。
機關文稿的正文一般都由若干段落構成，段落之間有著內在的邏輯關係，搭建一個清晰明白、一目瞭然的結構是文稿構思、設計、謀劃過程中的關鍵環節。
機關文稿十分注意層次、段落的條理性，內容多、篇幅長的文稿要寫得清楚明白，最簡單實用的辦法就是使用小標題或結構層次序數等，把段落“序號化”，從而使段旨鮮明、條理清晰。
通過標註序號表明文稿的層次，就如同超市給貨架貼標籤，可以讓顧客迅速找到想要的商品，一切都簡簡單單，但如果亂貼一氣或死搬教條，就容易讓人摸不著頭腦或給人以呆板的感覺。
一般來說，機關文稿通用的結構層次序號標註習慣是：第一層為“一、”，第二層為“(二)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。
當然，這並不是必然的，文稿的層次都是相對的。只要符合遞進的邏輯順序，各個段落層次
的序號可以視實際情況靈活組合使用，如第一層用“一、”，第二層可以用“(一)”，也可以用“1.”或“(1)”，也可以不用“一、”“(一)”“1.”“(1)”的序號形式。
當然，有時候也可以不用序號。如在《關於制定國民經濟和社會發展第十一個五年規劃的建議》中，全文分了全面建設小康社會的關鍵時期等10個部分，用“一、”到“十、”標註，作為第一層次；在每一部分裡，又用“()+阿拉伯數字”的形式標註，如(1)、(2)、(46)，作為第二層次；在部分小段裡面又用了破折號“——”體現並列關係。
除了一般的文稿，對於辦法、規定、章程、準則、條例、規則等法規類的機關公文，其正文結構一般是條款式的，從“總則”到“附則”分為若干“章”，每“章”又分為若干“條”，稱作“第一條”“第二條”；有的法規規章沒有“總則”“附則”等，不分章節，直接從“條”開始，如果“條”裡的內容分為若干“項”的話，可用“一、”“二、”或者“(一)”“(二)”或者“1.”“2.”等進行標註。
所以，綜上來說，機關文稿使用序號來體現段落安排的條理性，並沒有固定僵化的規定，只要作者通盤考慮，力求新鮮活潑、細緻準確、層次清楚，段與段之間緊密相連，給人眉清目秀、賞心悅目的感覺，就可以了。
第四，要連貫，防止梗堵。
機關文稿謀篇佈局不僅講究嚴謹、條理還要求邏輯連貫、文脈通暢，無論是遞進關係、轉折關係、還是並列關係，都要有內在的聯繫和呼應，不能前後跳躍，隔隔斷斷。
在結構上、表現形式上要有明顯的層次感，讓大家知道事情的來龍去脈，如因為什麼原因，出現什麼現象，將導致什麼樣的後果，該採取什麼樣的解決辦法；或為了達到什麼樣的目的，要採取哪些行動；或者為了貫徹上級精神，採取了哪些措施，措施之間的關係是怎樣的；要一環套一環、一句接一句、一層推一層。機關文稿要實現各層次之間、各段落之間以及層與段之間的連貫，離不開過渡和照應。
所謂過渡，是指上下文之間的銜接和轉換，起承上啟下的作用，是保持文脈貫通的主要手段。一篇文稿必然是由若干層次構成的，一般都至少會有開頭、主體和結尾，其中主體部分通常也不會只有一個段落，而是由相互區別、相互聯繫的幾個段落組成。
這些段落之間在內容轉換和表達方式變化時，要有自然流暢的過渡。過渡多由承啟句、總括句和分述句等過渡語句以及緊密銜接的序號和連接詞等來成。在機關文稿中，常見的過渡句有“現報告如下”“現(特)通知如下”“具體通知如下”等；常用的過渡詞語有“為此、特此、據此、鑑於此、總之、由此可見、綜上所述”等。許多公文的過渡語句表現出很強的模式性，如下面的會議紀要：
山東省××市政府常務會議紀要(第8次)
時間：××××年ⅹ月×日
地點：市政府三樓會議室
主持：×××
出席：……
列席：……
議題：市水利局、市黃淮水利勘測設計院彙報莫亭水庫、西葦水庫聯合調水工程規劃設計情況。
會議就莫亭水庫、西葦水庫聯合調水工程規劃設計情況進行了認真研究討論，現紀要如下：
一、關於莫亭水庫、西葦水庫聯合調水工程規劃設計情況。會議認為，莫亭學規劃設計，儘快施工建設。
會議研究決定：
1原則同意莫亭水庫、西葦水庫聯合調水工程規劃設計方案。
2.採取政府投一部分、用水企業繳一部分、市場運作一部分等多渠道融資的理費和工程質量監督費等由水利部門自籌解決。
3原則同意通過農田水利基本建設的形式組織施工，所在鎮負責做好工程建標，由具備專業資質的施工企業承建，水利部門負責技術指導和質量監督。
4成立由分管副市長任組長，水利、發改、國土、規劃等有關部門主要負責人為成員的工作領導小組，負責工程建設的協調推進，力爭明年汛期前建成。
5.工程規劃設計方案進一步修改後，適時向市委常委會彙報。
紀要開頭寫明會議的概況，主體部分採用自然過渡的方式，用“會議就……進行了認真討論”“會議認為”“會議研究決定”等引出會議要點。在會議研究決定的內容中，用並列的1、2、3、4、5表明了要採取的措施的關係。
機關文稿的謀篇佈局不僅要重視過渡，還應注意前後的照應 。所謂照應，主要是指全文前後層次段落之間、標題正文之間的關照和呼應，可以是對同一情況做岀解釋、說明、交代，以增強文稿的漬晰感和內容的整體感，使文稿渾然一體，更具有突出的作用。照應主要包含兩層意思：一是兩個層次或段落的內容要有內在的聯繫，能夠互相搭配，互相銜接。二是兩個層次或段落的內容和精神實質要一致。
在撰寫文稿時，要重視前後照應的結構形式。這樣表現，在內容上能起到深化中心、點明主旨的效果。在撰稿時，可以在前文內容上做好鋪墊，交代原因、背景或關鍵要素，下文再次引申事件產生的結果或效果，這樣會使行文變得自然流暢；在感情上，採用前後情感迴環式照應，也會使文章的主旨得以提升，在事件中明晰事理或哲理。
機關公文中照應的最常見形式是首尾照應。如通知開頭寫明“根據……特作如下通知”，結尾則往往會要求“望各單位嚴格按照通知要求貫徹執行”。如：
《浙江省人民政府辦公廳關於舉辦2012年浙江農業博覽會和浙江(上海)名特優新農產品展銷會的通知》
各市、縣(市、區)人民政府，省政府直屬各單位：
為宣傳我省現代農業發展成果，展示推廣名特優新農產品，擴大農業交流，現就有關事項通知如下：
……
省農博會組織委員會辦公室要進一步探索和完善展會運作機制，認真落實並確保農博會和農展會取得實效。
又如毛澤東同志撰寫的《督促杜聿明等投降書》(一九四八年十二月十七日)
杜聿明將軍、邱清泉將軍、李彌將軍和邱李兩兵團諸位軍長師長團長：
你們現在已經到了山窮水盡的地步。黃維兵團已在十五日晚全軍覆沒，別再叫他們作無謂的犧牲了……（五個設問，略）
現在黃維兵團已被全部殲滅，李延年兵團向蚌埠逃跑，我們可以集中幾倍於辦。如果你們還想打一下，那就再打一下，總歸你們是要被解決的。
中原人民解放軍司令部
華東人民解放軍司令部
一九四八年十二月十七日
文章開頭以劈山倒海之勢，指出敵軍所處的絕境：“你們現在已經到了山窮水盡的地步”。接著又運用“設問”一連提了五個問題，這“五問”又是步步進逼、層層遞進，把敵人“問”到了山和水的盡頭。
特別是結尾處為了與開頭相呼應，毛澤東同志斬釘截鐵地告訴敵軍，要絕路逢生，唯一的辦法就是“立即下令全軍放下武器，停止抵抗”“只有這樣，才是你們的唯一生路。”強調如果還想抵抗，只能是自取滅亡，“總歸你們是要被解決的。”
這一頭一尾，相輔相成，首問尾答，渾然一體，全面深刻地體現了我黨我軍對待敵軍的態度。
